Réduire les coûts de traitement des factures est une priorité essentielle pour les services modernes de comptes fournisseurs, qui cherchent à diminuer les coûts de main-d’œuvre, minimiser les paiements en double et améliorer l'efficacité opérationnelle. Les processus basés sur le papier restent onéreux : chaque facture peut nécessiter jusqu’à deux semaines de traitement et engendrer un coût compris entre 12 $ et 30 $.
Diagnostiquer le coût de traitement des factures
Le coût de traitement des factures comprend plusieurs éléments :
- Saisie et manipulation manuelle des données
- Coûts liés aux matériaux comme l’impression et le stockage
- Perte de remises pour paiement anticipé et pénalités pour paiement tardif
- Erreurs entraînant des paiements en double
Selon les standards du secteur, les systèmes automatisés peuvent réduire le coût de traitement de 12–30 $ à seulement 3–5 $ par facture, générant ainsi des économies significatives et une meilleure gestion des dépenses.
2. Automatisation et optimisation des processus
a) Capture de données et OCR
Les solutions modernes d’automatisation utilisent l’OCR et l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les données des factures, éliminant les tâches répétitives et réduisant les erreurs.
b) Rapprochement des factures
Comparer les factures avec les bons de commande et les bons de livraison améliore la précision et évite les paiements en double.
c) Workflows automatisés
Supprimer la saisie manuelle des données permet de réduire les délais de traitement, d’accélérer le traitement des comptes fournisseurs et d’assurer le respect des politiques internes.
d) Facture électronique
L’utilisation de formats numériques comme XML permet un échange de documents plus rapide, fiable et contrôlé.
3. OpenKM : une solution idéale
OpenKM est une puissante plateforme de gestion documentaire qui optimise le traitement des factures et permet des économies tangibles grâce à :
-
Gestion automatique des factures – Reconnaissance, indexation et routage automatiques des factures, réduisant le temps de traitement et les coûts de main-d’œuvre.
-
OCR avancé et intelligence artificielle – Précision dans l’extraction des données, traitement par lots et workflows de traitement efficaces.
-
Facturation électronique – Prise en charge native du XML, signature numérique, traçabilité et conformité réglementaire pour éviter les pénalités et la perte de remises.
-
Workflows personnalisés – Chaînes d’approbation configurables, règles automatiques et alertes pour permettre un contrôle efficace avec OKMFlow, le moteur de workflow natif d’OpenKM.
-
Intégration avec ERP et bureaux internationaux – Compatible avec CMIS, API REST et extensions Microsoft pour une gestion homogène des paiements à l’échelle mondiale.
Principaux avantages d’OpenKM :
- Transformation des processus papier en flux numériques
- Réduction du coût par facture et amélioration des délais de traitement
- Visibilité et traçabilité complète du coût de traitement
- Conformité aux standards du secteur
- Amélioration de l’efficacité et libération du personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
4. Bonnes pratiques avec OpenKM
Pour tirer le meilleur parti d’OpenKM :
- Développez un guide d’automatisation pour cartographier et optimiser les workflows
- Formez les équipes finance et comptabilité
- Suivez les indicateurs clés comme le coût de traitement, le temps consacré et les pénalités
- Impliquez le travel manager ou les services de dépenses pour intégrer toutes les factures
- Auditez et améliorez en continu les processus de comptes fournisseurs
5. Résultats attendus
En automatisant le traitement des factures avec OpenKM :
- Réduction des coûts de traitement
- Diminution du cycle de traitement de plusieurs semaines à quelques jours
- Élimination des erreurs et paiements en double
- Meilleure utilisation des remises pour paiement anticipé
- Transparence accrue pour la direction
- Pleine évolutivité dans les bureaux internationaux
Conclusion
Pour réduire durablement les coûts liés au traitement des comptes fournisseurs, les organisations doivent :
- Mesurer le coût de traitement
- Mettre en place l’automatisation via OCR, rapprochement et optimisation
- Implémenter OpenKM pour numériser, classer et automatiser les données de facturation
- Suivre les KPI et appliquer des améliorations continues
Avec OpenKM, les entreprises remplacent les processus manuels et papier par une efficacité numérique, un contrôle total et un modèle évolutif. Il est temps de transformer la gestion des factures en un moteur d’économies, de conformité et de valeur stratégique.
