La différence entre la gestion documentaire et la gestion des archives

La différence entre la gestion documentaire et la gestion des archives

 Écrit par Ana Canteli le 14 août 2025

Gestion électronique des documents ou gestion électronique des archives ? Différences en termes de portée, conformité, conservation, exemples et recommandations pour choisir.

Un système de gestion documentaire se concentre sur les documents, en particulier les documents actifs : création, édition, gestion des versions, collaboration et intégration avec le reste de la suite logicielle. En revanche, un système de gestion des archives se concentre sur les documents ayant une valeur probante. Un brouillon est un document, mais il ne pourra jamais être une archive. Concernant les archives, un système spécialisé applique la conservation, la disposition finale, préserve la chaîne de garde et garantit la conformité légale et réglementaire. Ainsi, dans la pratique quotidienne, un système de gestion documentaire stimule la productivité, tandis qu’un système de gestion des archives réduit les risques et les sanctions.

Gestion documentaire vs gestion des archives : les 8 différences clés

Bien que la gestion documentaire et la gestion des archives se ressemblent (et que, dans de nombreux cas, les deux disciplines soient liées, voire doivent être mises en œuvre simultanément), il existe un certain nombre de différences qui peuvent nous aider à distinguer correctement ces deux approches.

1. Objectif et portée
   Un système de gestion documentaire vise à améliorer la collaboration, la productivité, à réduire les délais des cycles documentaires et à éviter l’apparition de documents orphelins grâce à la centralisation du dépôt documentaire. Un système de gestion des archives, quant à lui, veille au respect des obligations légales et réglementaires et à la protection de la valeur probante des documents. Il garantit que les informations obligatoires sont conservées pendant la durée requise et détruites de la manière et dans les délais prévus.

2. Cycles de vie et gouvernance
   Dans un logiciel de gestion documentaire, le cycle est : création → révision → approbation → publication → archivage. Dans un logiciel de gestion des archives, le cycle est : déclaration d’archive, conservation fondée sur des événements (par exemple : fin d’un contrat), suspension (pour raisons juridiques) et disposition finale ou élimination.

3. Conformité légale et réglementaire
   Dans un système de gestion documentaire, les règles de conservation sont simples et il existe un certain degré de discrétion. Un logiciel de gestion des archives, en revanche, exige des calendriers de conservation par type de document, la définition de la juridiction applicable, la détermination des approbateurs et de la manière dont la disposition est réalisée, ainsi que l’établissement de protocoles de suspension validés pour les litiges ou les audits.

4. Métadonnées et traçabilité
   En gestion documentaire, les métadonnées sont principalement utilisées pour organiser la documentation selon plusieurs critères et améliorer la recherche, ce qui facilite l’audit opérationnel. En gestion des archives, elles ont une valeur essentiellement probante : elles indiquent qui/quoi/quand/pourquoi, intègrent les métadonnées de signature et les preuves d’authenticité et d’intégrité.

5. Contrôle de versions et copie officielle
   Dans un système de gestion documentaire, le contrôle des versions est séquentiel et résulte souvent du travail de plusieurs auteurs (v1, v2, v3…). En gestion des archives, on détermine quelle est la version officielle (élevée au rang d’archive), on contrôle ce qui est défini, comment cela est attesté, et ce qui est éliminé (des versions intermédiaires peuvent ne pas être conservées).

6. Sécurité et contrôle d’accès
   Dans un logiciel de gestion documentaire, la politique de sécurité est conçue pour répondre aux besoins des équipes, départements et projets. Dans un système de gestion des archives, on applique le principe du minimum de privilèges, la séparation des fonctions, des audits d’accès périodiques et la révision des politiques pour les données sensibles.

7. Intégrations et automatisation
   Un logiciel de gestion documentaire est censé offrir des fonctionnalités comme l’édition, l’archivage des e-mails, la signature électronique, l’OCR, ou l’intégration avec ces outils ou d’autres (ERP, CRM…). Les systèmes de gestion des archives doivent être automatisés selon le cadre juridique, les règles archivistiques applicables, les calendriers de conservation, les workflows de disposition ou de blocage légal, avec production automatique de preuves pour faciliter les audits et inspections.

8. Coûts et retour sur investissement
   Avec un système de gestion documentaire, on cherche à économiser du temps, réduire les erreurs et mieux rentabiliser l’information créée. Avec un système de gestion des archives, l’objectif est de réduire les risques de litiges et de sanctions, de diminuer les coûts de stockage et de maintenir la confiance des administrations publiques et des auditeurs autorisés.

Gestion documentaire ou gestion des archives ? Cela dépend de votre secteur

Comme indiqué précédemment, la gestion documentaire et la gestion des archives sont différentes, mais elles peuvent aussi être complémentaires, voire obligatoires. Comment le savoir ? Principalement en fonction de votre secteur d’activité. Si vous travaillez dans un secteur réglementé, il est probable que vous ayez besoin des deux.

Secteur juridique et secteur public
Si vous travaillez pour des cabinets de conseil, des cabinets d’avocats ou des administrations publiques, vous devrez respecter les délais de conservation, les exigences de transparence, les politiques de sécurité avec accès restreint, la garde, l’audit et le blocage légal. Dans ce cas, vous avez besoin d’un logiciel de gestion électronique des archives, que vous pouvez compléter par la gestion documentaire pour bien organiser le dépôt documentaire.

Santé et finance
Ces secteurs manipulent de grands volumes d’informations sensibles qui nécessitent des audits stricts. Grâce à la gestion des archives, ces organisations peuvent fixer des échéances et des protocoles d’élimination, tandis que la gestion documentaire leur offre la traçabilité nécessaire, évite les doublons et préserve la confidentialité.

Logistique et industrie manufacturière
Ces organisations ont besoin d’archives de qualité, d’une traçabilité en temps réel et d’un accès multiplateforme à la documentation technique. La gestion documentaire facilite la collaboration simultanée et les relations avec des tiers (clients, fournisseurs), tandis que la gestion des archives permet l’obtention et la conservation de certifications.

Ressources humaines et back-office
Documentation fiscale, légale et interne : inscriptions à la sécurité sociale, bulletins de salaire, autorisations, bourses, subventions, etc. La gestion documentaire prend en charge les procédures et tâches internes, tandis que la gestion des archives garantit le respect des calendriers d’activité selon le pays, la région ou la ville, et gère des cas comme la suppression de profils ou l’effacement de données personnelles.

OpenKM : système de gestion documentaire et de gestion des archives électroniques

Comme vous pouvez le constater, il est fréquent dans de nombreux secteurs que la gestion documentaire et la gestion des archives ne soient pas une option, mais une nécessité.

OpenKM est un logiciel de gestion documentaire et de gestion électronique des archives. Avec cette plateforme, vous pouvez mettre en place la politique de conservation des archives et l’automatisation documentaire dont vous avez besoin, analyser les journaux d’audit par auteur, contenu ou événement, générer des rapports sur tout aspect d’intérêt et effectuer, si nécessaire, des activités d’eDiscovery. Il facilite également la collaboration entre utilisateurs et l’intégration avec des applications tierces, y compris l’IA, les moteurs OCR, l’IDP et les workflows.

Pour exploiter pleinement un logiciel aussi puissant, OpenKM propose des formations spécialisées par profil via OpenKM Academy. Demandez-nous une démonstration en ligne personnalisée pour étudier votre cas en détail.