Où sont vos documents dans Office 365 ? Reprenez le contrôle avec OpenKM

Où sont vos documents dans Office 365 ? Reprenez le contrôle avec OpenKM

Écrit par Ana Canteli le 8 août 2025

Chaque jour, nous produisons une multitude de documents Office avec Microsoft Word, des feuilles de calcul avec Excel ou des présentations avec PowerPoint. La suite bureautique Microsoft 365 accroît la productivité et facilite la collaboration entre utilisateurs. Par défaut, tous les contenus sont enregistrés dans le cloud de Microsoft, ce qui permet d’y accéder depuis n’importe où. Cependant, parallèlement à ces avantages, des questions restent sans réponse : où exactement se trouvent mes documents dans le cloud Microsoft ? Quel est le cadre légal et réglementaire applicable ? Qui détient le contrôle du cloud et, par conséquent, de vos contenus ?

La majorité de la documentation mondiale est hébergée sur des solutions technologiques américaines ; cela signifie que la plupart des contenus d’entreprise résident physiquement en dehors du pays d’origine des organisations qui les créent, les modifient et en tirent leurs revenus.

C’est une situation qu’aucune organisation responsable de la sécurité de ses informations, de la gouvernance de ses données, en somme de la souveraineté de ses informations, ne peut tolérer. Face aux risques de perte de données et de perte de contrôle sur l’information, OpenKM se positionne comme l’alternative pour reprendre le contrôle de votre documentation, tout en veillant au respect des normes de sécurité et de productivité.

Documents dans Office 365 : où sont-ils stockés et qui les contrôle ?

Si vous utilisez Microsoft 365, la plupart de vos fichiers sont stockés dans OneDrive, le service de stockage cloud de Microsoft. SharePoint Online agit comme le dépôt cloud au niveau des équipes ou de l’intranet d’entreprise. Par exemple, les conversations Teams sont automatiquement sauvegardées dans SharePoint ou OneDrive.

Lorsque vos documents sont stockés dans Microsoft 365, la suite permet généralement de choisir une région principale de stockage des données, par exemple l’Europe. Cependant, il n’existe pas toujours de garantie absolue de souveraineté locale. Au Royaume-Uni, Microsoft a dû reconnaître qu’elle ne pouvait garantir le maintien des données sur le territoire britannique, en raison de possibles problèmes de continuité des services cloud. En effet, l’entreprise a admis que, pour résoudre de telles situations, elle pourrait transférer les données clients en dehors du Royaume-Uni, exposant ainsi des informations sensibles à des juridictions étrangères.

Cette situation a suscité une vive réaction du gouvernement britannique en raison du non-respect du cadre légal applicable et des risques pour la sécurité nationale que cela comportait.

Les implications pour les entreprises sont claires. En utilisant des services cloud tels que OneDrive, SharePoint, Microsoft 365 ou similaires, une partie de vos données peut être répliquée ou transférée vers d’autres juridictions, sans votre contrôle direct. Cette pratique affecte la conformité légale et réglementaire, la sécurité de l’information, la confidentialité des données personnelles, entre autres. Elle soulève aussi des questions sur les protocoles de reprise après sinistre, puisque vous dépendez entièrement d’un fournisseur externe. Beaucoup de clients de Microsoft 365 ignorent que le cloud n’inclut pas de sauvegardes automatiques ou de plans de reprise pour protéger l’intégrité des fichiers. Nombre d’organisations supposent à tort que de telles sauvegardes existent par défaut. En cas d’erreur humaine ou de menace telle qu’une attaque par malware ou phishing, c’est au client de configurer ses propres sauvegardes et plans de reprise. Certes, la plateforme offre certains outils de protection configurables.

Cependant, les experts estiment que ces fonctionnalités sont insuffisantes face à des menaces avancées. Microsoft elle-même recommande d’effectuer des sauvegardes régulières sur un autre cloud pour garantir la reprise après sinistre.

En d’autres termes, utiliser les produits Microsoft signifie leur faire confiance pour respecter les lois et réglementations locales, nationales et régionales, et pour protéger vos données contre tout accès externe (y compris de gouvernements étrangers) — une préoccupation majeure pour de nombreuses organisations, y compris les administrations publiques.

OpenKM : contrôlez où et comment vos documents sont stockés

Dans ce contexte, OpenKM se présente comme une solution de protection et de souveraineté des données. OpenKM est une plateforme de gestion documentaire que les organisations peuvent déployer sur site ou dans le cloud. Contrairement à Microsoft, OpenKM vous permet de décider exactement où vos documents sont stockés : dans votre centre de données ou dans un cloud privé que vous contrôlez. Cela signifie reprendre le contrôle de l’emplacement physique et juridique de vos informations. Vos données ne sont plus dispersées dans les centres de données de votre fournisseur, mais conservées dans le dossier ou le serveur que vous choisissez, selon les règles que vous définissez.

