Du papier au numérique : comment OpenKM facilite la gestion des devis et bons de livraison

Du papier au numérique : comment OpenKM facilite la gestion des devis et bons de livraison

Écrit par Ana Canteli, le 13 mai 2024

La gestion documentaire a toujours représenté un défi constant pour les entreprises, en particulier lors de la transition des processus basés sur le papier vers des solutions numériques.

OpenKM : une solution avancée pour la gestion des devis et bons de livraison

OpenKM, une plateforme de gestion documentaire de pointe, facilite la transition du papier au numérique, en se concentrant spécialement sur la gestion des devis et des bons de livraison.

Origines historiques de la reconnaissance optique de caractères (OCR)

La reconnaissance optique de caractères (OCR) trouve ses origines au XXe siècle, lorsque Emanuel Goldberg développa en 1914 une machine capable de lire des caractères et de les convertir en code télégraphique standard. Cependant, les progrès significatifs de l’OCR n’arrivèrent qu’en 1974, lorsque Ray Kurzweil améliora la capacité de reconnaissance des caractères imprimés, dans le but de créer un système de lecture pour les personnes malvoyantes.

Avantages de l’OCR et de l’automatisation des processus documentaires

L’OCR, combiné à l’automatisation des processus documentaires, offre plusieurs avantages clés aux entreprises :

• Automatisation des tâches : OpenKM permet l’automatisation de la capture, de la classification et de l’archivage des documents, réduisant ainsi les tâches manuelles répétitives et améliorant l’efficacité opérationnelle.
• Élimination du papier : Grâce à OpenKM, les entreprises peuvent se débarrasser du papier et numériser leurs documents, ce qui facilite leur stockage, leur organisation et leur recherche.
• Gain de temps et augmentation de la productivité : L’automatisation des processus documentaires permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité en réduisant les erreurs humaines et en accélérant l’accès à l’information.
• Sécurité et traçabilité : OpenKM propose des fonctions de sécurité avancées, telles que les signatures numériques et les pistes d’audit pour garantir l’intégrité et la confidentialité des documents.

Fonctionnalité Relations et cas d’usage dans la gestion des devis et bons de livraison

La fonctionnalité Relations d’OpenKM joue un rôle clé dans la gestion des devis et des bons de livraison, en permettant la liaison et le suivi des documents associés. Voici un cas d’usage illustratif :

Ce cas d’usage porte sur le téléchargement de plusieurs types de documents : devis et bons de livraison. Ces deux types de documents partagent un identifiant, qui sert à établir une relation entre eux. Cela est possible grâce à la création de deux modèles de reconnaissance optique de caractères et à un automatisme permettant de créer automatiquement la relation. L’utilisateur peut initier le processus avec un devis ou un bon de livraison.

Dans le modèle OCR, on définira comme validateur le titre « demande de devis » et ailleurs dans le fichier figure l’identifiant du document. Le modèle OCR zonal est complété par la capture d’autres champs tels que : Client, Référence, Article, Page, etc. Le modèle OCR est conçu pour pouvoir lire les champs même lorsqu’ils ont été surlignés en couleur.

Dans ce cas, le champ validateur est un code alphanumérique commençant par des lettres. Et comme pour le modèle de devis, des données supplémentaires sont également extraites, comme le nom du client, la quantité, etc.

Le champ mis en évidence est celui qu’OpenKM utilise pour établir la relation entre devis et bons de livraison.

Pour le vérifier, nous téléchargeons un document sur la plateforme. Celui-ci est analysé par le moteur OCR zonal, qui extrait les métadonnées du fichier. En accédant aux métadonnées du fichier, nous constatons qu’OpenKM a identifié le type de document (un devis) et extrait toutes les informations nécessaires pour compléter le groupe de métadonnées associé aux devis.

Si nous poursuivons l’exemple, nous téléchargeons un autre fichier. Cette fois, il s’agit d’un bon de livraison. Cela est confirmé dans l’onglet des métadonnées, qui montre à nouveau qu’OpenKM identifie correctement le type de document, associe le groupe de métadonnées correspondant « bon de livraison » et remplit les champs à partir des données extraites par l’OCR.

Et maintenant, si nous allons dans l’onglet Relations, nous voyons que le bon de livraison est lié au devis. En cliquant sur la relation, le système nous redirige vers le devis, où nous pouvons voir le lien réciproque. Dans l’onglet Relations du devis, le bon de livraison figure désormais. Cette relation est de type parent-enfant, c’est-à-dire qu’un devis génère un bon de livraison. Cet automatisme fonctionne pour tous les cas d’usage enregistrés, un devis pouvant être lié à de nombreux bons de livraison.

Tout ce que nous avons vu dans cet exemple est personnalisable, des modèles OCR zonaux à la définition des relations possibles, entre autres fonctionnalités.

Pour plus d’informations, nous vous recommandons de nous contacter. Nous vous proposerons une démonstration en ligne personnalisée. Contactez-nous.