Optimisation de la gestion documentaire pour les distributeurs grâce à la signature manuscrite à distance

Optimisation de la gestion documentaire pour les distributeurs grâce à la signature manuscrite à distance

Écrit par Gaspar Palmer, le 29 avril 2024

Dans le secteur des entreprises de distribution de produits pour l’hôtellerie, une gestion efficace de la documentation est essentielle pour garantir la fluidité des processus. Ces entreprises doivent souvent gérer des documents papier, tels que les bons de livraison, signés après chaque service comme preuve en vue de l’élaboration de la facture. Toutefois, cette méthode traditionnelle peut être considérablement améliorée grâce à l’usage de documents électroniques et à la collecte de preuves dans le même format, comme la signature manuscrite numérique.

Fonctionnement habituel

Imaginons un scénario typique : un service de livraison est effectué, par exemple des fûts de bière. Une fois la livraison terminée, le destinataire est invité à signer le bon de livraison correspondant comme preuve de la transaction. Ce document servira ensuite à générer la facture et pourra même être utilisé comme preuve du service rendu.

Au lieu d’utiliser des documents papier, le livreur dispose de ces bons de livraison au format numérique, accessibles via un appareil mobile. Avant de signer, le destinataire peut consulter le document pour en vérifier l’exactitude. Une fois validé, il procède à la signature et peut même ajouter des données complémentaires de vérification, telles que son numéro d’identification. Ensuite, si souhaité, la plateforme peut envoyer le document signé par e-mail au signataire pour ses propres archives.

Avantages de la signature manuscrite à distance

Ce processus présente de nombreux avantages, notamment la gestion en temps réel de la documentation liée à ces interactions. Les informations signées sont immédiatement accessibles, ce qui permet une gestion rapide et efficace. De plus, il facilite le contrôle des services de livraison, la direction pouvant suivre en temps réel l’avancement des livraisons et corriger d’éventuels écarts de route.

Cas d’usage

Pour illustrer ces avantages, prenons l’exemple d’une entreprise de distribution qui adopte la signature manuscrite à distance d’OpenKM. Cette solution permet à l’entreprise de numériser sa documentation et de recueillir des signatures à distance, accélérant considérablement les processus. En utilisant des certificats qualifiés et des signatures numériques, elle garantit la pleine validité juridique des documents signés, assurant ainsi sécurité et tranquillité d’esprit tant pour l’entreprise que pour ses clients.

Conclusion

La mise en œuvre de la signature manuscrite à distance dans la gestion documentaire des entreprises de distribution représente une solution efficace et sécurisée pour accélérer les processus et améliorer l’expérience client. En adoptant des solutions avancées de gestion documentaire telles qu’OpenKM, ces entreprises peuvent bénéficier de la gestion en temps réel de la documentation, de la sécurité juridique des signatures numériques et d’une plus grande efficacité opérationnelle.

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