L’automatisation est-elle un levier de productivité pour les entreprises ?

L’automatisation est-elle un levier de productivité pour les entreprises ?

 Écrit par Dmytro Zaichenko, le 13 janvier 2023

Souhaitez-vous améliorer la productivité et l’efficacité de votre entreprise ? Vous vous demandez si l’automatisation peut réellement être un levier de performance ?

Dans cet article, nous vous aiderons à répondre à cette question. Ensuite, nous vous guiderons pour prendre les meilleures décisions afin d’optimiser durablement les opérations de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

L’automatisation des processus métier (Business Process Automation - BPA) consiste à automatiser les flux de travail manuels afin d’éliminer ou de réduire au minimum le recours aux ressources humaines pour les tâches répétitives et les processus de routine. Grâce à l’automatisation, un processus est déclenché automatiquement sans intervention humaine.

Donc, si vous n’utilisez pas encore de logiciel d’automatisation pour rationaliser vos opérations, il est temps de le faire. L’automatisation peut vous faire gagner du temps et de l’argent.

6 avantages clés de l’automatisation en entreprise

Les bénéfices de l’automatisation des workflows sont considérables. Voici les six principales raisons d’intégrer l’automatisation à votre entreprise, et comment cela vous aide à gagner du temps et à améliorer l’efficacité.

1. Augmenter la productivité

En tant que dirigeant, vous augmentez la productivité en automatisant certaines tâches. Moins de temps passé sur la gestion des processus internes signifie plus de temps pour vous concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Résultat : la productivité s’améliore dans d’autres domaines de votre activité.

Grâce à des outils de gestion de projet, d’automatisation marketing ou de gestion des workflows, vous pouvez accélérer de nombreuses tâches, de la planification de projet aux tests A/B en marketing. Plus vous traitez rapidement les demandes clients, plus vous développez votre activité.

2. Gagner du temps et de l’argent

À mesure que votre entreprise se développe, vous devez recruter si vous comptez sur votre équipe pour exécuter manuellement les tâches. Mais en automatisant ces processus, vous augmentez votre production sans devoir élargir votre effectif. En moyenne, les processus automatisés permettent d’économiser environ 360 heures par an pour l’équipe.

Par ailleurs, les solutions BPA vous permettent de rationaliser les processus existants. Vous réduisez ainsi les coûts sans sacrifier la qualité du travail — et vous évitez de perdre du temps à corriger des erreurs humaines.

3. Améliorer l’expérience client

L’automatisation offre une meilleure expérience aux clients. Elle permet des communications plus rapides, personnalisées et adaptées à chaque étape du parcours client.

Avec les progrès de l’intelligence artificielle, vous pouvez utiliser des chatbots pour interagir avec les clients sur votre site ou votre application. Ces assistants répondent aux questions et guident les utilisateurs jusqu’à l’achat, sans intervention humaine.

Les chatbots sont très utiles pour les boutiques en ligne ou les entreprises qui reçoivent un trafic important sans disposer des ressources humaines pour gérer toutes les demandes.

4. Rendre les processus plus efficaces

L’automatisation apporte de l’efficacité à vos processus métier. Prenons un petit exemple :

Vous êtes manager d’une équipe commerciale, et votre travail consiste à examiner les prospects entrants et à les répartir entre les commerciaux. Cette tâche vous prend plusieurs heures chaque jour.

La bonne nouvelle, c’est qu’avec l’automatisation, vous pouvez déclencher cette tâche automatiquement via votre CRM ou votre logiciel de prospection.

5. Standardiser vos processus

Il est difficile de garder tout le monde aligné sur les processus internes. La gestion de la documentation peut vite devenir problématique, surtout avec une circulation constante de documents, de notes de réunions, etc.

Quand les processus ne sont pas standardisés, cela complique les choses pour toutes les parties impliquées. Grâce à l’automatisation, vous pouvez standardiser facilement les procédures dans toute l’entreprise.

Vous pouvez aussi encadrer le processus créatif pour tous les collaborateurs. Cela vous aide à mieux organiser votre flux de travail, à suivre l’avancement et à documenter chaque étape.

6. Assurer la conformité

Respecter les réglementations actuelles, comme le RGPD, est essentiel. L’automatisation facilite la conformité.

Par exemple, vous ne pouvez conserver les données personnelles que pendant une durée déterminée. Passé ce délai, vous devez les supprimer.

Avec des déclencheurs automatiques, vous pouvez supprimer automatiquement les données d’un client ou d’un prospect d’une liste de diffusion ou d’une base clients, sans devoir le faire manuellement.

5 domaines d’activité à automatiser en 2023

Voici les principaux domaines où l’automatisation a un fort impact :

Finance et comptabilité

Automatiser la planification financière et les fonctions comptables permet de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques : analyse, stratégie, collaboration.

Les données sont capturées automatiquement, plus besoin de fouiller dans des feuilles Excel. Les factures sont automatiquement associées aux documents correspondants et les validations sont routées automatiquement. Cela réduit le risque d’erreurs et vous offre une tranquillité d’esprit.

Marketing

Plus besoin de cliquer manuellement sur « envoyer » pour chaque email, post ou campagne. Avec un logiciel d’automatisation marketing, vous pouvez automatiser :

• les campagnes d’emailing
• les workflows dans le CRM
• les publications sur les réseaux sociaux
• les tâches SEO
• les efforts de content marketing
• l’onboarding client

L’automatisation permet aussi de gérer plus facilement les données marketing, les analyses et les rapports. Par exemple, de nombreux outils génèrent des rapports internes automatiquement.

Et pour aller plus loin, vous pouvez utiliser des outils de visualisation comme Tableau pour créer des tableaux de bord dynamiques et connectés à Excel.

Service client

Imaginez devoir répondre sans cesse à « Comment réinitialiser mon mot de passe ? »

Grâce à des outils d’automatisation du support — comme les chatbots, les FAQ intelligentes ou la documentation alimentée par l’IA — vous libérez les agents pour les cas complexes.

Les solutions de nouvelle génération combinante IA et IoT peuvent même anticiper et résoudre certains incidents via des canaux digitaux, tout en offrant un suivi complet pour l’utilisateur.

Ressources humaines

Les systèmes RH peuvent automatiser :

• la publication des offres d’emploi
• le suivi des candidatures
• la planification des entretiens
• l’intégration et le départ des collaborateurs

Ils peuvent aussi fournir des indicateurs sur la satisfaction, la productivité et l’engagement des employés.

Ventes

Traditionnellement, l’automatisation des ventes passe par l’utilisation de CRM et d’outils de prospection. Cela vous permet de gagner du temps sur les tâches répétitives.

Mais on peut aller plus loin :

• amélioration du scoring et de la génération de leads
• analyses de ventes plus fines pour de meilleures décisions
• hausse de la productivité des équipes

L’automatisation, un véritable atout pour votre productivité

À la lumière de ce que nous avons vu, l’automatisation est un levier essentiel pour améliorer la productivité de votre entreprise.

Elle permet d’économiser du temps et des ressources dans de nombreux domaines, ce qui a un impact direct sur la performance globale. Elle peut même contribuer à générer davantage de revenus.

Nous espérons que cet article vous aidera à envisager l’automatisation sous un angle plus stratégique et à commencer à simplifier et optimiser vos processus métier.

À propos de l’auteur :
Dmytro Zaichenko est spécialiste marketing chez Coupler.io, un service d’intégration de données. Il a plus de deux ans d’expérience en marketing digital. En dehors de ses expérimentations marketing, c’est un grand fan de NBA.