Gestion des télécopies

Gestion des télécopies

Écrit par Ana Canteli le 4 Avril 2018

Les télécopies et les courriels sont des éléments très importants dans le flux d'information de toute organisation. Les tâches de maintenance des fichiers, qui facilitent l'accès à ce type de communications, améliorent le service client, les processus métier et la conformité aux réglementations et résultats d'audit. C'est pourquoi il est si important d'intégrer les services de télécopie et de courrier électronique dans le système de gestion des documents de l'organisation.

Les communications par fax contiennent souvent des informations importantes: mentions légales, données personnelles, informations sur les comptes fournisseurs, comptes débiteurs, données pour le maintien de la chaîne d'approvisionnement ... Cependant, c'est un élément parfois négligé ou vu simplement comme quelque chose qui n'est pas possible d'éviter, mais que nous devons accepter dans le cadre du système existant.

La gestion des fax peut être améliorée en remplaçant les fax en format papier pour un serveur de fax. C'est également l'occasion d'analyser la gestion globale des fax dans l'organisation et de contribuer à la mise en place du bureau sans papier.

Le système de gestion de documents permet l'administration des fax et des informations qu'ils contiennent, de la manière la plus efficace et la plus économique possible. Avec un logiciel de gestion de documents, l'organisation peut:

• Capturer le document, le reconnaitre, - par exemple, grâce à la fonctionnalité ROC par zone - extraire les métadonnées.
• Indexer, classifier et catégoriser la télécopie si nécessaire.
• Envoie automatiquement la télécopie à l'itinéraire établi, pour les tâches d'examen et d'approbation.

Pour ce faire, il serait nécessaire d'intégrer le serveur de fax au système de gestion de documents. Dans cet aspect, la technologie Open Source d'OpenKM présente un avantage fondamental car la suite de gestion de contenu d'entreprise offre des SDK pour Java, PHP et .NET. Cela permet à l'organisation de jouir de l'indépendance nécessaire pour intégrer le logiciel au reste des programmes que l'entreprise possède déjà, maintenant et à long terme.

D'un autre côté, la gestion des fax d'entreprise peut faire partie des processus métiers définis via un workflow. Ceux-ci nous permettent de créer un parcours de travail organisé en phases, ce qui permet de coordonner l'effort des personnes impliquées dans la communication d'entreprise tout en assurant le respect des règles métier et la gestion des contrats.

Télécopies et la gestion de dossiers

Le fax ou le courrier électronique peut faire partie des dossier, qui sont généralement soumis à des règles de conservation très définies. Le système de gestion de documents OpenKM est un logiciel de gestion de documents et dossiers électroniques qui fournit les outils nécessaires pour établir les politiques de gestion des documents que l'organisation doit appliquer. Cela inclut la possibilité d'établir des règles spécifiques pour les télécopies et les courriels, qui font partie des dossiers ou des fichiers; et que, par conséquent, ils sont l'objet d'attention des processus de rétention et d'élimination finale, ainsi que des documents auxquels ils appartiennent.

Sécurité et contrôle

L'utilisation des télécopies de façon traditionnelle - un télécopieur qui imprime des télécopies visibles par tous dans le bac de sortie - peut être une perte de temps et de maintenance, une mauvaise gestion des ressources humaines, ainsi qu'une faille de sécurité dans le système de gestion de documents de l'entreprise.

Le fax peut être considéré comme un système obsolète, mais il fait partie de l'héritage informatique de nombreuses organisations et même aujourd'hui, il est encore utilisé pour communiquer des informations privées ou sensibles.

Dans ce scénario, il est préférable de connecter le serveur de fax d'entreprise à la gestion des documents. De cette façon, nous nous assurons que la livraison de documents par fax est conforme aux politiques de confidentialité. L'utilisateur, qui est enregistré dans l'environnement de télécopie en tant que personne autorisée à recevoir des télécopies, reçoit une alerte du système, qui les informe de la réception d'un fax. L'utilisateur peut vérifier qu'il a reçu une notification par e-mail, qui présente le fax en pièce jointe au format PDF - l'automatisation des processus métiers convertit le fax en pdf, pour garantir l'accès à l'information à long terme.

En outre, le fax déjà géré par le système de gestion de documents en tant que fichier peut être analysé en détail. Dans OpenKM, nous pouvons exécuter un audit complet de tous les événements survenus sur le fax, via l'onglet Journal d'activité.

Une fois dans le système de gestion de contenu, il peut faire l'objet d'une automatisation des processus - qui permet d'exécuter des procédures efficaces tout en évitant les erreurs de ressources humaines - et de l'application des politiques de rétention et d'élimination finale.

