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Signature d'e-mail avec certificat numérique

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 21 août 2020

Actuellement, l'horizon de l'administration en ligne s'est élargi et approfondi plus que quiconque aurait pu le prévoir. Cela a été possible grâce à l'introduction - plus ou moins amicale - d'une multitude d'entreprises et de citoyens dans la relation télématique avec les administrations publiques et autres organisations privées. Mais avez-vous déjà reçu un e-mail d'une personne ou d'une organisation bien connue qui, plus tard, n'était pas la vôtre ? Les techniques de spam, de phishing ou d'usurpation d'identité sont de plus en plus élaborées, pour augmenter leur portée et ainsi multiplier vos options pour réussir à bloquer les emails, obtenir illégalement des données ou usurper des identités. Par conséquent, signer des e-mails avec un certificat numérique nous offre une série d'avantages visant à protéger nos communications.

Qu'est-ce qu'un certificat numérique ?

Le certificat numérique est un système fourni par les fournisseurs de services de certification qui relie - via l'infrastructure à clé publique - l'identité du signataire avec le contenu qu'il envoie. L'infrastructure à clé publique (PKI en anglais) est composée d'une clé privée et d'une clé publique, qui permet de signer des documents - avec la clé privée - et de vérifier la signature - avec la clé publique -.

Grâce au certificat numérique, nous pouvons être sûrs que la personne qui signe est bien celle qu'il prétend être et il sert également à confirmer que le contenu du message n'a pas été modifié lors de la livraison.

Ainsi, lorsque nous interagissons avec une organisation, via une page web par exemple, celle-ci communique avec l'entité émettrice du certificat numérique pour vérifier sa validité. Ainsi, nous pouvons également l'utiliser avec des garanties, pour signer des documents électroniques.

Caractéristiques et avantages de la signature électronique

La signature avec un certificat numérique permet de garantir la confidentialité et la sécurité des parties qui communiquent via l'utilisation du courrier électronique. En fait, la création d'un environnement plus sécurisé et fiable pour les communications par courrier électronique est le rôle principal du certificat numérique.

Pour utiliser un certificat numérique, il suffit d'avoir une adresse e-mail, un client de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird entre autres) et un certificat de signature numérique valide.

L'utilisation du certificat numérique contribue à obtenir les avantages suivants :

  • Authenticité : la signature électronique avec certificat numérique confirme l'identité du signataire. Cela protège contre d'éventuelles tentatives d'usurpation d'identité.
  • Intégrité : le certificat numérique est la preuve que le contenu de l'email n'a pas été altéré à l'insu des parties.
  • Non-répudiation : En attachant le certificat racine aux messages signés, il est plus difficile pour l'auteur de se dissocier de la paternité ou de l'approbation des documents qui portent sa signature. Cela remettrait également en cause d'autres documents signés avec la même méthode.

L'utilisation de signatures électroniques avec un certificat numérique permet de protéger votre identité d'utilisations malveillantes ou frauduleuses tout en assurant une couverture à la réputation de votre marque, puisque les messages signés apportent une sécurité juridique et juridique aux informations qu'ils contiennent et à toute la documentation en général, protégée par des certificats racine. Cela signifie que la confiance de vos utilisateurs ou clients est non seulement maintenue, mais également améliorée.

Les messages provenant d'adresses e-mail certifiées sont rarement considérés comme du spam par les serveurs qui les reçoivent. Sans surprise, certaines entreprises programment leurs serveurs de messagerie pour rejeter les e-mails sans signature numérique en tant que mesure antimalware.

Pourquoi utiliser un certificat numérique ?

Outre les bénéfices et avantages mentionnés jusqu'à présent, l'utilisation d'une signature électronique avec un certificat numérique peut être une option qui nous aide dans nos relations avec d'autres entités, qu'elles soient volontaires - comme les entreprises privées - ou obligatoires - comme avec les organismes publics administratives.

De nombreuses entités publiques utilisent des signatures électroniques avec certificat numérique pour de plus en plus d'activités : gestion fiscale, vérification des transactions, ratification des communications officielles, etc. Dans le secteur de la santé, l'utilisation de signatures certifiées numériquement rationalise le traitement et améliore l'efficacité des processus administratifs, tout en améliorant la confidentialité des données.

Dans le secteur privé, les e-mails signés avec un certificat numérique sont utilisés pour rationaliser les processus dans tous les domaines de la chaîne de production, promouvoir le bureau sans papier et accueillir la gestion en ligne de processus très réglementés, pour les rendre plus accessibles. Même l'Organisation internationale de normalisation promeut des normes pour normaliser leur utilisation.

Le système de gestion de documents OpenKM, qui peut être utilisé comme archive d'e-mails, a la possibilité d'implémenter le certificat numérique, afin que les e-mails signés électroniquement puissent être envoyés et reçus. Le système peut être personnalisé pour appliquer des processus métier (notification, indexation, catégorisation automatique), développer des activités de découverte électronique ou des audits, pour ne citer que quelques exemples. Utilisez même le moteur de recherche pour trouver ce type de communication, en fonction d'une multitude de critères, dont les pièces jointes. Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à demander une démo en ligne personnalisée.

 

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