Intégration d’un système de gestion documentaire avec un ERP

Intégration d’un système de gestion documentaire avec un ERP

 Écrit par Ana Canteli, le 29 avril 2022

Les projets d’intégration d’applications sont des objectifs auxquels toutes les organisations finissent par parvenir. Au départ, le déploiement et la configuration des logiciels se font de manière intuitive ou spontanée, souvent basés sur l’expérience des équipes ou sur des offres marketing attractives.

Avec le temps, les équipes et surtout les managers réalisent les coûts réels et les opportunités perdues liés à l'absence d'interopérabilité. Les utilisateurs doivent constamment changer d’application, extraire des données d’un système pour les transférer vers un autre, avec tous les risques que cela comporte : pratiques inappropriées, non-conformité, risques pour la protection des données, pertes d’information, pour n’en citer que quelques-uns.

Il n’est donc pas étonnant que de nombreuses entreprises intègrent à leur suite logicielle à la fois un ERP et un système de gestion documentaire. Bien qu’elles puissent sembler se chevaucher au début, leur intégration offre de nombreux avantages.

Avantages de l’intégration entre un gestionnaire documentaire et un ERP

• Accès immédiat : grâce à l’intégration, un utilisateur peut initier un processus métier depuis n’importe quelle application, en toute confiance.

• Gain de temps : l'interopérabilité réduit considérablement le temps consacré à la recherche, au transfert et à la distribution des fichiers.

• Meilleure traçabilité : une suite logicielle intégrée facilite le suivi et le contrôle documentaire.

• Optimisation des processus avancés : comme la gestion des durées de conservation, des suppressions ou l’analyse de meilleurs rapports. L’intégration permet de traiter ces enjeux de façon globale.

Processus d’intégration

La pertinence d’une intégration repose sur plusieurs facteurs :

1. Expérience des équipes : technique et utilisateur, pour définir le point de départ, les objectifs, les ressources et le planning.

2. Documentation des solutions : idéalement, chaque ERP ou gestionnaire documentaire doit offrir des ressources facilitant l’intégration, notamment via API ou SDK.

Scénarios d’intégration

1. Dossiers partagés
   L’ERP dépose des fichiers (factures, bons de livraison…) dans un dossier partagé, accompagnés d’un fichier CSV. Un processus automatisé importe ces données vers le gestionnaire documentaire.

2. Identifiant unique
   À l’aide d’un identifiant ERP (UUID), un lien est établi entre le document dans l’ERP et dans le gestionnaire. L’accès devient immédiat.

3. Via API
   Selon les capacités de l’ERP (Java, .NET, NodeJS…), une intégration via API peut permettre de :

   • Uploader un document + ses métadonnées, et récupérer l’UUID.

   • Consulter un document à partir de ses métadonnées, sans stocker l’UUID dans l’ERP.

Facteurs à considérer

• Volume : pour un grand nombre de documents journaliers (ex. 20 000), une importation en lot (hors heures de pointe) est préférable pour préserver les performances.

• Personnalisation : l’ERP peut présenter une interface propre, sans exposer directement celle du gestionnaire documentaire. Il convient de réduire les connexions directes au gestionnaire et privilégier l’usage de l’API.

• API atomique : l’appel “uploader un document” reste central. Le reste est pris en charge en interne. La création de méthodes sur mesure (via API REST) est conseillée pour optimiser les performances et limiter le nombre d’appels.

Exemple d’usage

Dans le cadre de documents d’identité, plusieurs cas peuvent survenir :

• L’utilisateur dispose d’un document standard : le système le reconnaît.

• Sinon, l’utilisateur fournit nom, photo, date de naissance, etc. Le système crée le document.

• Trois méthodes distinctes permettent de traiter chaque situation de manière adaptée.

L’approche plugin REST permet de limiter à une seule classe les actions complexes, évitant plusieurs appels API successifs.

Philosophie de conception

L’API existante offre déjà des méthodes pour charger des documents et ajouter des métadonnées. Toutefois, pour garantir transparence et efficacité lors d’une intégration, il est préférable de développer des appels API « haut niveau » qui encapsulent plusieurs actions en un seul. Cela optimise les performances, surtout lorsqu’il s’agit de gérer de grands volumes de données.

Si vous souhaitez davantage d'informations ou avez des questions sur les possibilités d'intégration d’OpenKM dans votre suite logicielle, n’hésitez pas à nous contacter.