OpenKM vs OnBase : analyse comparative

OpenKM vs OnBase : analyse comparative

Écrit par Ana Canteli le 22 décembre 2025

Les deux sont des solutions solides dans le domaine de la gestion de contenus. Mais lorsque l’objectif est de disposer d’un système de gestion documentaire gouvernable, avec des coûts clairs et une liberté de déploiement, OpenKM est souvent l’option la plus pragmatique.

Lorsque les entreprises comparent OpenKM à OnBase, elles choisissent en réalité entre deux stratégies différentes :

OnBase, développé par Hyland, se présente comme une plateforme d’Enterprise Content Management (ECM) et de content services : elle centralise les documents, automatise des procédures métiers et se connecte à des systèmes clés pour soutenir des processus transverses à plusieurs départements.

OpenKM, en revanche, se concentre sur un système de gestion documentaire et d’archives (records) « tout-en-un » : une plateforme compacte qui regroupe le versioning, les métadonnées, les permissions, les workflows, l’OCR, la classification assistée par IA et l’audit, disponible on-premise comme en environnement hébergé, avec des options de licence perpétuelle.

De plus, OpenKM a intégré des capacités d’IA générative basées sur le RAG (Retrieval-Augmented Generation), proposées sous forme d’OpenKM Intelligent Search, qui permet d’obtenir des réponses en langage naturel appuyées sur des documents réels du référentiel, avec traçabilité vers les sources et respect des permissions.

Les deux peuvent numériser et organiser des contenus. Mais si vous avez réellement besoin d’un noyau documentaire gouvernable — simple à comprendre, facile à administrer et flexible à déployer — OpenKM offre souvent, sur le long terme, un meilleur équilibre entre capacités, contrôle et coût.

Deux approches différentes pour un même besoin

OnBase est souvent présenté comme une plateforme de gestion de contenus d’entreprise qui centralise l’information, optimise des procédures et s’intègre à l’ERP/CRM et aux systèmes métiers, généralement déployée avec l’aide de partenaires.

OpenKM resserre le focus sur ce à quoi de nombreuses organisations se heurtent au quotidien :

• où les documents sont stockés
• qui peut y accéder, et quand
• comment prouver ce qui s’est passé (audit et enregistrements)
• comment automatiser les tâches routinières autour de ces documents

Au lieu d’une grande suite ECM modulaire, OpenKM concentre tout dans un seul produit, avec une feuille de route orientée vers la gouvernance documentaire, l’automatisation et l’exploitation des connaissances.

Ici, OKMFlow se distingue : le moteur de workflow natif d’OpenKM, conçu pour définir, exécuter et superviser des flux documentaires depuis la plateforme (approbations, révisions, validations, routage), en réduisant la dépendance à des outils externes.

OpenKM vs OnBase en un coup d’œil

Gouvernance et souveraineté des données : là où OpenKM fait la différence

Les deux plateformes proposent la gestion des records, des règles de rétention et de l’audit. OnBase se positionne souvent bien dans des secteurs aux exigences fortes de conformité.

OpenKM, toutefois, est conçu dès le départ comme un référentiel documentaire de niveau « gouvernance » :

• Permissions granulaires par utilisateur, rôle, groupe, document et dossier
• Traçabilité vérifiable des accès, des modifications et des étapes de workflow
• Module records et plan de classement
• Intégration avec l’identité d’entreprise et chiffrement

Là où OpenKM devient particulièrement attractif, c’est à l’intersection entre gouvernance et souveraineté : déploiement on-premise ou cloud privé, et possibilité d’exécuter l’IA dans votre propre périmètre lorsque la politique de sécurité l’exige.

Et pour l’IA générative appliquée à la connaissance interne, OpenKM Intelligent Search (RAG) met précisément l’accent sur cette gouvernabilité : réponses basées sur la documentation réelle du référentiel, avec liens vers les sources et respect des permissions (RBAC), ce qui est critique en audit et conformité.

Automatisation et IA : périmètres différents

OnBase vise souvent à centraliser les contenus et à automatiser des procédures larges, avec des capacités de case management et d’analytique.

