Gestion Documentaire avec Intelligence Artificielle dans le cloud

Gestion documentaire avec Intelligence Artificielle dans le cloud

Écrit par Ana Canteli le 19 septembre 2025

Avant de parler d’intelligence artificielle, posez-vous deux questions simples

• Où se trouvent les documents de mon entreprise ?

• Quelles lois s’appliquent à cette documentation ?

Si, dans les deux cas, la réponse est M365, iCloud, Drive ou similaire, vous ne pouvez pas savoir avec précision où se trouvent vos informations ni quel est le cadre juridique applicable. Vous ne pouvez pas non plus savoir de manière fiable qui a accédé à quoi et quand, car vous n’avez pas de souveraineté sur vos données.

Vous avez du confort, oui, mais pas le contrôle de vos informations. Dans ce billet — complémentaire à l’article « gestion documentaire avec IA on-premise » — nous voulons vous aider à franchir le pas : utiliser l’IA pour mieux travailler, sans renoncer au contrôle de vos données et en garantissant la conformité au RGPD.

Pourquoi OpenKM Cloud ?

Parce qu’il offre une gestion documentaire avec Intelligence Artificielle hébergée dans des data centers propres. Qu’est-ce que cela signifie ?

• Emplacement sous votre contrôle : vous choisissez le lieu de résidence de vos données, tant dans l’UE — pour respecter le RGPD — que dans d’autres centres de données propres à OpenKM hors UE.

• Gouvernance unifiée : vous pouvez définir la politique de sécurité depuis un point unique (autorisations, audits, calendrier de conservation, etc.).

• IA à l’intérieur du périmètre : toutes les tâches que vous souhaitez exécuter via l’intelligence artificielle, sans sortir vos documents et vos données vers des services opaques.

• Sécurité par conception : le logiciel de gestion documentaire OpenKM Cloud fournit nativement le chiffrement en transit et au repos, l’authentification à deux facteurs, le contrôle de versions, des sauvegardes incrémentales, le support technique et la maintenance de serveurs propres — inclus.

• Intégration : OpenKM avec IA en mode SaaS inclut également une documentation complète avec API, SDK et une multitude d’applications satellites pour couvrir tous les cas d’usage possibles avec vos documents, données et informations.

Les services généralistes (M365, iCloud, Drive) conviennent à la collaboration de base. Mais ils ne sont pas conçus pour vous garantir la souveraineté si votre priorité est de savoir où résident vos documents, sous quelle loi, avec quelle conservation et quelle IA les traite.

La question clé : comment utiliser l’IA tout en respectant le RGPD ?

Voici quelques principes :

• Choix de l’emplacement et définition de la chaîne de traitement : pour répondre aux exigences légales du RGPD, il vous suffit de souscrire les services d’OpenKM Cloud dans son data center de l’UE et de documenter qui sont les sous-traitants et sous-sous-traitants dans votre entreprise. OpenKM offre un journal d’activité complet pour toute investigation ou audit, si nécessaire.

• Base juridique et analyse d’impact : identifiez la base juridique du traitement des données par l’IA (contrat, intérêt légitime) et réalisez l’AIPD (DPIA) lorsque cela s’impose.

• Minimisation et limitation de finalité : l’IA ne traitera que ce qui est strictement nécessaire et n’entraînera pas de modèles publics avec vos données.

• Définition de la politique de sécurité : chez OpenKM elle est granulaire ; elle se définit par rôles, profils, privilèges. Elle génère toujours une piste d’audit compréhensible par un auditeur.

• Calendrier de conservation et plan d’archivage : OpenKM fournit un plan d’archivage pour que l’organisation puisse établir des calendriers de disposition finale par type de documents, appliquer des gels juridiques en cas d’enquête, si nécessaire, et assurer une destruction certifiée.

Que gagne votre organisation avec la gestion documentaire + IA dans le cloud ?

• Confiance des tiers : vous pouvez regarder un client ou un auditeur dans les yeux et expliquer en détail la résidence, les accès et la conservation.

• Confiance interne : les équipes travaillent plus vite parce que les documents se trouvent, se comprennent et sont gouvernés (la politique de sécurité connue du personnel s’applique).

• Moins de risque opérationnel : moins de copies éparses, moins de fuites accidentelles, moins de dépendance envers « celui qui sait où est chaque chose ».

Et les solutions généralistes (M365, iCloud, Drive) ?

Elles conviennent pour collaborer et partager rapidement. Mais elles ne sont pas nées avec un mandat de souveraineté ; d’ailleurs, toutes les applications sont passées du poste de travail au cloud — pourquoi ?

Dans les organisations où le RGPD, la juridiction, la conservation et la traçabilité sont non négociables, il vous faut un système de gestion documentaire qui traite la gouvernance comme pilier fondamental du contrôle documentaire, et une IA sur site qui ne vous oblige pas à renoncer à ce contrôle.

Première étape : vérifiez aujourd’hui où se trouvent vos documents

Vous n’avez pas besoin d’un projet interminable pour commencer. Faites une vérification de résidence : pouvez-vous démontrer dans quelle région se trouvent vos dossiers et qui y a accédé ? Si la réponse n’est pas un « oui » étayé par des preuves, vous avez trouvé votre premier objectif. Avec OpenKM Cloud, vous pouvez héberger vos documents dans un environnement doté d’IA et, en même temps, respecter la législation en vigueur : résidence UE, minimisation, traçabilité, conservation et restauration testée. Ce n’est pas une promesse ; c’est un ensemble de preuves que votre organisation pourra présenter le moment venu.

Cas réel : un cabinet d’avocats qui passe du chaos au contrôle

Le point de départ.

Un cabinet composé de quatre pôles — Administratif, Fiscal, Sociétés et Pénal — travaillait avec un mélange de dossiers Drive/OneDrive, de pièces jointes par e-mail et de disques locaux. Cela vous parle : documents dupliqués, versions contradictoires, doutes sur l’emplacement réel du dossier et de longues heures perdues à chercher « la dernière version ».

Le déploiement

Avec OpenKM Cloud, une taxonomie par client et par affaire a été définie et l’IA d’OpenKM a été activée pour classer automatiquement requêtes, contrats et procurations ; les données clés (n° de dossier, juridiction/organisme, dates, parties) ont été extraites et enregistrées comme métadonnées obligatoires. Des automatismes de création d’affaire, des workflows de relecture, signature et envoi ont été mis en place. Des alertes d’échéance et d’accès aux documents marqués « confidentiels » ont été activées, ainsi que des rapports d’activité, de résidence des données et des calendriers de conservation. Enfin, l’archivage des e-mails a été intégré : l’essentiel ne se cachait plus dans des boîtes personnelles.

Les résultats

Le cabinet a su répondre à la question « où sont nos dossiers et sous quelle loi ? » avec une documentation vérifiable. Les recherches et la préparation des demandes sont passées d’heures à minutes. Le Délégué à la protection des données a gagné en sérénité (et en temps) et les équipes ont vu que l’IA n’est pas de la « magie », mais de la productivité avec contrôle.

On regarde votre cas ?

Nous pouvons transformer la taxonomie et les métadonnées proposées en un pilote dans votre environnement et préparer un livre blanc — avec le même contenu — à partager avec la direction et votre DPO. Ainsi, la conversation cesse d’être théorique et devient opérationnelle : où sont vos documents, comment vous les gouvernez et ce que fait réellement votre IA.