OpenKM Invoce Manager : la solution pour gérer, classer et comptabiliser les factures

OpenKM Invoce Manager : la solution pour gérer, classer et comptabiliser les factures

Écrit par Ana Canteli le 13 février 2026

Si vous dirigez une petite ou moyenne entreprise, cette situation vous semblera probablement familière : des factures papier qui s’accumulent, des PDF qui arrivent par e-mail, des tickets photographiés sur votre téléphone, des bons de livraison éparpillés… puis, à la fin du mois (ou du trimestre), la course pour tout envoyer à votre cabinet comptable, rapprocher les encaissements et les paiements, et préparer des déclarations fiscales comme le modèle 303.

Le problème n’est pas seulement le temps que cela prend. C’est aussi le risque : documents perdus, versions dupliquées, erreurs de saisie, retards de paiement, et doutes sur la bonne conservation et la protection des informations.

C’est précisément là qu’intervient OpenKM Invoce Manager : une solution prête à l’emploi conçue pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas de leurs propres serveurs, mais qui ont tout de même besoin de gérer les tâches comptables et fiscales de manière simple et sécurisée.

Un cas concret : une petite entreprise qui veut de l’ordre et du contrôle sans complexité

L’entreprise a des besoins très courants :

• Télécharger des factures depuis différents canaux (scanner, mobile, e-mail)
• Extraire automatiquement les données (client/fournisseur, date, numéro de facture, montant, TVA, etc.)
• Classer et archiver par client/fournisseur et par année/mois
• Relier les bons de livraison aux factures fournisseurs pour vérifier que tout correspond
• Envoyer automatiquement les factures aux clients, avec traçabilité
• Générer des rapports sur les factures payées et impayées pour contrôler la trésorerie
• Exporter un fichier CSV mensuel ou trimestriel à envoyer au cabinet comptable pour accélérer les écritures
• Préparer les informations nécessaires afin de faciliter l’établissement du modèle 303

Le tout proposé comme un service avec un abonnement mensuel abordable, à partir de 75 €/mois.

La solution OpenKM Invoce Manager

OpenKM Invoce Manager, votre centre de contrôle et de gestion des factures, agit comme un référentiel intelligent : il reçoit, comprend et organise vos documents, tout en produisant des résultats utiles pour la comptabilité (fichiers CSV, rapports) et pour les processus internes (envoi automatique, validations, liaison de documents).

Et surtout : comme il est proposé en tant que service, vous pouvez simplement commencer à l’utiliser.

Étape par étape : que se passe-t-il lorsque vous téléversez une facture ?

1) Collecte des documents via plusieurs canaux (sans friction)

L’entreprise peut téléverser ses documents de manière naturelle :

• Scanner / appareil multifonction (et éventuellement via un hotfolder)
• Photo prise depuis un téléphone mobile (idéal pour les factures papier)
• Pièce jointe d’un e-mail (reçue, capturée et traitée)

2) Détection du type de document (facture vs bon de livraison)

OpenKM identifie le type de document (par exemple : facture client, facture fournisseur, bon de livraison). C’est essentiel, car chaque type suit des règles différentes.

3) Extraction automatique des métadonnées (IA/OCR)

Une fois le document identifié, la solution extrait automatiquement des champs utiles tels que :

• Entreprise / client / fournisseur
• Date de facture
• Numéro de facture
• Base imposable, TVA, total
• Description / concept (le cas échéant)

Cela élimine une grande partie du travail manuel et réduit les erreurs de saisie les plus fréquentes.

4) Indexation et classement automatiques par client/fournisseur, année et mois

OpenKM ne se contente pas de « stocker » le PDF : il le classe correctement, selon une structure claire :

• Client / Fournisseur
  • Année
    • Mois
      • Document

Ainsi, n’importe qui peut retrouver une facture en quelques secondes, même plusieurs mois plus tard.

