Intégration du système de gestion documentaire et de l’ERP

Intégration du système de gestion documentaire et de l’ERP

Écrit par Ana Canteli le 29 avril 2022

Les projets d’intégration d’applications sont des objectifs que toutes les organisations atteignent tôt ou tard. Au départ, la fourniture et la configuration de la suite d’applications utilisée par une entreprise commencent de manière intuitive ou informelle. Elles reposent généralement sur l’expérience antérieure de leurs membres, lorsqu’elles ne se laissent pas simplement séduire par des offres attrayantes ou des promotions marketing efficaces.

Avec le temps, le personnel, en particulier les cadres et les responsables intermédiaires, prennent conscience du coût pratique et d’opportunité de ne pas investir dans l’interopérabilité. Les utilisateurs sont obligés de changer constamment d’application, de recueillir des informations d’un côté et de les transférer de l’autre pour continuer leur travail ; avec tous les risques que cela implique : mauvaise gestion, non-conformité, risques dans la protection des données, perte d’informations, pour n’en nommer que quelques-uns.

Pour toutes ces raisons, il n’est pas rare de trouver des entreprises qui disposent d’un ERP et d’un système de gestion documentaire dans leur suite de programmes. Et bien que, de prime abord, ces deux logiciels puissent sembler se chevaucher, leur intégration peut apporter de nombreux avantages.

Avantages de l’intégration entre un logiciel de gestion documentaire et un ERP :

• Accès immédiat : grâce à l’intégration, un utilisateur peut démarrer un processus métier depuis une application, sachant que la plateforme logicielle de l’entreprise l’aidera à mener son travail rapidement et facilement.

• Optimisation du temps : en raison des avantages découlant de l’amélioration de l’interopérabilité, le temps consacré aux recherches, à la localisation, à la distribution et à l’envoi de fichiers est considérablement réduit.

• Meilleure traçabilité : une suite logicielle intégrée améliore le suivi et le contrôle des documents.

• Amélioration des processus complexes : tels que l’élimination des stockages, l’expurgation de fichiers, et l’obtention de meilleurs rapports ou métriques. Grâce à l’intégration, ces objectifs peuvent être abordés globalement.

Processus d’intégration 

Lors de l’examen des possibilités et de la pertinence de l’intégration, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. L’approche idéale est que les ressources humaines disposent d’une certaine expérience, tant du point de vue technique que de celui de l’utilisateur final, pour définir le point de départ, les objectifs, ainsi que les moyens techniques, humains et les délais des jalons à atteindre. Cela permet d’assurer une intégration faisable, fiable et harmonisée entre toutes les parties impliquées.

Un autre élément à considérer est la documentation de chaque solution. En principe, tout ERP et tout logiciel de gestion documentaire digne de ce nom aujourd’hui devrait offrir des ressources facilitant l’intégration avec des tiers. OpenKM est un système de gestion documentaire qui, via le Knowledge Center d’OpenKM, fournit un accès à l’ensemble des ressources disponibles pour étendre les fonctionnalités du gestionnaire documentaire. On devrait s’attendre à ce que le fournisseur d’ERP offre les mêmes possibilités.

Chez OpenKM, nous avons une grande expérience dans le domaine des intégrations. L’équipe OpenKM est prête à diriger des projets d’intégration et à accompagner les processus d’intégration.

Dans ce contexte, plusieurs scénarios sont possibles. Voici les plus courants :

Scénario 1 : Dossiers partagés 

l’ERP gère des documents comme les factures, bons de livraison, etc. Des fichiers sont déposés dans un dossier partagé, avec un fichier CSV pour chacun. OpenKM lit périodiquement ce contenu et le transfère dans le gestionnaire documentaire.

Scénario 2 : UID

Le gestionnaire documentaire sélectionne un document en sortie avec un identifiant ERP dans un fichier CSV. OpenKM crée un fichier d’échange, faisant correspondre l’identifiant ERP au UUID du document. L’autre application doit enregistrer ce UUID dans son propre système.

Scénario 3 : API 

Selon les capacités de l’ERP et le langage de programmation, l’intégration utilise l’API d’OpenKM. L’application déclenche un événement programmé, comme le téléchargement d’un document ou une requête basée sur les métadonnées (ex. : date, numéro de facture).

Certains facteurs, comme le volume de fichiers quotidien, détermineront si l’intégration doit être en temps réel ou en lot. Une institution financière téléchargeant 20 000 documents par jour peut préférer une intégration hors heures de bureau afin de ne pas nuire aux performances des utilisateurs.

Personnalisation

Les personnalisations sont également à considérer. L’utilisateur ne voit pas directement l’interface d’OpenKM mais interagit avec une autre application utilisant l’API comme intermédiaire. Cela influe sur la charge serveur, différente d’un usage direct par l’utilisateur final.

Le plus grand potentiel réside dans l’envoi de documents. OpenKM gère la création de l’arborescence et l’insertion des métadonnées. Avec l’API, l’organisation peut créer des méthodes de haut niveau pour envoyer un document avec ses métadonnées. Tout est automatisé via une architecture de plugins pour que le processus soit transparent pour l’utilisateur.

Exemple pratique :

Dans une administration publique, le traitement des pièces d’identité. Si une personne dispose d’un document national, la méthode standard est suivie. Sinon, des données comme la photo, le nom, prénom, date et lieu de naissance peuvent être demandées pour créer le document. 3 méthodes couvrent tous les cas : quand l’utilisateur a un document, quand il ne l’a pas, ou quand il faut générer le nécessaire pour qu’il l’ait.

Toute l’information pour utiliser cette option se trouve dans la documentation. Les plugins REST sont les plus intéressants : on crée une classe et on la copie dans le service pour exécuter les tâches souhaitées, évitant plusieurs appels API. Sinon, on utilise des méthodes complexes qui réalisent des tâches sophistiquées.

La philosophie sous-jacente est que l’API d’OpenKM propose des méthodes pour, par exemple, envoyer des documents et ajouter des métadonnées. Mais pour intégrer un gestionnaire documentaire à une application, il est plus intéressant de créer une méthode personnalisée qui accepte des entrées spécifiques pour obtenir les résultats souhaités. Réduire le nombre d’appels optimise les performances, surtout pour les gros dépôts.

Si vous souhaitez plus d’informations ou avez des questions sur l’intégration d’OpenKM dans votre suite logicielle, n’hésitez pas à nous contacter.