Comment réduire la fracture numérique grâce à la gestion documentaire

Comment réduire la fracture numérique grâce à la gestion documentaire

Écrit par Michelle Thomas, le 22 avril 2022

Les compétences numériques sont de plus en plus importantes dans le monde du travail. Avec tant d'entreprises ayant adopté le télétravail au cours de la pandémie, il devient de plus en plus évident à quel point les compétences numériques sont cruciales pour le poste de travail actuel.

Ce qui avait commencé comme un passage temporaire au numérique pour de nombreuses entreprises est devenu permanent en 2022. Cependant, l'offre de compétences numériques parmi la main-d'œuvre, en général, ne répond toujours pas aux besoins des employeurs, créant ainsi une fracture des compétences numériques sur le marché du travail. De nombreuses entreprises se tournent vers la gestion documentaire dans le but de combler cette fracture.

Dans cet article, l'experte en compétences numériques Michelle Thomas de Scanteam.pro-fournira une définition de la fracture des compétences numériques et expliquera comment la gestion documentaire constitue une réponse pour la combler.

Qu'est-ce que la fracture des compétences numériques ?

Avant de pouvoir aborder la question de savoir comment la gestion documentaire peut aider à combler la fracture des compétences numériques, nous devons d'abord expliquer ce qu'est exactement cette fracture. Après avoir fourni une définition générale des compétences numériques, cette section abordera la question.

Que sont les compétences numériques ?

Vous avez peut-être entendu le terme « compétences numériques », utilisé comme un mot à la mode dans les ressources humaines, mais il se peut que vous ne sachiez pas réellement ce que recouvre ce terme. Alors, que comprend-il ?

En termes simples, les compétences numériques sont les aptitudes nécessaires pour utiliser des appareils, applications et réseaux numériques afin d’obtenir et d’organiser des informations. Cela englobe tout : de l'utilisation des moteurs de recherche en ligne et de la messagerie électronique jusqu'au développement spécialisé et à la programmation technologique.

Voici une brève liste d’exemples couverts par le concept de compétences numériques :

• Saisie de données
• Culture informatique
• Gestion des réseaux sociaux
• Utilisation du courrier électronique et des messageries instantanées
• Science des données
• Marketing numérique
• Programmation et développement d’applications
• Création de contenu

Cette liste n’est en aucun cas exhaustive, mais elle donne une idée de la variété des domaines couverts par les compétences numériques ainsi que de l’éventail des niveaux de compétence requis dans ce domaine.

Qu’est-ce que la fracture des compétences numériques et que signifie-t-elle pour les employeurs ?

Maintenant que cet article a offert une définition des compétences numériques, examinons ce qu’est exactement la fracture des compétences numériques.

En termes simples, la fracture des compétences désigne l’écart entre les aptitudes qu’un employeur exige de ses employés et les compétences réelles que possèdent les candidats à l’emploi. Cet écart peut être causé par de nombreux facteurs, selon le secteur d’activité.

Par exemple, au cours des dernières décennies, les jeunes qui ont choisi de ne pas suivre d’études supérieures ont été confrontés à une certaine stigmatisation sociale. Par conséquent, davantage de personnes sont allées à l’université pour obtenir des diplômes académiques, ce qui a entraîné une pénurie de compétences dans les métiers manuels.

Comme on peut s’y attendre, la fracture des compétences numériques fait référence au déséquilibre entre les exigences en matière de compétences numériques des employeurs et les compétences numériques actuelles des employés potentiels.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Avant de considérer comment la gestion documentaire peut aider à réduire ou à combler la fracture des compétences numériques, cet article commencera par fournir une définition du terme.

La gestion documentaire fait référence aux processus ou systèmes utilisés pour gérer des documents numériques tels que les fichiers de traitement de texte, les PDF, etc. Il existe de nombreux avantages à utiliser une gestion électronique des documents. Elle permet non seulement un stockage centralisé ainsi qu'une recherche et une récupération faciles, mais elle garantit également la sécurité des documents, la traçabilité et le contrôle des accès.

Les systèmes de gestion électronique des documents présentent des avantages significatifs par rapport au stockage papier. D’une part, les documents papier occupent un espace physique et, si vous en avez beaucoup, ils peuvent occuper une quantité considérable d’espace. En plus de cela, les systèmes de gestion documentaire facilitent la protection de vos documents et la récupération des informations.

Comment la gestion documentaire aide à combler la fracture des compétences numériques

Maintenant que nous avons défini la gestion électronique des documents et énuméré certains de ses principaux avantages, cet article expliquera comment la gestion documentaire en ligne peut contribuer à combler la fracture des compétences numériques.

Comme vous pouvez le constater, il existe un chevauchement important entre les compétences numériques et la gestion électronique des documents. De nombreuses compétences numériques de base sont requises dans une grande variété d’entreprises et de secteurs. Par exemple, la capacité à créer, accéder, modifier et partager des documents numériques est une compétence aussi précieuse dans les fonctions administratives qu’en design ou en marketing.

Intégrer des systèmes de gestion documentaire dans votre entreprise est donc très avantageux. Les employés, quelle que soit leur formation ou leur niveau de compétence, peuvent facilement s’adapter à ces systèmes et, en retour, ces systèmes contribuent à combler la fracture des compétences numériques.

Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques exemples de la manière dont les systèmes de gestion documentaire peuvent aider les employeurs à combler cette fracture au sein de leurs activités.

En organisant vos documents numériques en un seul endroit

L’un des plus grands atouts des systèmes de gestion documentaire est qu’ils créent un référentiel unique pour tous les fichiers de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’une intégration native ou via une interface de programmation d’applications (API), les systèmes de gestion documentaire se connectent aux logiciels de votre système, vous évitant d’avoir à ouvrir et fermer différentes applications pour gérer vos documents.

Avec vos documents organisés dans un dépôt unique, l’interruption du travail en cours sera minimale.

En améliorant la précision

Les systèmes de gestion documentaire en ligne réduisent également le risque que des erreurs humaines perturbent le fonctionnement de votre entreprise. Lorsqu’ils dépendent de copies papier, les employeurs sont souvent confrontés à des documents égarés ou perdus. Mais en utilisant un système de gestion électronique des documents, vous pouvez retrouver rapidement et facilement les fichiers dont vous avez besoin.

En automatisant les flux de travail de votre entreprise

Les systèmes de gestion documentaire sont par ailleurs utiles parce qu’ils permettent d’automatiser les flux de travail. Les fichiers peuvent être partagés automatiquement entre les utilisateurs. Vous pouvez également définir des critères pour que le partage des documents soit suspendu ou redirigé automatiquement si nécessaire.

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre les avantages de la gestion documentaire pour réduire ou combler la fracture numérique. Quel que soit le niveau de compétence de vos employés, les processus automatisés de gestion des documents garantiront un stockage et une gestion efficaces de vos fichiers.

À propos de l’autrice

Michelle Thomas est analyste marketing et blogueuse chez Scanteam. Elle travaille depuis 7 ans dans l’analyse web, la collecte et l’analyse de données. Elle travaille ainsi dans le domaine du Big Data. Son expérience lui permet d’être une professionnelle du marketing et des secteurs connexes.