Gérez facilement le contenu numérique, simplifiez votre charge de travail et obtenez un rendement élevé

Gestion de documents

OpenKM permet aux entreprises de contrôler la production, le stockage, la gestion et la distribution de documents électroniques, en donnant plus d'efficacité et en réutilisant l'information et en contrôlant le flux des documents..

OpenKM intègre tous les documents essentiels de gestion, de collaboration et une fonctionnalité de recherche avancée en une solution facile à utiliser. Le système comprend également des outils d'administration pour définir les rôles des différents utilisateurs, le contrôle d'accès, le quota utilisateur, le niveau de sécurité des documents, les journaux détaillés d'activité et l'installation des automatismes.

OpenKM construit un dépôt très précieux d'actifs d'information d'entreprise pour faciliter la création de connaissances et améliorer la prise de décision d'affaires, stimuler les groupes de travail et la productivité de l'entreprise grâce à des pratiques partagées, Prise de décision éclairée.

Avec OpenKM, vous pouvez:

  • Recueillir des informations à partir de n'importe quelle source numérique.
  • Collaborer avec des collègues sur des documents et des projets.
  • Permettre aux organisations de capitaliser sur les connaissances accumulées en localisant des documents, des experts et des sources d'information.

Gestion des dossiers

OpenKM Records Management aide votre organisation à contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la disposition des documents, y compris les processus de saisie et de conservation des preuves et des informations sur les activités commerciales et les transactions sous forme de documents.

Le système de gestion des enregistrements OpenKM capture, gère et fournit l'accès aux enregistrements tout au long du temps.

Le système de suivi OpenKM vérifie les processus dans lesquels les délais pour les actions sont surveillés et imposés à ceux qui dirigent l'entreprise.

La Disposition OpenKM est une gamme de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents qui sont documentées dans les autorités de disposition ou d'autres instruments. La destruction est le processus d'élimination ou de suppression des enregistrements, au-delà de toute reconstruction possible.

Le plan de classification OpenKM est un ensemble de règles qui indiquent, pour chaque type d'enregistrement dans l'entreprise, où il faut les conserver, les politiques qui s'appliquent à eux, combien de temps ils doivent être conservés, comment ils doivent être éliminés et qui est responsable de leur gestion.

Flux de travail

OpenKM fournit un moteur de workflow pour définir et réutiliser la logique métier, simplifier les processus métiers et aider les employés à coordonner efficacement avec l'organisation et entre eux. En liant les processus à la création de contenu, OpenKM permet aux organisations d'échanger des informations transactionnelles et de répondre plus rapidement à des besoins nouveaux ou changeants.

Avec OpenKM, tous vos documents sont stockés et organisés électroniquement de manière à tenir compte de vos besoins de flux de travail et d'accès. Ils peuvent être facilement récupérés grâce à une recherche globale intelligente.

  • Créez des workflows complexes.
    • Flux de travail pour l'examen, l'approbation et la validation.
    • Prise en charge des workflows série et parallèle.
  • Attribuez des tâches à des groupes ou à des utilisateurs.
  • Surveillez les tâches, le statut et le processus du workflow.
  • Notification de messages configurable.

Tâches automatisées

Compte tenu d'un événement spécifique, vous pouvez appliquer des règles de validation et certaines actions à effectuer sur les documents sans intervention humaine. Certains exemples sont:

  • Capture des métadonnées.
  • Classification des documents.
  • Exécution automatique du workflow.

Les principaux avantages de l'automatisation sont:

  • Augmentation de la productivité.
  • Réduction du temps de fonctionnement.
  • Amélioration de la qualité.
  • Haute précision.
  • Réduction des coûts et des dépenses directes du personnel.

Modules

Archiver courrier: utilisez le référentiel comme système de gestion de documents pour stocker massivement les messages. Le fichier courrier est un processus automatisé pour la préservation et la protection de tous les emails..

Multitenant: La multi-location permet à plusieurs locataires indépendants d'être hébergés sur une seule instance, qui peut être installée soit sur un seul serveur, soit sur un groupe de ceux-ci..

