Méthodologie de mise en œuvre d'un système de gestion documentaire (SGD)

Méthodologie de mise en œuvre d'un système de gestion documentaire (SGD)

Écrit par Ana Canteli, le 18 mars 2022

Mettre en place un système de gestion documentaire (SGD) dans votre entreprise est une étape importante, souvent signe de croissance car l’organisation génère de plus en plus d’informations et de documents. L’implémentation d’un tel logiciel permet de rendre l’entreprise plus efficace, plus résiliente face aux changements et mieux préparée à relever les défis.

Passer de la gestion papier à un environnement numérique peut sembler complexe, notamment si l’on ne connaît pas les outils de GED. Une expérience préalable est un avantage, mais non indispensable : toute organisation peut observer un retour sur investissement significatif grâce à un système performant, surtout si elle suit une stratégie de mise en œuvre bien définie.

Phase de préparation

Peu importe la solution choisie, un plan clair d'utilisation est essentiel. Cela permettra d'identifier les problèmes à résoudre et les fonctionnalités nécessaires. Le fournisseur demandera aussi des données techniques : nombre d’utilisateurs, taille du répertoire initial, nombre de documents créés par unité de temps, etc.

Solutions cloud : idéales pour les petites entreprises sans équipe technique. L’abonnement inclut l’application, l’espace de stockage, le support technique, les sauvegardes et la maintenance.

Solutions sur site : adaptées aux entreprises moyennes ou grandes avec leurs propres serveurs et équipe IT.

Installations hybrides : adaptées aux structures opérant à la fois en cloud et sur serveurs.

Connaître les produits et services inclus dans l’offre finale est fondamental.

Installation

Le service d'installation est inclus dans l'offre commerciale. Il comprend :

• Prévisualisation des documents
• Configuration des sauvegardes
• Fonctionnalités e-mail
• Notifications et abonnements
• OCR (Tesseract)
• SSL (extranet sécurisé)
• Antivirus
• Intégration Active Directory (LDAP)
• Personnalisation de l’interface avec votre logo

Support technique :

• Analyse de performance à la demande
• Intégrité du répertoire
• Suivi du moteur de recherche
• Espace disque disponible et journaux de sauvegarde

Version cloud :

• Base MySQL, sous-domaine personnalisé
• Sauvegardes incrémentielles
• OCR, SSL, antivirus
• Support technique professionnel standard
• Bande passante 440 Go, réseau redondant

En général, l’installation dure environ 2 heures. Un rapport est remis au client.

Formation des utilisateurs

La formation est adaptée au profil : utilisateur final, administrateur, consultant, créateur de workflows. La plateforme OpenKM Academy offre ces modules, avec certification à la clé.

Recueil des besoins

Après l’installation et la formation, la configuration peut être adaptée à des besoins plus complexes :

• Liste des utilisateurs et rôles
• Définition de la taxonomie
• Politiques de sécurité (lecture, écriture, suppression...)
• Catégories et modèles de documents
• Importation massive
• Automatismes et workflows
• Archivage e-mail et reporting

Un document de synthèse est fourni au client pour validation.

Support technique

L'abonnement au service technique est facultatif, mais recommandé. Il permet d’ouvrir des tickets selon la gravité des incidents, avec des délais de résolution garantis. Les créateurs du logiciel font partie de l’équipe support, assurant une expertise optimale.

L'abonnement comprend un accès illimité à la documentation technique et un contact direct avec les développeurs d’OpenKM.