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Mon entreprise peut mettre en place un système de gestion de documents
Écrit par Paco Ávila le 14 mai 2014
Un des facteurs qui inquiètent les entreprises, lors de la mise en œuvre d’un système de gestion de documents, est son adaptation aux besoins de l’entité.
Pour cela, un gestionnaire de documents doit respecter un principe: la flexibilité.
Pour déterminer le degré de besoin d'un système de gestion de documents dans l'entreprise, nous nous baserons sur ces critères:
Frais de papiers inutiles
Étant donné le problème des dépenses et de l’augmentation de l’espace physique nécessaire à l’archivage dans l’entreprise, il sera toujours pratique de mettre en place un système de gestion de documents qui résout ces problèmes quotidiens gênants. Vous économiserez ainsi davantage sur le papier tout en évitant la gestion d'un fichier physique.
La sécurité
Il est courant que des informations au format papier s’égarent, ce qui entraîne de plus grands problèmes de gestion dans l’entreprise. Un gestionnaire de documents empêche cette perte inutile et empêche la documentation de tomber entre les mains de tiers.
La communication
Un système de gestion de documents influence favorablement les communications internes et externes avec l'entreprise. L'homogénéité du système lors de l'accès aux informations permet à tout utilisateur autorisé d'accéder à la documentation gérée dans l'entité.
Facilité d'utilisation
Le système doit être intuitif, convivial et facile à utiliser. Une interface avec ces trois fonctionnalités facilite l'acceptation des utilisateurs et améliore le processus de mise en œuvre et d'utilisation.
OpenKM et la gestion de documents adaptée à l'entreprise
Le système de gestion de documents OpenKM, grâce à sa polyvalence, couvre tous les critères mentionnés ci-dessus.
Avec des fonctionnalités puissantes qui permettent à l'entreprise de gérer les informations et facilitent ainsi la collaboration, la gestion et la recherche de documents.
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