Reconnaissance Optique de Caractères Avancée

Reconnaissance Optique de Caractères Avancée

Écrit par Ana Canteli le 13 mai 2024

La semaine dernière, nous avons abordé le moteur OCR zonal inclus par défaut dans OpenKM. Il intervient dans de nombreuses tâches qui rendent la gestion documentaire très facile, rapide et accessible pour l'utilisateur dans son travail quotidien. À partir de l'extraction du texte des documents, un utilisateur peut retrouver n’importe quel fichier en se basant sur un mot dont il se souvient ; jusqu’à l’identification automatique des types de documents, l’indexation, la catégorisation et l’assignation de groupes de métadonnées, pour ne citer que quelques exemples.

Le logiciel de gestion documentaire OpenKM peut être intégré à toute application tierce grâce aux services web et à l’API complète documentée. Aujourd’hui, nous parlerons de la possibilité d’utiliser OpenKM avec une application de reconnaissance optique de caractères avancée.

OCR Zonal Avancé

L’OCR zonal avancé élargit le champ des cas dans lesquels la reconnaissance optique de caractères peut être mise en œuvre avec succès dans les processus documentaires et métiers que l’organisation souhaite automatiser.

Avantages de la Reconnaissance Optique de Caractères

L’OCR procure des avantages tangibles, notamment lorsqu’il est utilisé pour des tâches spécifiques :

• Facilite la comptabilité : la reconnaissance optique de caractères est souvent utilisée pour accélérer le traitement de la documentation reçue en grande quantité par l’entreprise, et qui affecte de nombreux processus. La gestion des factures, par exemple, ne concerne pas seulement le service comptable, mais est également pertinente pour le service client, la finance, le service après-vente, les stocks, etc.

• Réduction des délais d’attente : le traitement manuel ou intensif de la documentation habituelle implique des laps de temps incompressibles. Grâce à l’OCR, la gestion documentaire essentielle peut être automatisée, permettant, par exemple, d’accélérer le paiement des factures clients et fournisseurs.

• Minimisation des erreurs : soumettre les ressources humaines à des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée augmente la probabilité d’erreurs humaines avec le temps, ce qui peut être largement évité grâce à la reconnaissance optique de caractères.

• Maximisation de l’utilité : des cycles de gestion plus rapides et une réduction des erreurs, associés à la minimisation de leur impact sur l’administration quotidienne de l’entreprise, impliquent une optimisation globale de la gestion documentaire.

• Satisfaction accrue des clients : ainsi que des autres parties prenantes comme les fournisseurs ou les administrations publiques. Lorsque l’entreprise facilite l’accès à ses produits et services via une gestion documentaire avancée, les tiers bénéficient d’un accès modulaire à l’information et à la documentation. Si la plateforme est optimisée grâce à la reconnaissance optique de caractères, l’expérience utilisateur s’en trouve améliorée.

Reconnaissance Optique de Caractères Avancée

OpenKM propose une solution de reconnaissance optique de caractères avancée. Cette option permet la gestion de grands volumes de documentation. Bien qu’il s’agisse du même type de document (par exemple, les factures), ceux-ci ne sont pas limités par les différences de mise en page de chacun. Il faut tenir compte du fait que chaque facture reçue par une organisation provient d’une entité différente et que, par conséquent, les données critiques peuvent se trouver à divers endroits du document. Pour les moteurs OCR open source, cela représente une limite qui ne peut être surmontée qu’en insérant des modèles indiquant à l’application où lire les données.

La reconnaissance optique de caractères avancée permet de capturer des métadonnées telles que : date, numéro de facture, objet, unités, prix, base imposable, TVA, sous-total, total, etc., sans que le design de chaque facture soit une limitation. Un tel avantage multiplie les possibilités de gestion documentaire automatisée pour l’entreprise.

Cas d’Utilisation : Reconnaissance Optique de Caractères Avancée

Voici un cas d’usage classique de gestion de factures via OpenKM, intégré à une solution OCR avancée.

Dans l’organisation, il existera une application dans laquelle la documentation sera générée ou enregistrée : bons de livraison, factures, tickets, bons de commande, commandes, etc.

Nous commençons par les factures, et en particulier les factures fournisseurs. La documentation est déposée dans OpenKM.

Les documents à analyser peuvent provenir de différentes sources et sous différents formats. Qu’ils soient joints à un e-mail ou issus d’une numérisation, ils forment un seul fichier composé de plusieurs pages, chacune correspondant à une facture.

Dans OpenKM, un chemin d’entrée et un chemin de sortie de la documentation sont programmés. Dans le scénario le plus simple, un fichier en entrée — par exemple un PDF — contiendra une seule page, soit une facture. En général, un document en entrée peut avoir plusieurs points de sortie, nous pouvons donc créer un dossier par client lors de la définition de la taxonomie. Il y aura un sous-dossier servant de point d’entrée à la documentation. Les factures seront organisées par date (année/mois/jour) dans ce dossier.

Ce système OCR avancé comprend des services de configuration dans OpenKM. L’équipe technique sera chargée de mettre en place le chemin d’entrée des documents, le service d’importation, le contrôle des erreurs (avec un protocole d’action en cas d’incident) et la séparation des documents, entre autres fonctionnalités.

Quand le dossier d’entrée contient des documents, OpenKM les transfère vers l’OCR avancé — pour capture, traitement, séparation — puis les envoie vers le dossier de sortie, où les fichiers sont prêts à être utilisés.

Si l’application OCR détecte une erreur, l’utilisateur recevra une notification précisant le fichier erroné ou défectueux. Il peut aussi être déposé dans un dossier dans OpenKM où l’utilisateur pourra gérer l’incident. Toutes ces opérations sont généralement effectuées en arrière-plan, pour ne pas affecter les performances du système du point de vue de l’utilisateur.

Il ne s’agit là que d’un exemple parmi de nombreux scénarios où la reconnaissance optique de caractères avancée peut améliorer la gestion documentaire quotidienne de votre entreprise.

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