Écrit par Ana Canteli le 6 mars 2020
L'accumulation d'informations et de données qui affligent toute organisation aujourd'hui rend essentiel de déterminer combien d'informations sont valables et pour combien de temps elles sont ; pour découvrir ce qui ne l'est pas et donc s'en débarrasser. De plus, à partir des informations qui sont valables, les entreprises doivent savoir quand et comment les utiliser. Une bonne gestion des informations dont ils disposent améliorera les relations avec vos clients, et même l'expérience de travail de vos employés, ce qui se traduira par des bénéfices et des avantages pour toutes les personnes impliquées. En effet, la nécessité d'améliorer les résultats, conduit de nombreuses entreprises à mettre en place des solutions de gestion de contenu d'entreprise - ECM pour son acronyme en anglais (enterprise content management).
Un système de gestion de contenu d'entreprise est un logiciel utilisé pour accéder et gérer des informations, qu'elles soient structurées ou non, afin d'atteindre efficacement les objectifs de l'organisation, tout en garantissant la conformité réglementaire. La gestion de contenu d'entreprise englobe les besoins de gestion de documents, de gestion de contenu Web, de gestion des processus métier et de collaboration. Et c'est qu'à ses débuts, la gestion de contenu d'entreprise se limitait aux sites web. Au fil du temps, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées, donnant à l'ecm une nouvelle dimension. Ainsi, à l'heure actuelle, la gestion de contenu d'entreprise peut être définie comme l'ensemble des services, technologies et fonctionnalités qui contrôlent et gèrent l'ensemble du cycle de vie du contenu,
Sans moyen de capturer et d'organiser correctement le contenu de l'entreprise, le flux d'informations au sein de l'organisation peut stagner ou même être la source de problèmes plus graves. La gestion de contenu d'entreprise doit offrir une couverture complète du cycle de vie du document ; sinon, des documents obsolètes peuvent créer de la confusion et être le germe d'incidents difficiles à prévoir.
En fait, le nombre de cas dans lesquels une organisation peut être impliquée peut être résumé comme suit :
Choisir la meilleure solution ecm pour l'entreprise dépend évidemment de plusieurs facteurs, certains d'entre eux environnementaux et indépendants de la volonté de l'organisation, mais d'autres le seront et ce sont ceux que l'organisation doit prendre en compte lorsqu'elle parie sur une entreprise de stratégie de contenu.
Le système de gestion de contenu d'entreprise doit permettre à l'entité d'atteindre un triple objectif :
OpenKM, en tant qu'ecm - système de gestion de contenu d'entreprise - peut contribuer à atteindre ce triple objectif à travers :
Considérer la distribution de contenu est logique, surtout lorsque vous avez travaillé dur pour créer un contenu de qualité et que vous ne voulez pas qu'il soit laissé dans un coin. Pour ce faire, la création d'un plan de contenu est une étape sans laquelle la stratégie marketing de l'organisation atteindra difficilement ses objectifs. Le plan de contenu permet d'être plus créatif et efficace dans la distribution de contenu et d'atteindre divers objectifs, tels que l'amélioration de la position de la marque, la création de relations d'influence, l'analyse comparative, l'engagement du public et la création et le maintien d'une réputation numérique solide et fiable.
Le système de gestion de documents OpenKM peut être utilisé comme plate-forme de création et de distribution de contenu. Nos employés et collaborateurs peuvent accéder au système et dans leur session créer le contenu, sans que le format ou l'extension soit une limitation. De plus, grâce à l'automatisation, nous pouvons définir des protocoles de qualité ou d'approbation pour les nouveaux contenus, afin de les rendre accessibles au grand public lorsqu'ils ont atteint la version finale. Même grâce à l'intégration d'OpenKM avec Twitter, nous pouvons tweeter de nouveaux contenus et contacter nos audiences en temps réel sur d'autres réseaux sociaux.
La création de contenu par la direction marketing et commerciale peut être distribuée, en dehors de nos clients - actuels et potentiels - à d'autres séries de bénéficiaires qui pourraient bien passer inaperçues. Les contenus peuvent être une source d'informations de qualité sur nos produits et services qui enrichissent les arguments et les raisonnements commerciaux des commerciaux. Dans la relation avec nos clients, la diffusion de contenus peut nous aider à éduquer, entretenir et améliorer la relation d'engagement et même à neutraliser les éventuelles objections que vous pourriez avoir. Le suivi de la relation avec nos clients peut même être une source d'amélioration continue pour l'organisation.
En créant une relation étroite entre le marketing et les ventes, nous pouvons créer des relations mutuellement bénéfiques afin que la création de contenu prépare et ouvre la voie à l'identification de clients potentiels. Cela pourrait conduire à une interview à inclure dans un nouveau contenu. Au moment de sa diffusion il est conseillé de le partager avec eux, cela améliorera la relation tandis qu'ils apprécieront l'opportunité d'être cités.
La création d'un contenu de qualité pour sa publication ultérieure, dans de nombreux cas, implique l'investissement d'une quantité appréciable de temps et de ressources pour obtenir des données pertinentes qui corroborent les informations que nous compilons, que ce soit pour le service commercial, marketing ou dans la préparation de propositions. Il est recommandé de citer les sources utilisées, mais vous pouvez également en profiter pour rapporter vos propres conclusions sur la base d'études internes. Et c'est que le logiciel de gestion de documents OpenKM avec sa fonctionnalité de reporting nous permet d'obtenir des données fiables par rapport à tout aspect qui nous intéresse.
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