Comment remplir la norme ISO 9000 avec OpenKM

Comment remplir la norme ISO 9000 avec OpenKM

Écrit par Gaspar Palmer le 3 mars 2017

En gestion de la qualité, la documentation est la base pour comprendre le système, communiquer les processus et leurs exigences au sein de l'organisation et déterminer l'efficacité de sa mise en œuvre. 
ISO 9001 est définie comme l'ensemble des activités en interaction qui transforment les éléments d'entrée en résultats. Les processus d'une organisation sont généralement planifiés et mis en œuvre dans des conditions contrôlées pour apporter de la valeur.

OpenKM fournit cet environnement contrôlé , qui intègre la valeur lors de la mise en œuvre des processus nécessaires pour obtenir des résultats, en fonction des exigences des clients et des politiques de l'organisation.

N'oubliez pas que l'utilisation d'un outil logiciel - OpenKM ou autres - ne garantit pas la conformité de facto avec les normes ISO. Ce qu' OpenKM permet, c’est de faciliter la conformité à la norme ISO-9001, en utilisant l’outil d’une certaine manière en cohérence avec ce qui est établi dans la norme ISO-9001 et avec l’objectif de sa réalisation.

Dans cet article, nous allons vous montrer un exemple de mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité  dans un service de formation.

Situation antérieure

L'organisation gère les exigences ISO des procédures sur papier. Ces procédures imprimées sont distribuées aux personnes concernées, accompagnées d'une fiche de contrôle; qu’ils doivent signer pour vérifier que l’employé est au courant du nouveau processus.

L’expiration constante et la mise à jour constante des procédures signifient la nécessité d’un département de formation pour la gestion de la formation et des cours de formation actualisée. Il gère également le relevé des présences au cours et enregistre le dossier individuel de chaque employé.

L’organisation, lors de ses audits, génère des rapports d’actions correctives et préventives (CAPA) où sont enregistrées les non-conformités détectées. Ensuite, un journal des écarts est généré et un rapport individuel est créé pour chaque écart.

Portée

Création d'un environnement collaboratif et sécurisé permettant un accès personnalisé à la documentation; l'application des procédures , l'automatisation des processus et la création de rapports facilitant les audits , améliorant la détection et l'analyse des non-conformités.

Processus de mise en œuvre de qualité

Il y a des entretiens avec le département des systèmes de gestion de la qualité. C'est un domaine de portée transversale au sein de l'organisation. Des représentants du département de la formation seront présents à ses entretiens.

Le service de la formation mettra à la disposition du personnel le plan de formation annuel en lecture seule. Seul le personnel affecté au service de formation aura le droit d'exécuter les privilèges d' édition , de suppression , de définir la sécurité de l'élément ou de gérer le contrôle des téléchargements.

À leur tour, ils seront les seuls à avoir accès aux extensions Forum et Wiki . Forum leur donne la possibilité de discuter et d'obtenir des réponses aux aspects subjectifs qui affectent la procédure. Et dans l' extension Wiki, ils peuvent clarifier et consulter les sources bibliographiques utilisées pour générer et mettre à jour les procédures; ainsi que des liens vers des documents techniques.

À partir de l’historique, OpenKM permet d’ accéder facilement à différentes versions d'un document . Lorsque la phase finale est atteinte, le document officiel fait l'objet d'un workflow dans lequel le document, après avoir été approuvé et signé, devient visible et est notifié aux employés.

Le service formation créera un dossier par employé dans lequel l'utilisateur aura accès à son plan de formation personnel. L'employé utilisera le service d'abonnement dans son dossier de formation; De cette façon, il recevra une notification à propos des mises à jour de contenu; Établissement de dates de cours, de matériel pédagogique, etc.

À son tour, le département formation se réserve le droit d'envoyer des notifications, que ce soit au niveau individuel, du groupe ou du département, pour tenir le personnel informé. D'autre part, ils peuvent maintenir un contact fluide avec tous les utilisateurs via le chat en ligne OpenKM .

Les réunions , les cours avec les dates de début et diverses activités de formation seront communiqués et partagés avec les personnes concernées par le biais de la fonction Gestionnaire de tâches . L'organisateur fournira l'accès à la documentation nécessaire et informera sur le lieu de la réunion, physique ou virtuel, étant donné qu'OpenKM offre une fonctionnalité de vidéoconférence.

Le service de la formation utilisera régulièrement la fonction Rapports pour faciliter le suivi des sessions de formation, suivies par le personnel.

Les flux de travail seront très importants dans la mise en œuvre d'ISO 9001 . Il garantit la réalisation du processus dans toutes ses phases; créer un canal univoque dans lequel l’information passe d’une phase à l’autre uniquement lorsque les conditions requises ont été remplies.

OpenKM fournit un moteur de workflow par défaut, sans coût supplémentaire. Il est 100% flexible et adaptable. Dans le Centre de connaissances OpenKM  et dans la chaîne YouTube d'OpenKM , vous trouverez gratuitement le cours sur les flux de travaux qui explique comment utiliser le programme de diagrammes et comment créer nos propres Wokflows. OpenKM peut offrir de tels services de conseil aux organisations qui n’ont pas de capacité technique.

Le service qualité créera la structure de flux de travail nécessaire à la mise en œuvre de la politique qualité.

Il utilisera également la fonctionnalité de rapport, qui dans ce cas sera gérée par une tâche automatique. Ainsi, les responsables de la qualité recevraient périodiquement des rapports contenant des indicateurs de non - conformité détectés par le système qualité.

Ces informations, collectées automatiquement par OpenKM, facilitent le travail d’audit interne. La tâche de contrôle interne et d’analyse conduit à la création et à la publication des rapports CAPA.

L'organisation peut fournir des informations via l' extension KCenter à ses clients, fournisseurs, auditeurs et aux différentes parties prenantes. Conformément aux normes et à la législation en vigueur, ses clients et les auditeurs externes doivent être informés du suivi du système de management de la qualité ISO 9000.

Résultat

L'organisation bénéficie d'une technologie flexible qui s'adapte à ses besoins présent et futur. Elle a réussi à gérer et à automatiser électroniquement toutes les tâches dans le domaine de la formation.

Le département a terminé avec la documentation en format physique.

Vos clients et votre publique cible bénéficient d'un accès personnalisé et exclusif aux informations et à la documentation dont ils ont besoin via KCenter.

Le service qualité a réussi à mettre en œuvre le système de gestion de la qualité dans l'ensemble de l'entreprise.

À travers OpenKM, l’organisation :

• Assure le respect des politiques de qualité.
• L'exécution des plans stipulés.
• La vérification des résultats.
• Et l'analyse et la mise en œuvre des mesures nécessaires pour corriger les écarts, dans le prochain cycle.