Par exemple, grâce à l'insertion d'une date d'expiration, qui prendrait en compte différents processus de veille stratégique qui, à leur tour, conduiraient à l'application automatique de différents événements, tels que:

• Mise à jour du statut (de disponible à bloquer - le fichier de l'entreprise n'accepte plus de modification).
• Gestion de la sécurité (droit de lire, écrire, télécharger, supprimer ...).
• Transfert automatique d'annuaire vers le référentiel secondaire.
• Une diffusion des notifications aux managers, en fonction des délais
• Etc.

Il s'agit simplement d'un exemple de processus métier qu'une entreprise doit gérer lors de l'utilisation de fax, ainsi que d'un exemple de solution de fax que le système de gestion de documents OpenKM peut fournir.

En outre, grâce au système de gestion de contenu d'entreprise, l'entreprise peut avoir accès à des informations stratégiques via les rapports. OpenKM à travers la fonction Rapports peut générer des rapports sur tout aspect intéressant pour l'entreprise. Le nombre de fax envoyés et reçus, qui sont les destinataires de vos fax, qui communiquent avec vous via ce canal. Mais aussi, quel est le volume de fax envoyés et reçus, combien de fax ont été reçus avec le mot "urgent" à la fois dans le sujet et dans le corps du fichier; Quel département ou utilisateur reçoit ou gère plus de volume de ce type de communications d'entreprise ... Pour une bonne gestion des fax, il est nécessaire de recueillir des informations du système de gestion et d'analyser les procédures pour détecter les défaillances et les écarts.

Trouvez ce que vous voulez

Une fois le fax intégré dans le système de gestion de documents, il doit être possible de le trouver. Le système de gestion de documents OpenKM offre différents critères qui peuvent être utilisés pour rechercher des fax ou les informations qu'ils contiennent.

Nous pouvons effectuer des recherches par:

• Contexte: est-ce que je garde les fax dans le répertoire? Dans les documents personnels? Comment joindre des e-mails?
• Contenu: - recherche de texte - tout terme apparaissant à la fois dans le sujet et dans le corps du fax
• Nom: identifiant de fax
• Langue: utile si l'entreprise reçoit ou envoie des communications professionnelles dans différentes langues.
• Utilisateur: qui est assigné pour envoyer ou recevoir des fax.
• La plage de dates: pratique pour limiter le nombre de résultats que nous pourrions obtenir dans la recherche.
• Dossier: nous pourrions chercher par rapport à un certain itinéraire dans le référentiel.
• Catégorie: dans OpenKM vous pouvez assigner des catégories aux fichiers et c'est donc un critère que nous pouvons prendre en compte
• Type: le système de gestion de document peut convertir le fax en fichier Word, pdf.

Dans OpenKM, nous pouvons rechercher des télécopies en fonction des notes ajoutées par d'autres utilisateurs. Et nous pourrions même rechercher des fax via des métadonnées.

Nous avons déjà dit précédemment qu'un élément très apprécié dans le système de gestion de documents liés à la gestion des fax est l'application de reconnaissance optique de caractères - zone OCR. Surtout si la société considère la numérisation du référentiel physique.La recherche par métadonnées vous permet de trouver une télécopie, basée sur n'importe quel élément considéré comme clé dans le corps de la télécopie. Ce peut être la date, la référence, le sujet, les chiffres, etc.

Comment envoyer des fax avec Linux

L'une des forces d'OpenKM est qu'elle ne présente pas de limites techniques lorsqu'il s'agit d'intégrer le logiciel de gestion de documents dans la suite de programmes de l'organisation.

En ce qui concerne les applications de télécopie, nous pouvons considérer l'utilisation de l'ordinateur comme un télécopieur. Il existe actuellement trois principaux types de logiciels de télécopie:

• Service de fax en ligne: dans lequel Internet est utilisé pour accéder à ce service, généralement via le courrier ou une application installée sur l'ordinateur.
• Une application qui transforme le PC en un substitut pour le télécopieur.
• Serveur de fax; C'est l'option la plus utilisée dans les environnements professionnels.

L'une de ces 3 options est valide pour intégrer OpenKM avec Linux

Pour envoyer ou recevoir une télécopie à partir d'un ordinateur Linux à l'aide du logiciel de télécopie, il vous faut:

1. Télécopieur ou carte modem sur le PC (la plupart des ordinateurs disposant d'une connexion téléphonique ont cette capacité).
2. Une ligne téléphonique fixe pour envoyer un fax. La ligne téléphonique ne doit pas être une connexion téléphonique VoIP puisque les signaux VoIP codent généralement un signal de télécopie
3. Il est important de garder à l'esprit que pour utiliser un ordinateur comme télécopieur, le PC doit toujours être connecté à la ligne téléphonique pour recevoir un fax. En outre, l'ordinateur ne peut pas utiliser votre connexion Internet pour envoyer et recevoir des télécopies, uniquement la connexion téléphonique.

Les programmes de fax les plus populaires pour les machines Linux sont généralement HylaFAX et HylaFAX +