L'impact de la réglementation en cybersécurité sur la gestion documentaire (NIS2, RGPD et plus encore)

L'impact de la réglementation en cybersécurité sur la gestion documentaire (NIS2, RGPD et plus encore)

 Écrit par Ana Canteli, le 30 janvier 2025

La numérisation croissante dans le monde professionnel a conduit à la mise en place de réglementations en cybersécurité, telles que la directive NIS2 et le Règlement général sur la protection des données (RGPD), visant à garantir un niveau élevé de sécurité dans l’ensemble de l’Union européenne. Ces normes ont un impact important sur la gestion documentaire, contraignant les organisations à adopter des mesures spécifiques pour protéger la sécurité de l’information.

Directive NIS2 : un nouveau cadre réglementaire en cybersécurité

La directive NIS2, qui remplace la directive NIS précédente, étend son champ d’application et impose des exigences plus strictes en matière de sécurité numérique. Elle concerne les acteurs essentiels et importants des secteurs critiques (énergie, transport, banque, santé, infrastructures critiques). Les entreprises, y compris de nombreuses PME, doivent mettre en place des contrôles d’accès, un chiffrement des données et l’authentification multifactorielle, tout en garantissant une gestion adéquate des incidents.

RGPD : protection des données personnelles

Le RGPD porte sur la sécurité des données personnelles au sein de l’UE. Il oblige les organisations à collecter, stocker et traiter ces données en toute sécurité, en obtenant le consentement explicite des utilisateurs et en mettant en place des procédures de notification des incidents sous 72 heures. Le non‑respect de ces obligations peut entraîner des amendes pouvant atteindre plusieurs millions d’euros, impactant fortement le chiffre d’affaires.

Impact sur la gestion documentaire

La gestion documentaire est directement concernée par ces normes, car elle implique le traitement de grandes quantités d’informations sensibles. Pour se conformer à la NIS2, les organisations doivent mettre en œuvre :

• Des contrôles d’accès basés sur le principe du privilège minimum, afin que seules les personnes autorisées accèdent aux documents critiques.

• Le chiffrement des données, au repos et en transit, pour protéger l’information contre les menaces.

• Des politiques de sécurité claires définissant les procédures de gestion de l’information.

• Des tests de pénétration réguliers pour détecter les éventuelles vulnérabilités.

• Un échange sécurisé d’informations avec les fournisseurs et les clients.

Comment OpenKM peut aider au respect de ces normes ?

Répondre aux exigences de la NIS2 et du RGPD nécessite une solution robuste et adaptable. En tant que système de gestion documentaire, OpenKM propose des fonctionnalités clés permettant aux organisations de se conformer efficacement à la NIS2 et aux autres régulations :

• Sécurité de la chaîne logistique : chiffrement, authentification multifactorielle, et contrôles d’accès basés sur les rôles, garantissant la protection documentaire sur l’ensemble de l’infrastructure digitale.

• Gestion des incidents : flux de travail automatisés et équipes de réponse configurables permettant une intervention rapide en cas d’incident de sécurité.

• Conformité réglementaire : outils avancés de suivi et d’audit documentaire facilitant le respect des exigences NIS2 et RGPD.

• Signature électronique : sécurisation des transactions et respect des normes grâce à des processus d’authentification fiables.

De plus, OpenKM propose :

• Formation via OpenKM Academy : modules pour administrateurs, consultants, développeurs et utilisateurs finaux, couvrant la cybersécurité, l’analyse des risques et la continuité d’activité.

• Services de conseil personnalisés : adaptation de la solution aux spécificités de chaque organisation afin d’assurer une mise en conformité fluide et efficace.

Bonnes pratiques pour se conformer avec OpenKM

Pour garantir la conformité à la directive UE et au RGPD, les entreprises peuvent adopter les bonnes pratiques suivantes à l’aide d’OpenKM :

1. Mettre en place des contrôles d’accès granulaires et une segmentation des utilisateurs selon les rôles.

2. Appliquer une approche Zero Trust, vérifiant en continu l’identité des utilisateurs.

3. Automatiser les processus pour respecter les délais de mise en œuvre réglementaires et réduire les erreurs humaines.

4. Gérer efficacement les situations de crise grâce à des plans prédéfinis dans le système garantissant la continuité d’activité.

5. Assurer une conformité intégrale, intégrant les processus documentaires dans des politiques de sécurité alignées sur les législations nationales et internationales.

Conclusion

Se conformer à la NIS2 et au RGPD en matière de gestion documentaire est un défi que les entreprises doivent relever de manière proactive. Adopter une solution comme OpenKM permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires, mais aussi d’optimiser la gestion documentaire, assurant ainsi un environnement de travail numérique sécurisé et efficient.

En tirant parti des fonctionnalités avancées d’OpenKM, de ses formations et de son accompagnement, les organisations bénéficient d’une approche globale pour :

• Sécuriser les données,

• Minimiser les risques cyber,

• Respecter les délais imposés par la Commission européenne.

Pour en savoir plus sur la manière dont OpenKM peut assister votre structure dans le respect de ces réglementations, rendez-vous sur openkm.fr.