OKMFlow en Action : Guide Pratique pour Maîtriser le Workflow Natif d'OpenKM

OKMFlow en Action : Guide Pratique pour Maîtriser le Workflow Natif d'OpenKM

Écrit par Ana Canteli le 30 juin 2025

Disposer d'un logiciel de gestion documentaire puissant et polyvalent est essentiel pour l'automatisation des processus et l'amélioration continue des opérations d'entreprise. OKMFlow, le moteur de workflows natif d'OpenKM, est devenu un outil indispensable pour les organisations souhaitant mettre en place les meilleures pratiques en matière de gestion documentaire et optimiser leur système de gestion.

Contrairement aux solutions externes, OKMFlow est complètement intégré à OpenKM, ce qui facilite la définition, l'exécution et le suivi des flux sans recourir à des outils supplémentaires. Ce guide pratique explore son fonctionnement opérationnel à travers des cas réels et des fonctionnalités qui permettent de :

• Réduire les tâches manuelles
• Garantir la conformité réglementaire
• Améliorer la collaboration interne

Premiers pas avec OKMFlow

Pour commencer, il est essentiel d'avoir installé la version correspondante du moteur OKMFlow (compatible avec Java 17). Le processus d'installation comprend :

• La création de la base de données
• La configuration des ports
• La validation des utilisateurs

Une fois l'installation terminée, la connexion entre OpenKM et le serveur de workflow est établie, permettant une connexion directe depuis l'interface habituelle du gestionnaire documentaire.

Le premier workflow peut être très simple : une transition entre un nœud de départ et un nœud d'arrivée. Cette structure permet déjà :

• La définition de variables de contexte
• L'enregistrement d'instances
• L'exécution d'actions automatiques (ex. : création de logs)
• Formulaires électroniques et tâches assignées

Les formulaires électroniques dans OKMFlow peuvent inclure :

• Champs de texte
• Menus déroulants
• Options obligatoires
• Validations numériques

Les tâches peuvent être assignées à :

• Des utilisateurs spécifiques
• L'initiateur du flux
• Des membres d'un rôle
• Une liste partagée

Exemple : dans un processus de validation de facture, les données saisies sont vérifiées à l'étape suivante en lecture seule. Le montant détermine ensuite le parcours du document vers RH, ventes ou informatique.

Actions automatisées pour optimiser vos flux

Les actions sont des blocs de code interagissant avec l'API d'OpenKM. Elles permettent :

• Création de dossiers dynamiques
• Attribution de métadonnées
• Tamponnage de documents
• Renommage automatique
• Déplacement entre répertoires

Ces actions assurent la cohérence et l'efficacité du traitement documentaire (versions, signatures, etc.).

Gestion des variables et contexte partagé

Les variables de processus sont stockées dans un "contexte" partagé entre les tâches. Elles permettent :

• De conditionner les flux
• De configurer les e-mails
• D'appliquer des actions spécifiques

Le contexte est modifiable en cours d'exécution, améliorant la traçabilité et facilitant les audits.

Transitions et systèmes conditionnels

Les transitions peuvent être statiques ou dynamiques. En combinant des nœuds de décision et des actions conditionnelles, il est possible de définir :

• Des routes selon un montant
• Des choix de département
• L'état de validation d'une tâche

Cela transforme un simple gestionnaire documentaire en une plateforme de gestion de processus métiers (BPM).

Communication interne par e-mails

OKMFlow peut envoyer automatiquement des e-mails avec :

• Liens vers les documents
• Formulaires à remplir
• Accès temporaires (via jetons)

Les e-mails sont personnalisables via le fichier de propriétés avec des variables Freemarker.

Cas d'usage

OKMFlow est idéal pour :

• La gestion de la qualité avec suivi des révisions
• La validation juridique avec signature électronique
• L'approbation de budgets et nouveaux articles
• Un canal de signalement confidentiel et sécurisé

Clés pour l'optimisation

• Pour tirer le meilleur parti d'OKMFlow, il convient de :
• Identifier les goulets d'étranglement
• Standardiser les formulaires
• Cartographier et modéliser les flux récurrents
• Automatiser les étapes répétitives

Conclusion

OKMFlow réinvente la gestion documentaire au sein d'OpenKM. Son intégration native, sa flexibilité et son adaptabilité en font une solution stratégique pour les entreprises en quête d'efficacité, de conformité et d'excellence opérationnelle.