OKMFlow vs BonitaSoft : le moteur natif qui place le document au centre

OKMFlow vs BonitaSoft : le moteur natif qui place le document au centre

Écrit par Ana Canteli le 20 octobre 2025

Dans la course à l’automatisation des processus, de nombreuses organisations évaluent deux approches : miser sur un moteur de workflow intégré à leur système de gestion documentaire, ou adopter une suite de business process management plus généraliste. À ce carrefour, OKMFlow — le moteur natif d’OpenKM — et Bonita (BonitaSoft) sont des alternatives fréquentes. Cet article compare les deux, avec un focus sur les scénarios où les documents, la traçabilité et la gestion des processus documentaires sont prioritaires.

Deux approches : le document vs. le processus transversal

OKMFlow est né au sein d’OpenKM, un logiciel de gestion documentaire qui structure, conserve et diffuse l’information pertinente stockée dans le système. En tant que moteur natif, le moteur de workflow agit directement sur les dossiers, les versions, les métadonnées, les permissions et l’audit. Si votre quotidien est la gestion de l’information, l’automatisation des processus de relecture, d’approbation ou de publication se fait sans friction, dans le même environnement. Cette intégration réduit les dépendances et simplifie la gestion du workflow.

Bonita, de son côté, est une plateforme de business process management généraliste. Sa force réside dans l’orchestration de processus métier qui relient plusieurs applications (ERP, CRM, portails, bases de données), modélisés en BPMN et déployés sous forme d’applications utilisateur. Si vos processus métiers ne dépendent pas autant d’informations au format document, Bonita offre flexibilité et une grande variété de mécanismes de workflow et de connecteurs.

Avantage concurrentiel d’OKMFlow pour l’automatisation documentaire

Quand le document est au centre, OKMFlow s’impose pour trois raisons :

Proximité avec le contenu

Le moteur de workflow vit là où vivent les fichiers. Les règles, les tâches et les états reposent sur le référentiel du logiciel de gestion documentaire (permissions, historiques, versions). Ainsi, l’automatisation des processus de contrôle de version, de publication ou de signature électronique s’intègre naturellement à la gestion documentaire et à l’audit.

Simplicité opérationnelle

Moins de briques, moins d’intégration. L’équipe métier travaille dans la même plateforme de gestion documentaire, sans passer d’un outil à l’autre. Pour l’équipe technique, maintenir un seul stack réduit les incidents et accélère les évolutions. Résultat : la productivité augmente et les coûts d’exploitation diminuent.

Automatisation documentaire de bout en bout

De la capture à la diffusion, l’automatisation des documents et l’automatisation documentaire s’orchestrent avec métadonnées, taxonomie et notifications (par exemple, sur les e-mails liés à un dossier ou sur les jalons d’approbation). Avec OKMFlow, il est plus direct d’automatiser un workflow de relecture et publication sans quitter le système de gestion documentaire.

En résumé : si votre priorité est la gestion documentaire, une plateforme de gestion documentaire avec moteur de workflow natif comme OKMFlow facilite l’automatisation des processus et la gestion des processus documentaires avec moins de friction.

Bonita apporte de la valeur dans les processus métier transversaux et les processus d’entreprise à grande échelle qui ne tournent pas autour du référentiel documentaire de l’organisation. Si vous devez connecter un ERP de distribution ou un ERP du secteur alimentaire, des applications legacy et des services externes dans un seul flux BPM, son approche généraliste et son écosystème de connecteurs offrent une grande couverture. C’est particulièrement utile quand l’objectif est de construire des applications de processus, au-delà de la simple gestion documentaire.

Tableau comparatif

Intégration : ouverture totale (hybride si nécessaire)

OpenKM n’impose pas de barrières : l’équipe IT d’OpenKM a déjà créé par le passé un connecteur pour BonitaSoft et, aujourd’hui, OpenKM peut s’intégrer avec n’importe quelle application via API REST. Cela permet des scénarios hybrides : OKMFlow pour la partie documentaire, et Bonita partageant données ou documents quand cela a du sens. Ainsi, le logiciel de gestion documentaire reste la plateforme de référence pour la gestion documentaire, et Bonita prend en charge les segments du processus où un BPM généraliste apporte de la valeur.

Expérience utilisateur et adoption

Dans les organisations où la culture de gestion d’entreprise est fortement centrée sur la gestion de la connaissance interne, les utilisateurs préfèrent travailler dans un seul environnement. Avec OKMFlow, concevoir, exécuter et suivre la gestion des processus documentaires se fait dans le logiciel de gestion documentaire qu’ils utilisent déjà : pas de changement de contexte. Cela améliore l’adoption, simplifie la formation et accélère les livrables. En plus, cela facilite la conformité en gestion de la qualité lorsque vous avez besoin de preuves et d’une traçabilité unifiée.

Cas typiques où OKMFlow l’emporte

• Approbation et publication de contrats, politiques, manuels ou facture électronique, où le cycle de vie du document est dominant.
• Workflow administratif avec multiples relectures et métadonnées obligatoires, déclenché par des événements du référentiel.
• Flux avec signatures électroniques intégrées au dossier, garantissant que la preuve reste stockée dans le système sans dupliquer les plateformes.
• Tous les cas où l’on veut automatiser des processus documentaires et démontrer les résultats en audit.
• Dans tous ces scénarios, l’automatisation des processus et l’automatisation autour du document sont plus directes si le moteur de workflow et le système de gestion documentaire partagent le même ADN.

Signaux pour décider

Choisissez OKMFlow quand :

• Le système de gestion documentaire est stratégique et la gestion des documents exige un contrôle fin, de la traçabilité et de l’audit.
• Vous voulez de l’automatisation de processus et une gestion des processus documentaires sans devoir mettre en place un BPM séparé.
• Vous cherchez à augmenter la productivité en réduisant le time-to-value et la charge technique (compétences techniques requises et maintenance).

Privilégiez Bonita quand :

• Vous devez orchestrer des processus métier qui combinent de nombreux systèmes (y compris ERP de distribution ou ERP agroalimentaire) et que vous devez construire des applications de processus complexes.
• Votre priorité est un BPM généraliste avec une large bibliothèque de connecteurs et plusieurs options de déploiement.

Conclusion

Si votre organisation vit du document, OKMFlow est un moteur de workflow qui joue à domicile : gestion documentaire poussée, moins d’intégration, moins de courbe d’apprentissage et plus de focalisation sur l’automatisation documentaire. Il vous permet d’automatiser des processus critiques — du workflow administratif jusqu’à la facture électronique — à l’intérieur du système de gestion documentaire, en préservant la preuve stockée dans le système et la traçabilité.

Et si demain vous avez besoin d’aller plus loin, la porte Bonita reste ouverte via API REST. Vous pouvez ainsi automatiser aujourd’hui les processus qui ont le plus d’impact, sans renoncer à évoluer vers des processus métier plus larges quand les besoins de gestion d’entreprise l’exigeront.