Facture électronique

Facture électronique

 Écrit par Ana Canteli, le 12 août 2022

La facture, en tant que document, n’a rien de nouveau. C’est même l’un des plus ordinaires. Tandis que la création d’une entreprise, son bon fonctionnement ou le fait d’y travailler exigent des efforts considérables — car il n’est pas simple de proposer une offre suffisamment attractive pour qu’elle soit achetée ou contractée volontairement —, les factures, elles, ne présentent aucun mystère. Tout le monde, même sans connaissances en documentation ou en droit commercial, a déjà eu une facture entre les mains. Comprendre ce qu’elle contient est une autre affaire, mais c’est un autre sujet.

Les factures sont des documents attestant d’un événement, généralement une transaction économique liée à l’achat ou à la prestation de biens ou de services. Jusqu’ici, rien de nouveau. Autrefois, toutes les factures étaient sur papier. Depuis quelque temps, la facture électronique prend de plus en plus d’importance. C’est bien connu des générations Y et Z. La plupart des entreprises qui s’adressent à ces publics ne leur envoient plus de factures par courrier postal. Ces dernières sont désormais accessibles via le site web de l’entreprise. Il suffit de se connecter avec un identifiant et un mot de passe pour consulter les factures, entre autres informations.

Les administrations publiques ne sont pas en reste. En fait, alors que la facturation électronique est une option dans certains domaines, elle est obligatoire depuis 2015 pour toutes les entreprises travaillant avec le secteur public.

Cette obligation s’élargira à partir de juin 2023, date à laquelle les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 8 millions d’euros devront émettre des factures électroniques entre elles. Les autres structures, plus petites, ne doivent pas pour autant rester inactives. Le 29 novembre dernier, la loi Crea y Crece a été approuvée. Elle vise à faciliter la création d’entreprises, lutter contre les retards de paiement et promouvoir la croissance des PME, en réduisant les obstacles réglementaires et financiers. De plus, la loi 11/2021 du 9 juillet, sur les mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale, impose aux entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation homologué par l’administration fiscale. Celui-ci générera un registre pour chaque facture émise, facilitant l’envoi à l’Agence si nécessaire.

Comme on peut le constater, l’évolution réglementaire encourage la transformation numérique des entreprises à l’échelle nationale. La pandémie a accéléré ce processus de manière inédite. La lutte contre les retards de paiement et la fraude fiscale contribue à maintenir ce rythme. Mais il ne s’agit pas uniquement de nouvelles obligations. Il ne faut pas oublier que la digitalisation aide les entreprises à maintenir leur positionnement et même à améliorer leur compétitivité, en particulier pour les PME. Entreprises technologiques, organisations professionnelles et administrations savent que la mise en œuvre de la facture électronique fait partie intégrante du processus de digitalisation. Ignorer cette question n’aurait pas de sens et pourrait même être contre-productif. Pour les entreprises encore peu sensibilisées, l’échéance est fixée à 2025. Le mieux est donc d’y arriver préparé, avec un processus de facturation conforme aux exigences légales.

Avantages de la facture électronique

L’adoption de la facture électronique présente plusieurs avantages pour le secteur professionnel :

Réduction des coûts : c’est le bénéfice le plus évident. En supprimant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi postal, on réduit considérablement les dépenses liées au papier, à l’impression et aux services postaux.

Optimisation de l’espace : en numérisant le processus de facturation, l’espace auparavant dédié à l’archivage des documents papier peut être utilisé autrement.

Réduction des délais de facturation : grâce à l’automatisation, l’émission, la réception et le traitement des factures sont plus rapides, car les interventions manuelles sont réduites.

Sécurité accrue : la facture électronique est protégée contre les pertes physiques (incendie, inondation, etc.) et les erreurs humaines. Elle intègre un certificat numérique garantissant l’intégrité du document et réduisant les risques de fraude.

Pour bénéficier pleinement de ces avantages, il est préférable de numériser l’ensemble du processus dans toute l’entreprise, plutôt que de manière partielle ou ponctuelle.

OpenKM facilite la facturation électronique

Des logiciels de gestion documentaire comme OpenKM facilitent la transformation numérique de l’entreprise.

Avec OpenKM, toute organisation peut gérer l’intégralité du cycle de facturation. Si certaines étapes sont encore en format papier, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’identifier les factures et d’extraire les informations clés sous forme de métadonnées. Ces données peuvent être utilisées pour retrouver des factures via le moteur de recherche, mais aussi pour les classer ou les catégoriser. Et bien entendu, ces tâches peuvent être automatisées dans OpenKM.

Le moteur de workflow d’OpenKM peut également être utilisé pour gérer les circuits de validation des factures. Par exemple, si une facture reçue ou émise dépasse un certain montant, OpenKM peut l’intégrer automatiquement dans un workflow d’approbation. Le logiciel dispose également d’un journal d’audit garantissant la traçabilité complète du système de facturation.

OpenKM est entièrement personnalisable. L’entreprise peut créer un portail de facturation destiné à ses clients ou fournisseurs. La suite OpenKM intègre un client de signature électronique avec certificat numérique, ainsi qu’une application de signature manuscrite électronique.

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