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Collecter, collaborer et capitaliser l'information

Collecter

OpenKM capture facilement des informations non structurées à partir de n'importe quelle source numérique. Toutes les informations collectées sont stockées et utilisées dans un espace de travail unique. Cela permet aux utilisateurs de parcourir, enrichir et éditer les informations collectées de diverses sources au sein d'une application unique.

Grâce à l'API OpenKM, toute application peut s'intégrer avec OpenKM, agissant comme un producteur ou un consommateur d'informations. Ainsi, l'information combine à la fois la classification automatique et les facteurs humains.

Les équipes peuvent enrichir et modifier les documents partagés grâce à des discussions textuelles, éditer les informations de tout type de fichier et lier le document à d'autres fichiers connexes.

Client

  • Client Web et Mobile
  • Disponible pour iPhone et Android.
  • Interface utilisateur rapide et agréable pour Desktop et Mobile.
  • Interface utilisateur rapide et agréable utilisant AJAX.
  • Traduit en plus de 40 langues.
  • Aperçu des fichiers multimédias.
  • Administration Web.
  • Édition en ligne.
  • FTP
  • Glisser-déposer (fichiers ou documents) depuis le bureau.

Complément Microsoft Office

  • Modules complémentaires MS Office pour : MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Project et MS Access.

Courrier Électronique

  • Importation à partir de serveurs de messagerie.
  • Importation et tri automatiques via des filtres configurables.
  • Importation de fichiers eml et msg.

Codes Barres Linéaires 1D

  • Codabar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8, EAN-13, ITF, UPC-A, UPC-E, RSS-14, RSS Expanded, extensible à d'autres formats.

Codes Barres 2D / Bidimensionnels

  • Data Matrix, PDF 417, QR Code, Aztec, extensible à d'autres formats.

OCR

  • Scanner et sécuriser le stockage de tous les documents papier.
  • Intégrable avec la plupart des moteurs OCR Open Source et Commerciaux.

Antivirus

  • Empêche l'insertion de documents infectés par des virus dans le dépôt.

Signature Documentaire

  • Signature électronique avec certificat.
  • Signature manuscrite.
  • Horodatage des documents.

Station de Numérisation

  • Assistant pour la numérisation en masse des documents. Permet de les convertir en PDF, de définir des métadonnées et de les ajouter à OpenKM.

Outils PDF

  • Diviser les pages sélectionnées en un seul fichier pour chaque page.
  • Faire pivoter les pages sélectionnées en un nouveau fichier unique.
  • Extraire les pages sélectionnées en un nouveau fichier unique.
  • Supprimer les pages sélectionnées.

Collaborer

OpenKM permet le partage d'informations et la collaboration entre les utilisateurs, facilitant la distribution efficace et l'accès rapide aux informations pour résoudre des problèmes et aider à la prise de décision.

Gestion documentaire

  • Téléversement massif de documents.
  • Téléchargement de dossiers sous forme de fichiers ZIP.
  • Verrouillage/déverrouillage des documents.
  • Gestion des favoris.
  • Sélection du dossier de démarrage par défaut.
  • Génération de documents à partir de modèles.
  • Documents personnels pour chaque utilisateur.
  • Corbeille pour chaque utilisateur.
  • Notifications d'événements par e-mail (lorsque des modifications se produisent).
  • Envoi d'URL de document par e-mail.
  • Envoi de document par e-mail (en pièce jointe).
  • Notes de document.
  • Messagerie (abonnements/envoi de messages aux utilisateurs).
  • Extraction de métadonnées à partir de documents.
  • ID et URL uniques du document.
  • Tags utilisateurs.
  • Catégorisation par catégories.
  • Relations entre documents (parent-enfant, bidirectionnelles et agrafées).
  • Forums.
  • Filigrane sur les documents (texte ou image).
  • Catalogage automatique configurable.
  • Opérations avec plusieurs documents simultanément.
  • Expiration des documents.
  • Édition en direct.

Flux de travail

  • Créer des flux de travail complexes.
  • Flux de travail de révision, approbation, validation.
  • Prise en charge des flux de travail parallèles et sériels.
  • Assigner des tâches à des groupes ou des utilisateurs.
  • Surveiller les tâches de flux de travail, le statut et le processus depuis le tableau de bord.
  • Notifications de messages par e-mail configurables.
  • Déclencher un flux de travail automatiquement depuis un dossier ou un type de document.
  • Exécution automatique du flux de travail basée sur le dossier ou le type de dossier.

Aperçu des Documents

  • AutoCAD, famille MS Office, famille Open Office, fichiers PDF, fichiers vidéo, fichiers sonores, images, extensible à d'autres formats.

Contrôle de version

  • Basé sur le modèle check-in/check-out.
  • Ajouter des commentaires aux versions.
  • Gérer l'historique des versions (restaurer, compacter).
  • Comparer les versions (métadonnées et texte).

