Intégration entre le logiciel de gestion documentaire et Teams

Intégration entre le logiciel de gestion documentaire et Teams

 Écrit par Ana Canteli, le 3 juin 2022

Pour garantir la collaboration avec les clients, entre utilisateurs, employés et équipes dans un monde globalisé et de plus en plus virtualisé, nous disposons d'une multitude d'applications. À l’origine conçues comme de simples canaux de communication, elles sont aujourd’hui intégrées à la vie professionnelle en raison de leur popularité ou par nécessité. L’une de ces plateformes collaboratives est Microsoft Teams.

La généralisation du télétravail n’a fait qu’augmenter la pertinence et la présence de MS Teams dans l’environnement professionnel. Il est devenu l’outil préféré de nombreuses organisations pour améliorer la collaboration, tant en interne qu’avec des acteurs externes, y compris les administrations publiques.

Avec Teams, les utilisateurs peuvent collaborer plus efficacement en suivant les conversations, e-mails, calendriers, projets, etc. Toutefois, cette plateforme présente certaines limitations structurelles qui peuvent être surmontées grâce à son intégration avec des solutions de gestion documentaire. L'option la plus courante est SharePoint, la plateforme de gestion documentaire proposée par Microsoft. Avec SharePoint Online, les utilisateurs de Teams peuvent gérer les types de documents les plus courants tels que Word, Excel ou PowerPoint. Il est possible de créer des dossiers pour stocker des documents provenant d'autres applications de l'écosystème Microsoft, qui sont finalement enregistrés dans SharePoint Online.

Cependant, le flux de travail entre MS Teams et SharePoint est limité en raison de l'absence de lien entre la politique de sécurité de SharePoint et les applications utilisées par les utilisateurs. Pour y remédier, il est nécessaire d’intégrer les autorisations nécessaires à la gestion documentaire.

La majorité des informations partagées et stockées dans Teams sont des documents. L’application est divisée en de nombreux canaux de communication, chacun créant un dossier relié à la bibliothèque documentaire dans SharePoint. C’est là que l’onglet Files de Teams redirige les utilisateurs. L’absence d’une expérience de navigation intégrée complique la visualisation du référentiel documentaire global et nuit à la compréhension du corpus documentaire avec lequel les utilisateurs doivent travailler. Cela conduit à des erreurs comme la duplication de documents ou la perte d'informations importantes. Pour certains spécialistes de la gestion documentaire, la principale faiblesse de Teams est sa mauvaise expérience de recherche.

Autre inconvénient : la politique d’archivage et de rétention de Microsoft est dispersée dans toutes les applications de la suite Office 365. Pour surmonter ces limitations, une organisation a besoin d’intégrer une solution de gestion documentaire tierce. Mais le plus grand défi pour l’utilisateur final reste de savoir comment agir dans un environnement professionnel de plus en plus complexe :

• Quand créer une nouvelle équipe ?
• Un canal Teams suffit-il ?
• Doit-il être public ou privé ?
• Quels types de documents peuvent être stockés dans Teams ?
• Que se passe-t-il avec les archives et les données sensibles ?

Pour résoudre tous ces problèmes, le logiciel de gestion documentaire OpenKM s’est intégré avec Microsoft Teams.

OpenKM permet l’édition en ligne de tout type de fichier, pas uniquement ceux de la suite Office. Grâce à son module Live Edit, l’extension du fichier n’est pas un obstacle. Le système de contrôle de version d’OpenKM évite les duplications et les pertes de documents. Le service d’abonnement garantit le bon fonctionnement des canaux de communication définis dans OpenKM.

Par ailleurs, si vous souhaitez activer l’édition collaborative, l’éditeur en ligne d’OpenKM permet de modifier des fichiers en temps réel, même pendant les réunions dans Teams.

La politique de sécurité d’OpenKM s’applique à l’ensemble du référentiel documentaire. De nombreuses entreprises choisissent OpenKM pour centraliser tous leurs contenus dans une seule plateforme, ce qui leur permet de savoir à tout moment quelles informations elles possèdent, où elles se trouvent, qui y a accès et sous quelles conditions. OpenKM s’intègre nativement avec Active Directory ou LDAP, ce qui permet à l’entreprise de réutiliser ses politiques d’accès existantes sans devoir les dupliquer.

OpenKM permet également de créer des tâches automatiques personnalisées. Par exemple, si un groupe d’utilisateurs organise une réunion dans Teams, on peut configurer à l’avance dans OpenKM le répertoire où seront stockés tous les documents produits. La gestion fine des autorisations dans OpenKM permet de définir très précisément l’accès aux documents : lecture seule, édition (par dossier, sous-dossier ou fichier), modification de la sécurité du nœud, suppression, etc.

L’un des avantages majeurs d’OpenKM est son moteur de recherche puissant. Il permet de retrouver facilement toute information, grâce à l’extraction de texte, aux mots-clés, catégories, métadonnées, etc. Le moteur de recherche permet d’accéder à toutes les données liées : notes, historique, audit, relations avec d'autres contenus, inclusion dans un workflow, etc. OpenKM dispose d’un moteur de workflow pour la gestion de processus métier complexes, qui peuvent être liés à des projets Teams.

On peut également configurer des recherches enregistrées pour les requêtes les plus fréquentes ou des listes personnalisées pour chaque utilisateur. Des fonctionnalités comme les rapports ou les agents de recherche informent les utilisateurs de tout événement documentaire important.

Enfin, OpenKM permet de mettre en place un plan d’archivage, grâce à son module dédié. Celui-ci aide l’organisation à définir une politique d’archivage, de suppression ou de conservation des documents conforme aux réglementations applicables. Cela facilite la conformité réglementaire et la gouvernance de l’information.

Pour garantir une adoption réussie, OpenKM propose OpenKM Academy, une plateforme de formation en ligne qui aide les utilisateurs à se familiariser avec la solution documentaire dans leur quotidien. Il est souvent fastidieux pour les utilisateurs de naviguer entre différentes applications pour trouver l'information dont ils ont besoin. En leur fournissant OpenKM comme plateforme de travail centrale, vous leur offrez une expérience fiable, sécurisée et efficace pour accomplir leurs missions.