Transformez vos informations en connaissances

Introduction

Quelques-uns des défis organisation de la gestion des connaissances:

  • Il est difficile de trouver l'information distribuée dans toute l'organisation.
  • Divers endroits géographiques de l'organisation.
  • Le travail est fait individuellement.
  • Compétences cachées du travailleur.
  • Les informations acquises ne sont pas réutilisées.
  • On ne peut accéder à l'information de l'extérieur du bureau.
  • Réutiliser les connaissances est plus rapide que de le créer à nouveau.
  • Les connaissances doivent être stockées pour être réutilisées.
  • Obstacles au partage de l'information.
  • Manque de communication et de partage d'information.
  • Objectifs de l'organisation non définis.

Objectifs

La gestion des connaissances nécessite la mise en œuvre d'un modèle qui relie les processus d'apprentissage et de capture et de transfert des connaissances avec les activités quotidiennes.

La saisie du savoir-faire n'est pas suffisante. D'une certaine manière, il convient d'encourager les attitudes appropriées et de favoriser une culture de soutien mutuel des entreprises.

Les outils et les techniques d'apprentissage devraient contribuer à créer une culture favorable et des attitudes prédisposées au partage.

Caractéristiques de base d'un modèle de gestion des connaissances:

  • Promouvoir la connectivité entre les systèmes.
  • Créer un réseau de travail ou des communautés pratiques pour partager le savoir-faire. Identifier les personnes ayant des intérêts communs ou des disciplines.
  • Identifier comment capturer ce qui a été appris pour le réutiliser.
  • Gérer l'évolution du savoir-faire.
  • Favoriser une culture au sein de l'organisation qui favorise la mise en réseau entre les gens et le travail collaboratif.
  • Établir des processus pour distribuer automatiquement l'information lorsqu'elle se produit à des personnes qui peuvent avoir un intérêt à en faire usage.
  • Supprimer les barrières qui empêchent l'échange d'informations.
  • Accès universel à l'information.
  • Mettre en œuvre des outils pour connecter les personnes et les processus.
  • Identifier les leaders du savoir dans les endroits clés.
  • Le système doit être flexible, ce qui lui permet de s'adapter aux processus changeants au sein de l'organisation.
  • Le modèle doit être renouvelé périodiquement.
  • Définir des stratégies pour codifier les connaissances.
  • Définir des processus pour transférer les connaissances.
  • Identifier les responsabilités et les compétences.
  • Définir des processus pour identifier automatiquement les informations lorsqu'elles sont produites.
  • Encourager l'intégration du système.

"Capturer et transférer le savoir-faire des bases de Foinaven (nord de l'Écosse) et du golfe du Mexique a été un facteur clé pour réduire les coûts de développement planifiés de 50 millions de dollars".

Directeur du développement.

Caractéristiques

Définir une taxonomie

OpenKM vous permet de définir un point d'accès unique à toutes les informations à l'aide d'une taxonomie. Le modèle de sécurité vous permet de définir les informations auxquelles les utilisateurs peuvent accéder.

  • Simple pour l'utilisateur.
  • Fonctionnalité de base déjà construite.
  • Facile et rapide à déployer.
  • Aide à l'analyse des résultats.
  • Simplifie les processus.

Identifier

Basé sur un modèle d'apprentissage et en utilisant les données existantes dans le référentiel lui-même, OpenKM capture et identifie l'information pour la distribution et la réutilisation.

Catalogage automatique

OpenKM vous permet d'automatiser les processus récurrents en utilisant des tâches automatisées. Ces processus permettent de réduire les coûts, de minimiser les erreurs humaines ainsi que de décourager les utilisateurs de la réalisation d'effectuer des tâches répétitives qui ne contribuent pas à la connaissance.

Les tâches OpenKM sont basées sur des événements documentaires - comme un concept de paradigme de pare-feu, valident les règles et appliquent des actions définies - vous permettent de définir automatiquement vos logiques d'entreprise. Vous pouvez définir des règles basées sur des événements, par exemple déplacer un document vers une nouvelle destination, modifier la sécurité, appliquer des transformations de document (convertir en PDF avec compression de groupe) entre autres. Grâce à l'architecture du plug-in OpenKM, il est possible de le rendre facilement extensible.

Suivi

OpenKM offre une piste d'audit complète et configurable. Il vous permet d'avoir des preuves documentaires de la séquence des activités qui ont affecté à tout moment une opération, une procédure ou un événement spécifique.

Connectivité

REST, SOAP et CMIS Webservices

Mise en réseau Les protocoles CIFS, FTP et WebDAV sont pris en charge.

OpenKM peut être rapidement intégré à des applications tierces. Il existe des intégrations disponibles avec Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger entre autres.

Modules

  • Multi-locataire.
  • Archiver courrier.
  • Signature numérique et cryptographie.
  • Moteur BPM intégré.
  • Timbre-poste (filigrane).
  • Moteur de rapport.

Base de connaissance

OpenKM vous permet de créer un ou plusieurs référentiels de connaissances et de les rendre accessibles à toute l'organisation. Vous trouverez un exemple pratique sur https://docs.openkm.com.

La base de connaissances, par exemple, vous aide à créer rapidement un répertoire d'entreprise.

Gérer la correspondance

OpenKM peut être utilisé pour stocker toute la correspondance de la société, les documents imprimés - grâce à des processus de numérisation - ainsi que des courriels, peuvent être enregistrés dans le référentiel.

Créer des canaux de distribution

Distribuer automatiquement des informations personnalisées pour les utilisateurs ou les groupes d'intérêt à mesure qu'ils sont produits dans le référentiel.

Collaboration

  • Accès universel à plusieurs périphériques.
  • Gestion des tâches.
  • Calendrier.
  • Forum.
  • Wiki.
  • Notes et annotations dans les documents.
  • Édition collaborative..

Aide à la prise de décision

Aide à la consolidation des données pour la prise de décision (DSS Decision Support System).

Rapports automatiques pour le contrôle.

Capture automatique des métadonnées

OpenKM Zone OCR est une capture de données et un traitement de documents. Il est conçu pour transformer des flux de documents de toute structure en données prêts à l'emploi. Grâce à l'architecture OpenKM, il est possible de s'intégrer à des technologies commerciales comme Abby Flexicapture, Kofax et Cognitive Forms entre autres.

Aperçu avancé

Il existe des extensions disponibles pour la prévisualisation des fichiers AutoCAD et DICOM. Grâce à l'architecture OpenKM plug-in, il est possible de la rendre facilement extensible à d'autres formats.

Contrôle de version

Le contrôle de version est la gestion des modifications apportées aux documents. Les changements sont habituellement identifiés par un code de nombre ou de lettre, appelé «numéro de révision». Chaque révision est associée à un horodatage et à la personne qui effectue le changement. Les révisions peuvent être comparées graphiquement, restaurées.

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