Créer et maintenir des enregistrements authentiques, fiables et utilisables

Aperçu

La gestion des dossiers est le domaine de la gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la maintenance, de l'utilisation et de la disposition des documents, y compris les processus de saisie et de conservation des preuves et des informations sur les activités commerciales et les transactions sous forme de documents. Les enregistrements sont des informations créées, reçues et conservées à titre de preuve et d'information par une organisation ou une personne, en exécution d'obligations légales ou dans le cadre d'opérations commerciales.

La gestion des dossiers régit la pratique des gestionnaires de documents et de toute personne qui crée ou utilise des documents dans le cadre de leurs activités commerciales. La gestion des dossiers dans une organisation comprend:

  • Définition de politiques et de normes.
  • Assigner les responsabilités aux autorités.
  • Établir et promulguer des procédures et des lignes directrices.
  • Fournir une gamme de services liés à la gestion et à l'utilisation des documents.
  • Conception, mise en œuvre et administration de systèmes spécialisés pour la gestion des dossiers.
  • Intégration de la gestion des enregistrements dans les systèmes et processus métier.

Toutes les organisations doivent identifier l'environnement réglementaire qui affecte leurs activités et les exigences pour documenter leurs activités. Les politiques et procédures des organisations devraient refléter l'application de l'environnement réglementaire à leurs processus d'affaires. Une organisation devrait fournir des preuves suffisantes de cette conformité avec l'environnement réglementaire dans les dossiers de ses activités.

Une organisation doit établir, documenter, maintenir et promulguer des politiques, des procédures et des pratiques pour la gestion des documents afin de s'assurer que les besoins de l'entreprise en matière de preuve, de reddition de comptes et d'information sur ses activités sont satisfaits.

Avantages

Les dossiers sont créés, reçus et utilisés dans la conduite des activités commerciales. Afin de soutenir la conduite des affaires, de se conformer à l'environnement réglementaire et de rendre compte, les organisations doivent créer et conserver des enregistrements authentiques, fiables et utilisables et protéger l'intégrité de ces enregistrements aussi longtemps que nécessaire. Pour ce faire, les organisations devraient instaurer et mener à bien un programmeur complet de gestion des documents qui comprend:

  • Déterminer quels enregistrements doivent être créés dans chaque processus métier et quelles informations doivent être incluses dans le dossier.
  • Décider de la forme et de la structure des enregistrements qui doivent être créés et capturés, ainsi que des technologies à utiliser.
  • Déterminer quelles métadonnées doivent être créées avec les processus d'enregistrement et d'enregistrement et comment ces métadonnées seront liées et gérées de façon persistante.
  • Préserver les records et les rendre accessibles au fil du temps, afin de répondre aux exigences des entreprises et des attentes de la communauté.
  • S'assurer que les dossiers sont conservés dans un environnement sûr et sécurisé.
  • Identifier et évaluer les possibilités d'améliorer l'efficacité, l'efficience ou la qualité de ses processus, décisions et actions qui pourraient résulter d'une meilleure création ou gestion de documents.
  • Détermination des exigences relatives à la récupération, à l'utilisation et à la transmission des enregistrements entre les processus métier et aux autres utilisateurs et combien de temps ils doivent être tenus pour satisfaire à ces exigences.
  • Décider comment organiser l'enregistrement de manière à soutenir les exigences d'utilisation.
  • Évaluer les risques que pourrait entraîner le fait de ne pas avoir de relevés d'activités faisant autorité.
  • Respecter les exigences légales et réglementaires, les normes applicables et la politique organisationnelle.
  • S'assurer que les enregistrements ne sont conservés que pour un journal si nécessaire ou requis.

Plan du fichier

Un plan de fichiers est un plan détaillé qui comprend la série de dossiers, l'organisation des fichiers, les emplacements de fichiers actifs, les instructions de transfert de fichiers, les instructions de conservation et de disposition des fichiers et d'autres instructions spécifiques qui fournissent des conseils pour une gestion efficace des documents.

Le plan de fichier OpenKM spécifie comment les enregistrements doivent être organisés une fois qu'ils ont été créés ou reçus, fournir une "feuille de route" aux enregistrements créés et gérés par une unité organisationnelle et faciliter la disposition des enregistrements.

Le plan de fichier est créé en détaillant la série de fichiers des enregistrements dans votre unité organisationnelle, ainsi que des informations sur la façon dont ils sont gérés et par qui, en incorporant les informations suivantes dans votre plan de fichiers.

Caractéristiques

Le plan de fichier OpenKM décrit tous les types d'enregistrements dans l'organisation, l'emplacement où ils doivent être stockés, les règles qui s'appliquent à eux, le calendrier de conservation et le calendrier, la manière dont ils sont disposés et la ou les personnes responsables de leur gestion. Cela consiste en:

  • Décrivez les types d'articles que l'organisation reconnaît être des documents.
  • La classification des dossiers en une large gamme de catégories.
  • Indiquer l'emplacement des enregistrements.
  • Décrire les périodes de conservation des dossiers.
  • Déterminer qui est responsable de la gestion des différents types de dossiers.

Héritage

Il permet l'héritage entre les séries de fichiers.

  • Hériter de la série de fichiers parents à l'enfant un.
  • Étendre la série de fichiers.
  • Clonage série de fichiers.

La sécurité

Définir la sécurité par séries de fichiers de l'enregistrement.

  • Sécurité basée sur le système OpenKM plugin.
  • Créez votre propre sécurité dynamique pour chaque série de fichiers. Par exemple, en fonction des valeurs de métadonnées.

Gestionnaire de dossiers

  • Gestionnaire d'enregistrement basé sur le système de plugin OpenKM.
  • Créez votre propre logique dynamique pour chaque série de fichiers. Par exemple, en fonction des valeurs de métadonnées, la série de fichiers peut être promue en tant qu'état d'enregistrement.
  • Logique dynamique pour évaluer "promouvoir comme record".

Chercher

Définir des recherches communes basées sur des séries de fichiers d'enregistrement.

Classification des activités commerciales

La classification des activités d'affaires agit comme un outil puissant pour aider à la conduite des affaires et dans beaucoup de processus impliqués dans la gestion des disques:

  • Fournir des liens entre les dossiers individuels et s'accumuler pour fournir un dossier continu de l'activité.
  • S'assurer que les enregistrements sont nommés de manière cohérente au fil du temps.
  • Aide à la récupération de tous les enregistrements relatifs à une fonction ou à une activité particulière.
  • Déterminer la protection et l'accès à la sécurité appropriés pour les ensembles d'enregistrements.
  • Attribution de droits d'accès aux utilisateurs ou d'action sur des groupes d'enregistrements particuliers.
  • Répartition de la responsabilité pour la gestion d'ensembles particuliers d'enregistrements.
  • Distribution d'enregistrements pour l'action.
  • Déterminer les périodes de rétention appropriées et les mesures de disposition pour les dossiers.

Système de classification

Le système de classification reflète l'activité de l'organisation dont ils dérivent et se fonde normalement sur une analyse des activités commerciales de l'organisation. Le système peut être utilisé pour supporter une variété de processus de gestion des enregistrements.

Catalogue

  • Catalogage basé sur le système OpenKM plugin.
  • Créez une destination dynamique en fonction des valeurs d'enregistrement.
  • Assistant dynamique nécessitant pour l'utilisateur des valeurs de métadonnées basées sur la série de fichiers de l'enregistrement.

Disposition

  • Disposition basée sur le système de plugin OpenKM.
  • Définir le calendrier de conservation et la période.
  • Créez une disposition dynamique basée sur des valeurs d'enregistrement.

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