Gestion intelligente de l'information

Gestion intelligente de l'information

Écrit par Ana Canteli le 29 mars 2022

La gestion intelligente de l'information comprend l'ensemble des stratégies, méthodologies, processus et solutions technologiques qu'une organisation utilise pour gérer ses informations, en particulier ses contenus et ses données. Il ne faut pas oublier que les entreprises collectent des informations structurées et non structurées, provenant de diverses sources et nécessitant différents types de traitement et niveaux de sécurité.

Il faut également garder à l'esprit que les entreprises accumulent un héritage informatique qui, au fil du temps, favorise la création de silos informatiques. Dans ces cas-là, personne ne sait quelles informations sont disponibles ni où elles se trouvent. Cela rend la prise de décisions basées sur les données très difficile, avec tout le chaos et les risques que cela comporte.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que toutes les entreprises vivent leur parcours de transformation numérique. Au cours de ce processus, les organisations parviennent à comprendre, anticiper et redéfinir les expériences des employés et des clients. Bien entendu, cet effort de transformation dépend de l'agilité du secteur, de l'innovation, de la capacité opérationnelle, du degré d'automatisation et de la conformité réglementaire appliquée à la gouvernance de l'information.

L’objectif de tout cela, c’est l’information : le carburant qui alimente et finance la transformation numérique de l’entreprise. Car, comme nous l’avons dit dans l’article de la semaine dernière, le volume, la vitesse et la variété des informations dépassent parfois la capacité de gestion de l’information de l’entreprise.

Pourquoi la gestion intelligente de l'information est-elle cruciale ?

Les entreprises ne peuvent plus se contenter de créer, capturer, automatiser et diffuser des informations pour leurs produits ou services.

Elles doivent assimiler et comprendre tous les types d’informations qu’elles créent et reçoivent le plus rapidement possible, et les intégrer dans les processus métiers sans perdre en vitesse ni en qualité. Volume et rapidité sont des défis qui ne peuvent être relevés qu'à l’aide de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle.

Elles doivent réduire le nombre de ressources humaines dédiées à la gouvernance de l’information. Pour cela, convertir tous les formats en version numérique peut être une solution, facilitant ainsi l’introduction de solutions automatisées.

Elles ont besoin de compétences opérationnelles pour adapter la structure matérielle aux nouvelles exigences et être flexibles afin de s’adapter à la combinaison actuelle du marché : installations sur site, stockage cloud, approche hybride, etc.

Composants d’un système de gestion intelligente

Les défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui les obligent à mettre en œuvre de nouvelles pratiques de gestion de l’information, dans un parcours de transformation qui doit inclure :

• Services de contenu : une approche modulaire et flexible qui permet d'utiliser les contenus et informations, peu importe l’endroit ou la situation.
• Capacité de traitement : lancée avec la simplicité d'une application tout en respectant la structure métier qui coordonne tous les efforts.
• Capacités analytiques : préparation des informations structurées et non structurées pour un traitement automatisé.

Les organisations doivent maintenir ces services et dispositions de manière dynamique afin de répondre aux évolutions du marché et aux exigences du cycle de vie de l’information. C’est pourquoi la gestion intelligente de l'information est intégrée aux ressources techniques et humaines de l’organisation.

Comme nous l’avons vu, la transformation numérique de l’information et la gestion intelligente de l’information vont de pair, car les deux approches visent à offrir une meilleure expérience client et un meilleur environnement de travail, attirant ainsi de nouveaux talents et fidélisant les employés.

Avantages de la gestion intelligente de l'information

La gestion intelligente de l'information facilite l'organisation et l'accès aux contenus et aux données de l'entreprise. Toute entité digne de ce nom doit disposer d’un système de gestion de contenu. OpenKM, souvent présenté comme un logiciel de gestion documentaire, est un système de gestion électronique des documents et des archives. Ce n’est pas nouveau : il s'agit d’un système de gestion documentaire. L'approche documentaire, les enregistrements, les contenus métier ou la gestion des connaissances ne sont pas une limitation pour notre logiciel.

OpenKM dispose d’éléments d’indexation et d’archivage permettant d’effectuer des recherches basées sur le contenu, plutôt que sur son emplacement. OpenKM s’intègre également facilement avec d’autres outils, ce qui optimise le flux de travail. Le système de gestion documentaire propose pareillement des fonctions de suivi et d’analyse, comme les abonnements et les rapports, ce qui permet aux organisations de savoir quelles données sont utilisées et où.

Avec OpenKM, l’entreprise peut concentrer ses efforts sur une meilleure compréhension de ses contenus et données à travers l’organisation. L’acquisition de nouvelles connaissances permet aux entreprises d’utiliser et d’optimiser leurs contenus tout en gagnant du temps. Le logiciel de gestion de contenu métier OpenKM a été conçu pour s’adapter à l’entreprise et relever les défis et opportunités liés à la gestion des données et de l’information. Il est également axé sur la facilité d’utilisation, afin que tous les employés puissent l’adopter aisément. L’OpenKM Academy met à disposition toutes les ressources de formation et d’information nécessaires.

Le système de gestion documentaire OpenKM propose les fonctionnalités suivantes :

• Gestion de contenu sur site ou dans le cloud
• Plateformes de collaboration internes et externes
• Plateforme de développement en libre-service
• Outils d’intégration et de migration de contenu
• Numérisation des processus organisationnels
• Automatisation des processus
• Gestion des processus métiers (BPM)
• Capture intelligente multicanal
• Optimisation des processus
• Gestion des enregistrements et préservation numérique
• eDiscovery et documentation juridique
• Capacités analytiques et apprentissage automatique
• Analyse de contenu et sémantique
• Reconnaissance, extraction et normalisation des données
• Gestion des métadonnées et taxonomie
• Classification des documents et identification des informations personnellement identifiables (PII)

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont OpenKM peut vous aider à mettre en œuvre un système de gestion intelligente dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.