OpenKM se distingue par ses fonctionnalités avancées de gestion documentaire et de sécurité des données. Vous pouvez classer et organiser les documents par catégories, mots-clés, métadonnées et dossiers avec une sécurité granulaire. Ces outils sont essentiels pour respecter les plans de classement et les calendriers de conservation. Le logiciel inclut un contrôle de version, vous permettant de revenir en arrière sur des modifications erronées ou de restaurer des versions précédentes de n’importe quel document. Il comprend également un moteur de recherche performant, permettant à tout utilisateur autorisé de trouver ce dont il a besoin, tout en respectant la politique de sécurité définie par l’organisation.

De plus, OpenKM est une excellente plateforme collaborative. Le système propose un gestionnaire de tâches, un service d’abonnement, l’envoi de notifications automatiques, un moteur de workflow natif et une documentation complète de son API pour faciliter l’intégration avec des applications tierces.

Un atout majeur d’OpenKM réside dans sa politique de sécurité documentaire. Le logiciel offre une gestion granulaire des permissions, permettant uniquement aux utilisateurs autorisés, par groupe ou individuellement, d’accéder à chaque élément et dans des conditions spécifiques (lecture, édition, suppression, téléchargement, etc.). Microsoft 365 dispose également d’un contrôle des permissions, mais OpenKM pousse cette gestion à un niveau centralisé, sous le contrôle total de l’administrateur de l’installation. Il est possible d’intégrer OpenKM avec Active Directory ou LDAP, garantissant que seuls les utilisateurs disposant de login et mot de passe accèdent au dépôt documentaire. Le puissant journal d’activité d’OpenKM enregistre chaque événement dans le système. La plateforme offre également un chiffrement de bout en bout, l’authentification à deux facteurs et la possibilité de définir des politiques personnalisées de prévention des pertes de données. Comme vous contrôlez l’infrastructure, vous pouvez mettre en place des sauvegardes et des réplications sur mesure, sans dépendre des limitations d’un tiers.

Il convient de noter qu’OpenKM s’intègre avec Microsoft Office grâce à des modules complémentaires, vous permettant de travailler avec vos applications habituelles tout en sauvegardant les fichiers dans OpenKM au lieu de OneDrive. Ainsi, vous ne renoncez pas aux avantages d’Office, mais changez simplement l’emplacement de stockage : du cloud public au dépôt privé d’OpenKM.

Un choix économique judicieux

D’un point de vue économique, OpenKM est un bon investissement. Disponible en version SaaS ou on-premise, ses installations sont évolutives dans les deux cas. Alors qu’Office 365 impose des paiements récurrents, OpenKM propose des licences perpétuelles. En réponse, Microsoft envisage de proposer Office avec publicité, signe que le coût de ses licences devient problématique. OpenKM propose également des services de conseil et de formation via OpenKM Academy, ainsi que des webinaires gratuits pour accélérer l’adoption.

OpenKM vs Microsoft 365 : comparaison

• Souveraineté et localisation des données : avec Office 365, vos documents sont stockés dans des centres de données dont l’emplacement exact est contrôlé par Microsoft. OpenKM vous permet de décider où héberger vos données (sur votre serveur ou cloud privé), garantissant la souveraineté des données.

• Contrôle et sécurité : Microsoft 365 offre des mesures de sécurité intégrées, mais en tant que client, vous ne contrôlez pas en dernier ressort qui peut y accéder. Avec OpenKM, vous gérez la sécurité, les utilisateurs autorisés, les politiques granulaires, le chiffrement, les sauvegardes, etc. Même OpenKM, en tant qu’éditeur, ne peut accéder à vos fichiers.

• Fonctionnalités collaboratives : Office 365 est une suite incluant Office, email, Teams, etc. OpenKM est une solution de gestion documentaire offrant automatisations, édition en ligne, contrôle de versions, métadonnées, rapports, archivage d’emails, gestion de tâches, workflow, et intégration avec des applications tierces comme Teams ou SharePoint.

• Disponibilité et mobilité : Les deux offrent un accès distant et multiplateforme. Office 365 excelle en mobilité, OpenKM garantit l’accès aux documents même en cas de perte de connectivité (par exemple via un VPN local).

• Licences et coûts : Office 365 implique un coût par abonnement. OpenKM propose des licences perpétuelles (serveur + utilisateurs) sans tarification par utilisateur. De plus, avec Office 365, certaines fonctionnalités de sécurité ne sont disponibles que dans les formules haut de gamme, alors qu’OpenKM inclut toutes ses fonctionnalités natives sans coût supplémentaire.

En pratique, de nombreuses organisations trouvent un intérêt à intégrer les deux solutions : utiliser OpenKM pour synchroniser avec SharePoint, tout en conservant les documents finaux ou sensibles dans OpenKM pour un archivage sécurisé.

Aujourd’hui, les données sont le nouvel or. Si Office 365 a révolutionné la productivité, il est tout aussi vrai qu’il implique de céder une partie de la souveraineté des données au cloud de Microsoft. Pour les entreprises de secteurs réglementés ou soucieuses de confidentialité, OpenKM permet de reprendre le contrôle sans sacrifier l’efficacité.

À l’ère de la donnée, investir dans la souveraineté et le contrôle, c’est investir dans l’avenir de votre entreprise.