Métadonnées

  • Définir différents champs de métadonnées.
  • Définir des champs comme : entrées, dates, liens, listes simples, listes à sélection multiple, zones de texte, cases à cocher.
  • Prise en charge des métadonnées dans différentes langues.

Tableau de bord

  • Accès rapide à : dernières éditions, verrouillages, téléchargements, abonnements, modifications, téléversements, e-mails reçus entre autres.
  • Actualités utilisateur (agent de recherche).
  • Flux de travail et tâches utilisateur.
  • Service RSS.

Gestionnaire des tâches

  • Créer des tâches.
  • Assigner, contrôler et terminer des tâches.
  • Gérer les états et les projets liés aux tâches.
  • Notifications de messages par e-mail configurables.
  • Calendrier.

Capitaliser

OpenKM permet à l'utilisateur de transformer l'information en un capital intellectuel précieux et en des actifs exploitables pour l'entreprise. Cela aide les organisations à réaliser pleinement le potentiel des connaissances des entreprises beaucoup plus rapidement.

Le système comprend également des outils d'administration pour définir les rôles des différents utilisateurs. Le contrôle d'accès, le quota utilisateur, le niveau de sécurité des documents, les journaux détaillés d'activité et la gestion du workflow ne sont que quelques-unes des fonctionnalités disponibles. OpenKM améliore la productivité personnelle en cartographiant les processus de travail quotidiens des utilisateurs, ce qui permet d'atteindre des taux d'adoption élevés.

Moteur de recherche

  • Recherche des documents par contenu, mot-clé, date de modification, auteur et type de document. Indexe automatiquement les formats de documents téléchargés: Texte, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, EXIF JPEG, MP3 ID3.
  • Recherche par synonymes.
  • Recherches commandées par pertinence.
  • Recherches utilisant des propriétés de groupe (métadonnées).
  • Permet de stocker des requêtes.
  • Recherche avancée à l'aide de SQL
  • Nouvelles Utilisateur.
  • Recherche basée sur une structure hiérarchique de répertoires.
  • Sélectionnez les objets de recherche, dossiers, courriels, documents ou enregistrements.
  • Permet d'utiliser des tags pour trouver des documents.
  • Permet d'utiliser des métadonnées pour localiser des documents.
  • Choix de recherche simple et avancée.
  • Permet de trier les résultats selon différents critères.
  • Cliquez sur Options de téléchargement ou allez à l'emplacement d'un document dans la vue des résultats.
  • Prise en charge de Stemming, stop-mots et synonymes.
  • Push service de nouvelles (basé sur les requêtes des utilisateurs).

Administration

  • Audit utilisateur complet (journal de suivi). Toutes les opérations utilisateur sont enregistrées et stockées dans une base de données.
  • Afficher les utilisateurs enregistrés.
  • Débloquez et supprimez les documents publiés.
  • Afficher le référentiel.
  • Recherche avancée à l'aide de SQL.
  • Journal d'activité détaillé.
  • Importer des documents / dossiers à partir du système de fichiers.
  • Exportez le système de fichiers du référentiel.
  • Gestion du workflow.
  • Rapports (jaspe).
  • Importer le thésaurus (ou les formats .rdf owl).
  • Afficher les paramètres de configuration.
  • Quota utilisateur.
  • Profils utilisateur (fonctions auxquelles un utilisateur peut accéder).
  • Planificateur de tâches (planificateur).
  • Tâches intelligentes.
  • Macros.

Thésaurus

  • Afficher les documents dans la structure du thésaurus.
  • Extraction automatique des mots clés.
  • Skos Module de formation et de documents de formation.

La Sécurité

  • Plug-in pour l'authentification basée sur JAAS.
  • Prise en charge de LDAP, Active Directory, SGBD, etc. (via un fichier de configuration). Par défaut, OpenKM est livré avec une base de données intégrée.
  • Liste des contrôles d'accès granulaires.
  • Flexibilité dans le choix de l'héritage des listes de contrôle d'accès.
  • Sécurité et rôles utilisateur.
  • Autorisations sur dossiers, documents et registres.
  • Enregistrement de chaque opération utilisateur.
  • Prise en charge des communications SSL.
  • Cryptographie (crypte et décrypte des documents).
  • Signature électronique.
  • Electronic signature.

L'intégration

  • Kofax.
  • Abby Flexicapture.
  • Formes cognitives.
  • Flexibar.
  • Lecteur de codes barres 2D.
  • Active Directory.
  • LDAP.
  • SSO, CAS (authentication).
  • Canon IW DS.
  • Avec une troisième application utilisant des services web.
  • Avec une troisième application utilisant CMIS..
  • Avec une troisième application utilisant Rest.
  • Synchronisation automatique avec le bureau Windows et Linux.
  • SDK pour Java, .NET et PHP.
  • Ms Office Add-in.

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