Importation du référentiel de documents

Importation du référentiel de documents

Écrit par Ana Canteli le 11 février 2022

L'importation initiale du référentiel documentaire d'une organisation est une tâche importante, qui nécessite l'intervention de personnel spécialisé.

La variété des cas et des circonstances qui affectent le chargement de la documentation de l'entreprise dans un nouvel environnement est telle qu'il est conseillé de contacter le service technique pour étudier toutes les options et ainsi choisir la meilleure dans chaque cas.

Dans cet article, nous décrirons les 3 cas les plus courants :

Le cas le plus simple ou le plus courant commence dans le système documentaire où nous avons une hiérarchie de contenu (dossiers, sous-dossiers qui hébergent la documentation de l'entité). Pour ce cas, l'équipe OpenKM a développé un processus interne qui permet d'importer le référentiel de documents électroniques en utilisant tout le potentiel du matériel. Il s’agit donc d’une importation parallèle, même si l’importation peut aussi être linéaire. L’importation linéaire est plus lente puisque l’importation parallèle signifie exécuter le transfert de N documents en même temps. Dans ce scénario, vous pouvez profiter de toute la puissance fournie par le matériel pour exécuter la tâche d'importation du référentiel.

Dans un autre scénario, une organisation, peu importe les fichiers, ainsi que leurs métadonnées. Dans ce cas, le projet d'importation du référentiel nécessite le développement d'une application personnalisée, puisqu'il est entendu que l'entreprise dispose d'une base de données avec ses métadonnées et, en plus, son contenu métier dans le but de transférer les informations existantes vers le référentiel OpenKM. Dans ce cas, les ingénieurs OpenKM créent généralement une application personnalisée, dont la tâche est de « lire » et « écrire » dans le logiciel de gestion de documents OpenKM. Ce cas d'importation peut également être exécuté en parallèle. OpenKM dispose d'une API spécialisée - fast-import - dans le but d'accélérer ces tâches.

Parfois, lorsque nous importons des métadonnées, des transformations doivent être effectuées, un cas typique est celui des dates, dont le format doit être adapté au format OpenKM ISO 8601.

Tant dans le cas d'une importation massive depuis le système documentaire que dans l'importation de la base de données, l'UUID des documents, la sécurité, le versionnage et les métadonnées ; Il s’agit de projets dans lesquels l’entreprise importe depuis un référentiel qu’elle possède déjà du contenu métier.

Ensuite, nous parlerons de l'importation quotidienne. Dans l’import quotidien du référentiel documentaire, ce qui compte, c'est le nombre de documents et pour cela, il y a 3 possibilités principales :

• Import en temps réel : recommandé pour un volume maximum de 4 000 documents par jour, puisque l'import initial reste compatible avec le travail des collaborateurs. Il ne faut pas oublier que ce type de tâche peut compromettre les performances perçues par les utilisateurs.

• Importation différée : c'est le type d'importation le plus recommandé, car il évite l'éventuelle pénalité pour les utilisateurs de l'application, en raison de l'utilisation intensive que ces processus peuvent réaliser pendant leur exécution. Dans ce cas, le logiciel de gestion documentaire OpenKM comprendra une tâche périodique planifiée qui lancera l'importation en dehors des heures normales de travail du personnel.

• Import périodique : il s'agit d'un import paramétré basé sur certaines périodes de temps, planifiées à l'avance qui équilibre la charge de travail que doit assumer la structure matérielle.

Dans tous les cas, il faut garder à l'esprit si l'on souhaite effectuer une simple importation du document, ou si l'on souhaite importer le document, la sécurité, les versions, en sachant s'il contient un Identifiant Unique Universel et des métadonnées. Pour répondre à ce dernier scénario, une troisième application pourrait être utilisée pour générer les documents à importer. Grâce à l'API OpenKM, l'application importerait les fichiers dans le système de gestion de documents OpenKM. Ce protocole d'importation peut être réalisé en temps réel. Mais aussi en utilisant un dossier local ou un dossier partagé.

Si l'organisation dépose la documentation à importer dans un dossier local, l'entité peut utiliser OpenKM Import Station. Par exemple, si l'entreprise utilise la reconnaissance optique de caractères pour gérer les factures, l'application peut être configurée pour les déposer dans un certain dossier local (dossier d'échange). L'Import Station détecte la documentation dans le dossier local, ainsi que le fichier CSV. L'Import Station permet d'établir la périodicité à laquelle ce dossier d'échange sera traité

Il se pourrait également que la troisième application, impliquée dans le processus d'importation du référentiel, alimente un dossier partagé hébergé sur le serveur lui-même. Dans ce scénario, dans le logiciel de gestion de documents OpenKM, un dossier partagé serait préparé pour détecter la documentation envoyée depuis l'ordinateur Windows au gestionnaire de documents OpenKM, et périodiquement le logiciel exécuterait l'importation de documents.

Une autre source d'importation de référentiel de contenu d'entreprise peut être un scanner. Grâce à OpenKM Scanner Station, les utilisateurs peuvent effectuer des analyses massives qui sont intégrées au gestionnaire de documents. Un autre cas largement utilisé est celui des imprimantes multifonctions avec service FTP, qui envoient directement la documentation numérisée à OpenKM. Ou encore le Hotfolder ou l'OKM Printer, toutes les applications qui font partie de la suite logicielle OpenKM ; conçu pour apporter une solution aux différents besoins qui peuvent survenir dans une entreprise, lorsqu'elle traite de la gestion documentaire au niveau global.

Pour choisir la stratégie d’importation la plus adaptée à votre entreprise, n’hésitez pas à solliciter nos experts, qui vous conseilleront en fonction de vos besoins.