Comment synchroniser des documents entre OpenKM et SharePoint

Comment synchroniser des documents entre OpenKM et SharePoint

Écrit par Ana Canteli le 1er octobre 2024

Dans cet article, nous vous montrons comment fonctionne l’intégration entre OpenKM et Microsoft SharePoint pour gérer et synchroniser efficacement les documents. Ce processus est idéal pour ceux qui souhaitent utiliser les deux plateformes afin de profiter de leurs forces respectives, telles que la gestion documentaire et la collaboration en équipe. Grâce à cette intégration, vous pourrez transférer, modifier et contrôler des documents dans les deux systèmes, optimiser votre flux de travail et libérer de l’espace sur les équipements locaux ou dans le cloud. Voyons comment cela fonctionne !

Introduction à OpenKM et SharePoint

Qu’est-ce qu’OpenKM ? OpenKM est un système de gestion documentaire open source conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs fichiers numériques. Il permet de stocker, organiser, rechercher et gérer de grands volumes de documents, avec des fonctionnalités avancées telles que le contrôle de version, l’audit des modifications, l’automatisation des processus, les workflows et les métadonnées. OpenKM est flexible et peut être personnalisé selon les besoins spécifiques de chaque organisation.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ? Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative qui permet aux entreprises de créer des sites web internes, des bibliothèques pour la gestion documentaire, et un espace de travail collaboratif où les employés peuvent partager des informations et des fichiers en temps réel.

Différences et similitudes OpenKM et SharePoint sont deux solutions puissantes de gestion documentaire, mais présentent des différences clés :

• OpenKM est open source, offrant une plus grande flexibilité et personnalisation.

• SharePoint est intégré à l’écosystème Microsoft 365, ce qui le rend idéal pour les entreprises utilisant déjà Office.

Les deux plateformes proposent le contrôle de version et l’audit ; SharePoint excelle en collaboration, tandis qu’OpenKM est plus performant pour la gestion et la classification documentaire.

Avantages de l’intégration OpenKM et SharePoint

Pourquoi intégrer ces deux plateformes ? En combinant OpenKM et SharePoint, les entreprises peuvent bénéficier des meilleurs atouts de chaque système :

• Meilleure collaboration : SharePoint facilite le travail en équipe, tandis qu’OpenKM garantit une gestion documentaire robuste et bien structurée.

• Contrôle de version et audit : Chaque modification d’un document est suivie dans les deux systèmes.

• Automatisation : Le transfert automatique de fichiers réduit le travail manuel et le risque d’erreurs.

• Sécurité : Les deux plateformes intègrent des systèmes de contrôle d’accès avancés et de suivi des actions.

Comment synchroniser des documents entre OpenKM et SharePoint

Prenons un exemple pratique pour illustrer l’intégration.

1. Préparation des deux systèmes Dans OpenKM, le système de gestion documentaire est prêt à recevoir des documents. Dans SharePoint, un site appelé "OpenKM" a été créé avec une bibliothèque dédiée.

2. Téléversement d’un document dans OpenKM Un document Word est téléversé dans OpenKM pour être synchronisé.

3. Transfert vers SharePoint Dans OpenKM, on ajoute au document le groupe de métadonnées nécessaire à la synchronisation. Une fois inséré, le document est automatiquement envoyé vers SharePoint Online. Un ID et un lien direct sont générés pour y accéder.

4. Vérification dans SharePoint Depuis SharePoint, on vérifie que le document a bien été transféré. Il peut être ouvert et modifié.

5. Édition et contrôle de version Le document est modifié dans SharePoint. On retourne dans OpenKM pour vérifier l’état : le fichier est verrouillé durant l’édition. Une fois la modification terminée, les métadonnées sont mises à jour dans OpenKM, débloquant le document et chargeant la nouvelle version. On peut alors voir que le document a bien été mis à jour.

6. Notification et gestion dans OpenKM Une fois modifié, OpenKM envoie une notification. L’intégration peut être configurée pour supprimer automatiquement le fichier dans SharePoint après synchronisation. L’utilisateur peut alors le télécharger ou l’éditer via Live Edit ou l’éditeur en ligne d’OpenKM.

Conclusion

L’intégration entre OpenKM et SharePoint est une solution puissante pour la gestion documentaire et la collaboration. Elle améliore la productivité, assure le suivi des versions et facilite le travail.

Ces plateformes permettent de centraliser l’information tout en libérant de l’espace sur les systèmes. Si vous cherchez à optimiser la gestion des fichiers dans votre organisation, l’intégration OpenKM + SharePoint Online est une excellente solution.

Pour plus d’informations ou pour choisir la meilleure solution de gestion documentaire, contactez-nous. Plus de détails et une vidéo explicative sont disponibles sur notre site web.