OpenKM s’oriente vers une automatisation intelligente de la gestion documentaire autour d’un référentiel unique :

• OCR et extraction de données
• Capture automatique des métadonnées et règles de classification
• Moteur OKMFlow pour approbations, révisions, validations et routage documentaire
• IA pour classification, suggestion de métadonnées, résumés et assistants virtuels

Dans OpenKM, la combinaison OCR + IA vise à réduire les erreurs et les délais d’extraction et de traitement, en renforçant l’automatisation du back-office.
De plus, OpenKM intègre l’usage de l’IA générative pour automatiser la classification des documents et accélérer le traitement avec une plus grande précision dans des scénarios à fort volume.

Intégrations : ouverture vs écosystème

OnBase s’appuie souvent sur des intégrations packagées et des projets pilotés par des partenaires.

OpenKM adopte une approche plus ouverte, de type « boîte à outils » :

• APIs REST et CMIS pour des intégrations sur mesure
• SDKs pour Java et .NET
• Authentification plug-in : LDAP, Active Directory, SSO, CAS, OAuth, etc.
• Connecteurs et intégrations via des APIs documentées

Cela rend OpenKM particulièrement attractif si vous souhaitez que votre équipe IT ou un partenaire local construise des intégrations sans être lié à un seul écosystème.

Coût, licensing et contrôle : pourquoi OpenKM est souvent l’option pragmatique

D’un point de vue technique, les deux peuvent répondre à des besoins de gestion documentaire. La différence apparaît lorsque l’on considère le licensing, la complexité et le contrôle à long terme.

OnBase s’acquiert souvent dans le cadre d’une stratégie ECM/content services globale : une plateforme riche, mais avec des projets plus importants et une dépendance plus forte aux partenaires.

OpenKM propose un autre équilibre :

• Un produit unique incluant gestion documentaire, records, workflows et capacités IA
• Options d’abonnement et d’hébergement managé si vous privilégiez l’OPEX
• Option de licence perpétuelle : droit d’usage illimité avec exécution sur votre infrastructure (ou celle d’un prestataire choisi), avec possibilité de contractualiser séparément hébergement/maintenance/sauvegarde sans céder le contrôle du système
• Portabilité réelle : migration de l’environnement complet (application, base de données, référentiel, métadonnées, historiques, permissions, audit et flux) en cas de changement de fournisseur ou retour on-premise, réduisant le vendor lock-in

Quand OpenKM a-t-il plus de sens qu’OnBase ?

Vous pencherez plus probablement vers OnBase si :

• Vous planifiez un programme ECM large, multi-départemental, avec gestion de cas
• Vous êtes à l’aise pour travailler dans un écosystème piloté par des partenaires

Vous aurez davantage de raisons de choisir OpenKM si :

• Votre objectif est un noyau documentaire et records gouvernable, sans surdimensionner la plateforme
• Vous valorisez un licensing clair et la liberté de changer d’hébergement quand vous le décidez
• Vous avez besoin d’une automatisation documentaire avec un moteur natif (OKMFlow) pour des flux d’approbation, de révision et de validation directement sur le référentiel
• Vous souhaitez faire passer la gestion des connaissances au niveau supérieur avec le RAG : questions en langage naturel, réponses avec sources et conformité renforcée (OpenKM Intelligent Search)
• Vous recherchez une licence perpétuelle pour réduire la dépendance à des modèles d’abonnement et préserver la portabilité à long terme de votre plateforme documentaire

Conclusion : OpenKM comme alternative ciblée et maîtrisable face à OnBase

OnBase est une plateforme ECM et content services solide, adaptée aux organisations qui souhaitent consolider de nombreux processus chez un même fournisseur.

Mais lorsque l’exigence centrale est une gestion documentaire à forte gouvernance, un déploiement flexible et un modèle de coûts explicable à la direction, OpenKM se positionne souvent devant :

• Un seul produit au lieu d’une suite fragmentée
• Licence perpétuelle disponible et portabilité de l’environnement
• OKMFlow comme moteur de workflow natif pour l’automatisation documentaire
• IA + RAG (OpenKM Intelligent Search) pour transformer le référentiel en base de connaissances interrogeable en langage naturel avec traçabilité des sources
• Intégrations ouvertes qui réduisent le lock-in

Si vous explorez « OpenKM vs OnBase » parce que vous souhaitez reprendre le contrôle de vos documents sans ajouter une couche de complexité, OpenKM est une alternative pratique et avantageuse, prête à devenir le noyau stable de votre stratégie documentaire à long terme.