Optimiser la gestion des factures grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée et à l’intelligence artificielle d’OpenKM

Optimiser la gestion des factures grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée et à l’intelligence artificielle d’OpenKM

Écrit par Ana Canteli, le 20 septembre 2024

La gestion documentaire en entreprise a considérablement évolué grâce à l’adoption de technologies telles que l’intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces outils permettent d’optimiser les processus de gestion documentaire et de facturation, tout en améliorant l’efficacité et en réduisant les erreurs. Dans cet article, nous verrons comment un groupe d’entreprises utilise le logiciel de gestion documentaire OpenKM, avec son module OCR avancé et ses fonctionnalités d’IA, pour automatiser la capture et le traitement des factures et ainsi améliorer les performances de ses systèmes.

Qu’est-ce que l’OCR avancé ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie permettant d’identifier automatiquement les caractères présents dans des documents image. Elle est largement utilisée pour la numérisation de documents physiques, comme les factures, ou pour convertir des documents scannés en formats numériques éditables. L’OCR transforme des images scannées de texte en informations éditables et classables, essentielles à la gestion des documents électroniques.

OpenKM a développé un module OCR avancé qui, combiné à l’IA, améliore la précision et l’efficacité de l’extraction de données. Un groupe d’entreprises a intégré le module de gestion automatique des factures d’OpenKM avec un moteur OCR zonal, relié via des webservices à l’API d’OpenKM. Cela permet une gestion efficace et automatisée des factures pour plusieurs entreprises.

Cas de réussite : un groupe d’entreprises et l’automatisation de la facturation

Ce groupe d’entreprises, présent sur plusieurs sites, faisait face à d’importants défis dans la gestion quotidienne des factures. Le volume élevé de factures entraînait une lourde charge administrative et un risque important d’erreurs de saisie manuelle. Le temps consacré à ces tâches ralentissait le flux de trésorerie et nuisait à l’efficacité opérationnelle.

Pour résoudre ces problèmes, le groupe a adopté le logiciel OpenKM avec son module OCR avancé et son moteur d’IA. Les factures sont scannées et automatiquement classées selon leur contenu, éliminant les traitements manuels et réduisant significativement les erreurs. L’OCR zonal identifie les champs clés des factures (numéro, date, montant total…), facilitant le traitement en lot.

Grâce à l’intelligence artificielle associée à l’OCR, les documents sont automatiquement classés et étiquetés, ce qui améliore la précision et réduit le temps nécessaire au traitement. Cette technologie a permis au groupe d’optimiser le cycle de vie des factures, de leur réception à leur archivage, en améliorant nettement la gestion documentaire.

Fonctionnalités de l’OCR avancé d’OpenKM

Le module OCR avancé d’OpenKM propose plusieurs caractéristiques qui en font une solution idéale pour l’automatisation documentaire :

• OCR précis pour une extraction fiable des données.

• Traitement en lot permettant la gestion de gros volumes de documents.

• Prétraitement d’image pour optimiser la lisibilité avant analyse.

• Connexion directe aux scanners pour une intégration fluide dans le flux de travail.

• Compatibilité avec divers formats d’image (PNG, JPG, GIF, BMP, PDF).

• Formats d’export variés : XML, PDF, CSV.

De plus, l’IA analyse les données extraites des documents OCR pour produire des rapports, classifier automatiquement les documents, et détecter des modèles utiles à la prise de décision. Cette approche permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité en réduisant les erreurs humaines.

Avantages de l’intégration OCR et IA dans la gestion documentaire

L’association OCR + IA dans le système de gestion documentaire d’OpenKM présente des avantages clairs :

• Automatisation des tâches répétitives : suppression de la saisie manuelle, gain de temps.

• Réduction des erreurs humaines : les données sont capturées et traitées automatiquement.

• Gain de productivité : les employés se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Intégration fluide avec d’autres systèmes informatiques.

• Gestion efficace des fichiers : stockage numérique et sécurisé, accès facilité.

Conclusion

La mise en œuvre de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l’intelligence artificielle dans le logiciel OpenKM constitue une solution performante pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion des factures et autres documents stratégiques. Un groupe d’entreprises a réussi à automatiser sa facturation, améliorer son efficacité, réduire les erreurs et gagner du temps.

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