Comment surmonter les défis les plus courants en matière de gestion documentaire

Comment surmonter les défis les plus courants en matière de gestion documentaire

 Écrit par Ana Canteli, le 19 septembre 2022

Soyons honnêtes. Gérer l'information n’est pas simple. Ce n’est pas une compétence innée. C’est, en quelque sorte, un art qui se développe avec la pratique : l’expérience que l’on acquiert en se trompant, en corrigeant et en tirant des leçons de ses erreurs. Lorsqu’il s’agit d’informations sous forme de documents, la situation n’est guère différente. Peut-être devient-elle un peu moins abstraite, plus concrète, et donc plus facile à aborder. Mais les problèmes ne disparaissent pas pour autant. Dès qu’une personne crée un document, de nombreuses questions surgissent. Par exemple, aujourd’hui comme hier, la préservation reste un défi. De nos jours, on parle surtout de préservation numérique, une approche très intéressante compte tenu des avantages qu’elle offre à la conservation du patrimoine archivistique des organisations. Offrir un accès aux documents numériques permet de protéger les documents physiques, qui ne seront consultés que dans des cas exceptionnels. Les originaux sont ainsi conservés dans des conditions de sécurité optimales.

Mais ne partez pas tout de suite. Il ne s'agit pas ici de manuscrits rares. La préservation numérique concerne toutes les entreprises, quelles que soient leur taille, bien plus que les institutions dotées de spécialistes du patrimoine documentaire et formées aux meilleures pratiques. Le sujet émerge rarement au début, mais devient central dès que les formats évoluent pour des versions plus performantes. La possibilité de perdre des informations simplement à cause de l’obsolescence des formats ou des technologies utilisées pour les lire est bien réelle. Ainsi, la numérisation des documents papier résout certains problèmes, mais elle n’élimine pas pour autant tous les inconvénients.

Quoi qu’il en soit, comme nous faisons tous partie du même bateau qu’est la société de l’information, qu’on le veuille ou non — certains en cabines plus confortables que d’autres —, nous devons réfléchir au meilleur plan de gestion documentaire à adopter. Des solutions comme OpenKM rendent cette gestion accessible à tous. Autrefois, seuls les grands groupes ou les institutions publiques pouvaient se permettre un logiciel de gestion documentaire assurant la sécurité des contenus. Il est vrai qu’un grand nombre de PME utilisent encore des outils basiques, comme des extensions de messagerie (Gmail) ou des services de stockage en ligne (Dropbox). Ces services sont attrayants car connus, accessibles, et rassurants. Pourtant, ils ne sont pas conçus pour garantir les obligations légales liées à la gestion de données personnelles, d’informations sensibles ou critiques, entre autres enjeux.

Le logiciel de gestion documentaire OpenKM offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour que l’entreprise soit conforme aux réglementations en vigueur. Notre système prend en charge tous types de contenus : documents bureautiques, enregistrements, e-mails, fichiers audio, vidéo, AutoCAD, etc. L’un des grands avantages du système est l’absence de limitation de format de fichier. OpenKM est livré avec un large éventail d’extensions documentaires que l’administrateur peut gérer à sa convenance et mettre à jour à mesure que de nouveaux formats apparaissent.

Il s’agit d’une solution très compétitive économiquement et flexible. Elle est proposée à la fois en mode SaaS (Software as a Service) et en version serveur avec licence perpétuelle.

L’implémentation d’un logiciel de gestion électronique des documents permet de mieux contrôler les coûts d’impression et de réduire la prolifération des copies numériques et papier, qui compliquent la traçabilité des documents. Un autre avantage clé d’un système de gestion documentaire est de favoriser la collaboration entre les collaborateurs internes, mais aussi avec les clients, fournisseurs, administrations ou autres parties prenantes. Toutefois, sans une politique de sécurité solide, les risques s’amplifient rapidement.

À cet égard, OpenKM inclut les outils nécessaires pour appliquer une politique de gestion des accès efficace, garantissant la sécurité documentaire — et donc celle de l’organisation — en toutes circonstances.

Comme la gestion de ces aspects peut vite devenir complexe, OpenKM propose plusieurs formations adaptées aux besoins de chaque profil : administrateur, consultant, gestion des workflows ou utilisateur final. La OpenKM Academy propose un cours de base gratuit. De plus, l’équipe OpenKM et son réseau mondial de partenaires sont à votre disposition pour vous proposer une démonstration gratuite en ligne au cours de laquelle vous pourrez poser vos questions ou faire part de vos besoins spécifiques.

Un autre défi majeur en gestion documentaire, une fois la sécurité mise en place, est la gestion des processus. Grâce à ses automatisations, à son moteur de workflows et à ses modules spécialisés, OpenKM facilite l’extension de la plateforme en fonction des besoins de l’entreprise. Il est simple de mettre en place des processus d’approbation, de révision ou de gestion de versions. OpenKM s’adapte parfaitement à la réalité documentaire actuelle et future de toute organisation. De plus, grâce aux OpenKM Dev-tools, votre organisation peut même créer ses propres applications métier. Si vous disposez d’une équipe technique interne, la documentation complète vous permettra de réaliser ces développements de manière autonome. Sinon, nos ingénieurs peuvent vous accompagner via des services de conseil et de personnalisation.

Nous vous invitons à nous contacter afin de découvrir comment la gestion documentaire électronique peut vous aider à surmonter les défis les plus fréquents dans votre gestion quotidienne des documents.