Automatisation commerciale : factures clients avec envoi automatique par e-mail

Pour les factures émises aux clients, le système peut envoyer automatiquement un e-mail avec la facture en pièce jointe (et, si souhaité, avec un modèle corporate). Le résultat :

• Moins de travail administratif
• Un envoi plus rapide et cohérent
• Une meilleure expérience client
• Une traçabilité du processus

Contrôle interne : liaison entre bons de livraison et factures fournisseurs

Dans les achats, le chaos vient souvent de là : les bons de livraison d’un côté, les factures de l’autre.

Avec OpenKM, les bons de livraison sont liés à la facture correspondante. Cela permet de :

• Vérifier que ce qui a été facturé correspond bien à ce qui a été reçu
• Éviter les doublons
• Conserver des preuves documentaires ordonnées pour les audits ou les réclamations

Comptabilité et fiscalité : CSV pour le cabinet comptable et données prêtes pour le modèle 303

C’est le « point fort » pour beaucoup de petites entreprises : OpenKM permet de télécharger un CSV contenant des métadonnées (et/ou des statuts) à envoyer au cabinet comptable chaque mois ou chaque trimestre.

Avec ce CSV, le cabinet peut enregistrer les écritures plus rapidement et avec moins d’erreurs. Et comme les données sont structurées (bases, TVA, totaux, dates), OpenKM vous aide à préparer et à réviser les informations nécessaires pour des obligations comme le modèle 303 (TVA), en évitant les recherches manuelles et les mauvaises surprises de dernière minute.

Important : l’objectif est d’autom les mauvaises surprises de dernière minute.

Important : l’objectif est d’automatiser la capture et la préparation des données afin de rendre le modèle 303 plus simple et plus fiable (le dépôt final dépend de la procédure suivie par chaque cabinet comptable).

Rapports sur les factures payées et impayées : la trésorerie sous contrôle

Autre avantage concret : OpenKM peut vous aider à générer des rapports sur :

• Les factures en attente d’encaissement
• Les factures en attente de paiement
• Les factures déjà payées / encaissées

Cela offre une sorte de « mini bilan opérationnel » pour appuyer les décisions : prioriser les paiements, relancer les encaissements et anticiper la trésorerie.

Sécurité et confidentialité (sans serveurs sur site)

Beaucoup de petites entreprises ne disposent ni d’un service informatique interne ni d’infrastructure, mais elles ont un vrai problème : des documents sensibles (finance, fournisseurs, clients) qui ne devraient pas être dispersés entre les e-mails ou les dossiers personnels.

Avec OpenKM Cloud, vous centralisez la documentation et vous pouvez compter sur :

• Un contrôle d’accès basé sur les rôles
• La traçabilité (qui téléverse / consulte / télécharge)
• L’ordre et la cohérence documentaire
• Une réduction du risque de perte d’information

Pourquoi cette solution convient aux PME

Parce qu’il ne s’agit ni d’un projet sans fin ni d’un outil générique à construire de zéro. Elle est déjà prête pour la gestion des factures :

• Vous téléversez les documents → le système les comprend et les classe
• Il extrait les données → puis archive automatiquement
• Vous exportez un CSV → la comptabilité devient plus fluide
• Vous générez des rapports → meilleur contrôle de la trésorerie
• Vous automatisez les envois → moins de tâches répétitives

Et tout cela avec OpenKM Invoce Manager pour moins de 100 € par mois, sans serveurs et sans complexité.

Vous voulez le voir avec vos propres documents ?

Si vous êtes une PME (ou un cabinet comptable) à la recherche d’un moyen simple d’automatiser les factures, de mieux vous organiser et de réduire le temps administratif, cette solution verticale est faite pour vous.

Contactez-nous et nous vous montrerons :

• Comment téléverser les factures (scanner, mobile, e-mail)
• Comment les métadonnées sont extraites et le classement se fait automatiquement
• Comment le CSV est généré pour votre cabinet comptable
• Comment sont gérés le statut payé / impayé et les liens entre bons de livraison et factures