Signature électronique: Dans le commerce électronique et la loi, une signature sur un document indique que la personne accepte les intentions consignées dans le document.

Code à barres: module de lecture et d'identification des codes à barres.

Facturation électronique: Le module de facturation électronique extrait les factures format "XML" et les stocke dans le système..

CMIS: faisceaux de connecteurs OpenCMIS spécifiques, permettant à OpenKM d'être utilisé comme serveur CMIS.

Cryptographie: Les fichiers sont chiffrés et déchiffrés.

Rapports: Créez et utilisez vos propres rapports Jasper. Les rapports sont générés au format PDF.

Gestionnaire de tâches: Créez, administrez et affectez des tâches aux utilisateurs et aux rôles.

Intégrations

OpenKM fournit une plate-forme interopérable pour capitaliser sur les ressources à travers les applications et les dépôts à l'échelle de l'entreprise. Nous avons développé OpenKM dans le but de fournir plusieurs façons d'intégration::

  • OpenKM SDK pour Java, .Net et PHP.
  • Utilisation de l'API SOAP et REST Webservices.
  • L'authentification est enfichable et est facile à utiliser une base de données utilisateur externe, LDAP ou Active Directory, SSO et CAS.
  • Même les données stockées peuvent être configurées pour être déployées dans n'importe quelle base de données comme MySQL, PostgreSQL, Oracle ou SQL Server.

Connecteurs disponibles: DICOM, AutoCAD, Google Drive, MS Office, Vtiger, Joomla, Wordpress, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

Construisez vos propres Apps

OpenKM Kcenter Platform offre un environnement puissant qui vous permet de créer vos propres applications en fonction des besoins de votre entreprise. Avec ces applications, vous pouvez gérer facilement le contenu, simplifier votre travail et de haute efficacité

OpenKM Kcenter Platform est basé sur le serveur d'applications Java basé sur un module Virgo Web Server conçu pour exécuter des applications Java d'entreprise et des applications Spring avec un degré élevé de flexibilité et de fiabilité. Il offre une plateforme simple mais complète pour développer, déployer et gérer des applications Java d'entreprise.

Quelques avantages de l'OSGI

  • Réduction de la complexité.
  • Réutilisation.
  • Déploiement facile.
  • Mises à jour dynamiques.
  • Adaptatif.
  • Paresseux.
  • Garantir.
  • Transparence.
  • Versionnement.
  • Simple.
  • Petit.
  • Vite.
  • Non intrusif.
  • Largement utilisé.

Programme Partenaires

Le programme de partenariat d'OpenKM est conçu pour créer des relations mutuellement bénéfiques qui augmentent le succès global et la capacité de l'écosystème OpenKM. Soutenus avec le soutien OpenKM, les partenaires ont une énorme flexibilité pour saisir les opportunités liées à OpenKM sur votre territoire. Nous travaillons avec ces partenaires pour offrir aux clients les meilleures solutions de gestion de documents d'entreprise possibles.

Chez OpenKM, nos partenaires permettent une majorité de notre chiffre d'affaires mondial - notre programme est conçu pour vous aider à réussir. Nous nous engageons à fournir les ressources dont vous aurez besoin pour que vos initiatives OpenKM fonctionnent rapidement et vous permettent de gagner plus de clients et d'ajouter des revenus supplémentaires à votre entreprise existante.

OpenKM Partners est une communauté croissante d'intégrateurs de systèmes, de fournisseurs de logiciels, de fournisseurs d'infrastructure et de revendeurs qui construisent leurs solutions avec OpenKM.

Il existe différentes opportunités de services lorsque vous devenez un partenaire en tant que formation pour les utilisateurs finaux sur la bonne utilisation du programme pour obtenir le potentiel maximum de l'application, le conseil, les personnalisations, la configuration du produit, la numérisation des documents et la possibilité d'hébergement externe entre autres.

Nous sommes toujours à l'affût de partenaires enthousiastes qui possèdent une vaste expertise technologique, un engagement à fournir des solutions innovantes pour les clients, une présence reconnaissable et fiable sur leur territoire.

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