OpenKM : Révolutionner l’Efficacité des Entreprises grâce à la Gestion Documentaire Intelligente

OpenKM : Révolutionner l’Efficacité des Entreprises grâce à la Gestion Documentaire Intelligente

Écrit par Ana Canteli le 15 janvier 2024

OpenKM, une PME espagnole fondée en 2005, a transformé la gestion documentaire. Dès ses débuts, l’entreprise a remis en cause l’exclusivité des grandes entreprises en matière d’accès aux logiciels de gestion documentaire, en reconnaissant les besoins prédominants des petites et moyennes entreprises dans le tissu économique national. Les fondateurs, engagés en faveur de l’innovation, de la qualité et de valeurs telles que la transparence, la responsabilité et la confidentialité, dirigent toujours l’équipe nationale, aujourd’hui présente sur les 4 continents.

Depuis sa création, les applications du logiciel OpenKM se sont étendues pour couvrir les cas d’usage et les besoins de notre portefeuille croissant de clients, acquis au fil du temps sur tous les continents et dans tous les secteurs d’activité.

BTP et Construction

On peut souligner la capacité d’OpenKM à offrir une couverture documentaire aux organisations spécialisées dans l’ingénierie et l’architecture, grâce au module de prévisualisation des plans AutoCAD. Celui-ci permet de visualiser les fichiers AutoCAD directement dans le système, facilitant ainsi l'examen des détails et des codes dans les dessins. Il comprend des fonctionnalités de zoom, de navigation, et de consultation facilitée pour identifier les données pertinentes. Il est aussi possible d’ajouter des repères ou des commentaires directement sur les plans, pour signaler des zones importantes ou fournir des informations complémentaires. En parallèle, la fonctionnalité de code QR pour les dessins AutoCAD facilite le contrôle des versions et améliore ainsi la sécurité documentaire, tout en éliminant les erreurs humaines coûteuses sur le terrain.

Donner du pouvoir aux entreprises à l’ère de la transparence – Le canal d’alerte qui transforme la culture d’entreprise

L’une des dernières évolutions du système a été la création d’un Canal d’Alerte, basé sur la technologie open source d’OpenKM. Comme on le sait, depuis le 21 février de cette année, la loi 2/2023, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, est entrée en vigueur en Espagne. Cette loi impose aux entreprises de plus de 50 employés de disposer d’un canal d’alerte.

Le canal d’alerte d’OpenKM permet la réception, le suivi et la gestion des signalements de manière centralisée et en ligne, avec des fonctionnalités telles que :

• Enregistrement et suivi des signalements : OpenKM permet l’enregistrement des signalements reçus, nominatifs ou anonymes, leur classification, affectation et suivi.

• Notification des mises à jour : Le logiciel de gestion documentaire d’OpenKM envoie des notifications aux parties concernées sur l’état des signalements, les enquêtes en cours et les résolutions adoptées.

• Sécurité et confidentialité : Le système garantit un niveau élevé de sécurité et de confidentialité, protégeant les lanceurs d’alerte.

• Traçabilité des actions : OpenKM permet la gestion et la documentation des mesures prises suite aux signalements.

Gestion intelligente de l’information

Par ailleurs, OpenKM a récemment annoncé une nouvelle intégration avec ChatGPT.

L’intelligence artificielle (IA) peut améliorer considérablement la gestion documentaire d’une organisation. Sa mise en œuvre permet une meilleure efficacité opérationnelle, une réduction des erreurs, un gain de temps et une gestion plus efficace de l’information grâce aux avancées suivantes :

• Extraction d’informations : Les techniques de traitement du langage naturel (NLP) permettent à l’IA d’extraire des informations clés des documents, comme les dates, les noms ou les données spécifiques, accélérant ainsi la capture des données.

• Recherche intelligente : L’intégration d’algorithmes de recherche avancés basés sur l’IA améliore la précision et la pertinence des résultats, facilitant la localisation de documents dans de vastes bases de données.

• Classement automatique : L’IA peut analyser les documents et les classer automatiquement dans les bonnes catégories, simplifiant leur organisation et leur recherche.

• Génération de résumés automatiques : ChatGPT peut générer des résumés automatiques de documents longs, permettant aux utilisateurs d’avoir une vue rapide et concise du contenu pour faciliter la relecture et la prise de décisions.

La combinaison des capacités de gestion documentaire d’OpenKM avec l’intelligence conversationnelle de ChatGPT offre aux utilisateurs une expérience plus avancée et plus efficace.

OpenKM : La personnalisation comme norme de qualité

L’expérience approfondie de l’équipe OpenKM en gestion documentaire, renforcée par ses valeurs de responsabilité, de transparence et de confidentialité, fait d’OpenKM un partenaire idéal pour tout projet documentaire. Voici quelques-uns des principaux avantages de notre logiciel :

Efficacité dans la génération et l’accès à la documentation, où que vous soyez :

• Utilisation de modèles de documents hébergés dans OpenKM.

• Automatisation de la génération de la documentation obligatoire pour tout secteur d’activité.

Signature manuscrite à distance :

• Accélération de la gestion documentaire et des processus de paiement.

• Possibilité d’ajouter une signature manuscrite à distance à l’aide d’un stylet ou d’une interface tactile, sans avoir à imprimer le document.

Ces implémentations récentes ont été particulièrement bien accueillies par les utilisateurs finaux, en améliorant significativement la productivité quotidienne et en simplifiant les processus documentaires.

Découvrez la puissance d’une gestion documentaire efficace avec OpenKM. Simplifiez vos processus, améliorez la collaboration et stimulez la productivité. Êtes-vous prêt à transformer votre gestion de l’information ? Contactez OpenKM dès aujourd’hui et faites le premier pas vers une gestion documentaire avancée et sans tracas !