Gestion des actifs numériques (GAN)

Gestion des actifs numériques (GNA)

Écrit par Ana Canteli, le 25 février 2022

Dernièrement, la demande en actifs numériques n’a cessé de croître. Les gens disposent de moins en moins de temps pour lire, donc lorsqu’ils trouvent une information sous format multimédia, il est beaucoup plus facile de séduire un nouveau client que si l’on ne propose que du texte sur ses produits et services. Cette nouvelle réalité rend encore plus essentielle l’organisation des contenus numériques que gère une organisation. À mesure que les entreprises s’engagent dans la transformation numérique, elles deviennent de plus en plus digitalisées. Vos créatifs, graphistes, responsables marketing ont besoin d’une plateforme pour gérer tous les actifs numériques — vidéos, audios, ressources visuelles, etc. — dont le volume ne cesse d’augmenter.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des actifs numériques (GAN) ?

Un système de gestion des actifs numériques, ou logiciel GAN (Gestion des Actifs Numériques, équivalent de l’anglais Digital Asset Management), est un logiciel chargé de stocker, gérer, organiser, traiter et distribuer les ressources numériques. Un actif numérique est toute ressource existant sous forme numérique, pouvant être possédée et utilisée légalement. Considérés comme des biens, les actifs numériques peuvent faire l’objet d’une activité commerciale dès lors qu’ils sont détenus légalement. Un film est un actif numérique ; en revanche, une copie obtenue illégalement n’en est pas un, car bien que le détenteur ait la capacité technique de le posséder, il n’a pas le droit juridique de l’utiliser.

En général, le droit d’usage est précisé dans les métadonnées du fichier. La valeur d’un actif géré ne se concrétise que s’il est accessible aux utilisateurs autorisés ; c’est pourquoi l’objectif d’un logiciel de gestion des actifs numériques (GAN) est de faciliter l’accès à ces ressources et leur utilisation. Le système GAN peut être utilisé aussi bien pour gérer les bibliothèques de fichiers d’un utilisateur, les bases de données d’une organisation, ou encore pour remplir les fonctions d’un SGCE (Système de Gestion de Contenu d’Entreprise, équivalent d’ECM : Enterprise Content Management).

Que fait un système de gestion des actifs numériques (GAN) ?

Voici les principales fonctions d’un système GAN :

• Création de contenus numériques : depuis l’importation dans le système jusqu’à l’édition en ligne.

• Stockage : que ce soit en mode propriétaire ou en mode SaaS (Software as a Service / logiciel en tant que service), le système héberge la collection d’actifs numériques d’une entité.

• Indexation : élément clé de l’organisation du dépôt de ressources. Le GAN doit permettre d’attribuer un ordre structuré aux actifs en fonction des critères clés de l’organisation (type de fichier, date, auteur, etc.).

• Conversion de formats : fonctionnalité stratégique qui permet à l’organisation de se prémunir contre l’obsolescence technologique liée aux formats de fichiers.

• Compression des formats : fonctionnalité importante pour optimiser l’espace de stockage lorsque le dépôt atteint un volume important.

• Renommage des fichiers : le système de gestion doit permettre un renommage contrôlé. Si l’UUID (Identifiant Unique Universel) est conservé, il garantit la traçabilité du fichier.

• Sauvegardes : le système doit s’intégrer à la politique de sauvegarde de l’organisation pour la protection des actifs numériques.

• Audit : le GAN permet de suivre les accès, l’exploitation et la modification des ressources hébergées.

• Recherche et récupération : les utilisateurs doivent pouvoir rechercher et accéder aux contenus auxquels ils sont autorisés. Le moteur de recherche affichera les résultats selon la politique de sécurité définie.

• Catégorisation : la possibilité d’attribuer des catégories aux ressources au moment de leur création ou gestion est cruciale pour améliorer la pertinence des recherches.

• Distribution des ressources : le système doit proposer les fonctionnalités nécessaires pour diffuser les actifs auprès des utilisateurs : service d’abonnement, notifications, jetons de téléchargement autorisé, etc. Il peut aussi servir à la commercialisation des actifs numériques, par exemple via une boutique en ligne.

• Workflows (flux de travail) : si l’organisation a défini des processus métiers, le GAN doit inclure les outils nécessaires à leur standardisation. La conformité réglementaire s’en trouve facilitée grâce à des moteurs BPM (Business Process Management), et les erreurs humaines sont réduites.

Avantages d’un logiciel GAN

• Collaboration : le système facilite l’accès et le partage de tout actif numérique. En ces temps de généralisation du télétravail, la possibilité de travailler à distance devient un avantage déterminant.

• Organisation : un système GAN vise à simplifier l’administration des ressources numériques. Rechercher et retrouver ce dont on a besoin ne devrait pas être une perte de temps pour l’équipe marketing.

• La planification, la production, la révision et la distribution de contenus numériques résument les étapes clés de toute stratégie marketing, et un GAN y contribue directement.

• Contrôle de version : au-delà de la validation des fichiers, il est essentiel de pouvoir gérer le cycle de vie des ressources.

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