Surmonter la résistance au changement des employés au travail pour le logiciel DMS

Surmonter la résistance au changement des employés au travail pour le logiciel DMS

 Écrit par Marwar Matar, OpenKM Moyen‑Orient, le 4 août 2023

Commençons par une question générale : pourquoi les employés craignent-ils les changements au travail ?

Les employés peuvent redouter le changement en raison de plusieurs facteurs. Voici quelques causes courantes de résistance et de peur, d’après l’article de Springer « Reactions to organizational change: a systematic literature review » :

• Incertitude : Le changement apporte souvent une part d’inconnu. Les employés peuvent craindre que leurs responsabilités, routines, relations ou sécurité d’emploi soient affectés, ce qui peut engendrer anxiété et résistance.

• Perte de compétence : Lorsqu’un salarié maîtrise bien ses tâches, l’arrivée d’un nouveau système peut le faire se sentir incompétent, provoquant peur et rejet.

• Peur de l’échec : Ils peuvent craindre de ne pas s’adapter efficacement, commettre des erreurs ou ne pas satisfaire aux attentes.

• Rupture des habitudes : Le changement perturbe les routines établies ; apprendre de nouvelles méthodes peut être déstabilisant.

• Perte de contrôle : Le changement peut être perçu comme une perte d’autonomie, ce qui génère résistance.

• Expériences négatives antérieures : Les mauvaises expériences passées (licenciements, restructurations, échecs d’implantation) renforcent la méfiance.

• Manque d’information : Un défaut de communication sur les raisons et modalités du changement entraîne anxiété et blocage.

• Zone de confort : Certains préfèrent le statu quo et s’opposent au changement qui les sort de leur routine.

Il est essentiel que les organisations identifient et prennent en compte ces peurs lors de la mise en place de changements. Une communication ouverte, un soutien adapté et l’implication des employés renforcent l’acceptation.

OpenKM encourage la collaboration entre employés

Surmonter la résistance des employés à un logiciel DMS

L’introduction d’un nouveau DMS nécessite souvent une adaptation. Pour assurer une adoption réussie, voici des stratégies (source : article Paycor “Overcoming employee resistance to workplace change”) :

1. Communiquer les avantages : Expliquez comment le DMS accélère les processus, améliore la collaboration, réduit les erreurs et fait gagner du temps.

2. Impliquer les employés dès le départ : Sollicitez leur avis dans le choix du logiciel, formez une équipe interservices pour tester et remonter les inquiétudes.

3. Former et accompagner : Organisez des sessions pratiques, fournissez guides et assistance via hotline, forums ou équipe IT.

4. Écouter les préoccupations : Encouragez un climat ouvert où les employés peuvent exprimer leurs peurs, et répondez avec empathie. Mettez en avant les retours positifs des premiers utilisateurs.

5. Offrir des incentives : Valorisez les adopteurs du logiciel (reconnaissance publique, récompenses, opportunités de développement). Célébrez les réussites.

6. Promouvoir la formation continue : Encouragez une culture de croissance, proposez des formations régulières pour suivre les évolutions du DMS.

7. Montrer l’exemple : Les dirigeants doivent utiliser activement le DMS, en parler positivement et répondre aux questionnements.

8. Suivre et ajuster : Analysez l’utilisation du DMS, recueillez les retours, identifiez les difficultés et proposez un soutien adapté.

Surmonter la résistance demande du temps, de la patience et de l’écoute. En associant les employés, en les accompagnant et en mettant en avant les bénéfices, l’adoption du DMS sera efficace et durable.