Signature manuscrite à distance

Qu’est‑ce que la signature manuscrite à distance ?

La signature manuscrite à distance permet à une personne de signer un document « manuellement » mais de façon électronique et à distance, sans passer par le papier ou une présence physique. Cette solution repose sur des dispositifs technologiques tels que tablettes graphiques, stylets numériques ou smartphones à écran tactile.

Le processus typique comprend :

1. Création de la signature digitale : l’utilisateur signe sur son appareil, la signature est capturée et transformée en fichier numérique.

2. Association au document : un logiciel spécialisé superpose la signature au bon emplacement dans le document.

3. Vérification d’identité : authentification du signataire via mot de passe, empreinte digitale ou double authentification.

4. Enregistrement et traçabilité : le document signé est sécurisé et enregistré dans un système de GED, sur serveur ou cloud.

5. Conformité légale : dans de nombreux pays, la signature manuscrite à distance est juridiquement valable, sous réserve du respect des normes d’authentification et de sécurité.

Cette méthode améliore l’efficacité en supprimant l’impression, la signature manuelle et la numérisation papier. Il reste toutefois indispensable de respecter la réglementation locale avant toute utilisation à finalité juridique ou commerciale.

Comment cela fonctionne dans OpenKM

• Préparation du document : sélection d’un fichier PDF ou format électronique dans OpenKM.

• Authentification : vérification de l’identité du signataire avant signature.

• Outil de signature : utilisation d’une interface de signature manuscrite à distance.

• Création et placement de la signature : le signataire trace sa signature avec un stylet ou son doigt, ajuste si nécessaire, puis l’application place la signature au bon endroit.

• Relecture et confirmation : possibilité de corriger avant validation.

• Sauvegarde et traçabilité : OpenKM enregistre automatiquement le document signé et met à jour l’historique.

• Stockage sécurisé : conservation conforme aux obligations de conservation des documents.

OpenKM est entièrement paramétrable pour garantir la conformité juridique, sécuritaire et d’authentification exigée par la législation locale.

Avantages de la signature manuscrite à distance

• Confort supérieur : suppression des étapes papier, gain de temps et de ressources.

• Réduction des coûts : économies sur papier, encre, affranchissement et stockage physique.

• Gain de rapidité : workflows accélérés avec délais de signature raccourcis.

• Accessibilité universelle : signature possible de n’importe où, avec internet.

• Moins d’erreurs : moins de risques d’erreurs dans l’attribution de la signature.

• Sécurité renforcée : authentification fiable garantie.

• Conformité facilitée : respect des lois en vigueur pour la signature électronique.

• Écologie : réduction du papier et des transports, contribution à la durabilité.

• Auditabilité : historique détaillé des signatures pour un traçage complet.

• Flexibilité et évolutivité : adapté aux petites entreprises comme aux grandes.

• Moins de dépendance au bureau : favorise le télétravail et la collaboration à distance.

Intégration à la GED électronique

• Numérisation préalable : documents papier ou électroniques passent en GED avant signature.

• Gestion et édition : OpenKM permet la création, édition et organisation des documents signables.

• Validation à distance : la signature manuscrite à distance s’intègre aux workflows et relance les processus automatisés.

• Conformité légale : signatures valides juridiquement dans de nombreuses juridictions.

• Stockage sécurisé : documents signés protégés, avec métadonnées sur l’identité, l’heure et le dispositif.

• Audit et suivi : traçabilité automatique des actions de signature.

• Automatisation des flux : signature finale déclenche automatiquement l’étape suivante.

Points à surveiller

1. Exigences technologiques : nécessite tablette, stylet ou smartphone avec écran tactile.

2. Connexion Internet : indispensable pour un déroulement fluide.

3. Sécurité : risques de fraude en l’absence de mesures d’authentification robustes.

4. Acceptation juridique : certaines parties peuvent préférer le papier. OpenKM fournit aussi scanners et signatures électroniques.

5. Formation : les utilisateurs doivent être formés pour utiliser correctement l’outil. OpenKM Academy propose des formations.

6. Fiabilité du fournisseur : dépendance à un tiers, mais OpenKM Pro offre une licence perpétuelle.

7. Protection de la vie privée : gestion des données sensibles selon la législation, avec garanties OpenKM.

Conclusion

La signature manuscrite à distance via OpenKM enrichit la GED électronique en offrant une solution agile, sûre, écologique et conforme aux normes légales, tout en améliorant la productivité et en réduisant les coûts liés aux documents papier.