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Comment partager et distribuer du contenu dans un ECM

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 6 mars 2020

L'accumulation d'informations et de données qui affligent toute organisation aujourd'hui rend essentiel de déterminer combien d'informations sont valables et pour combien de temps elles sont ; pour découvrir ce qui ne l'est pas et donc s'en débarrasser. De plus, à partir des informations qui sont valables, les entreprises doivent savoir quand et comment les utiliser. Une bonne gestion des informations dont ils disposent améliorera les relations avec vos clients, et même l'expérience de travail de vos employés, ce qui se traduira par des bénéfices et des avantages pour toutes les personnes impliquées. En effet, la nécessité d'améliorer les résultats, conduit de nombreuses entreprises à mettre en place des solutions de gestion de contenu d'entreprise - ECM pour son acronyme en anglais (enterprise content management).

Qu'est-ce qu'une EMI ?

Un système de gestion de contenu d'entreprise est un logiciel utilisé pour accéder et gérer des informations, qu'elles soient structurées ou non, afin d'atteindre efficacement les objectifs de l'organisation, tout en garantissant la conformité réglementaire. La gestion de contenu d'entreprise englobe les besoins de gestion de documents, de gestion de contenu Web, de gestion des processus métier et de collaboration. Et c'est qu'à ses débuts, la gestion de contenu d'entreprise se limitait aux sites web. Au fil du temps, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées, donnant à l'ecm une nouvelle dimension. Ainsi, à l'heure actuelle, la gestion de contenu d'entreprise peut être définie comme l'ensemble des services, technologies et fonctionnalités qui contrôlent et gèrent l'ensemble du cycle de vie du contenu,

Sans moyen de capturer et d'organiser correctement le contenu de l'entreprise, le flux d'informations au sein de l'organisation peut stagner ou même être la source de problèmes plus graves. La gestion de contenu d'entreprise doit offrir une couverture complète du cycle de vie du document ; sinon, des documents obsolètes peuvent créer de la confusion et être le germe d'incidents difficiles à prévoir.

En fait, le nombre de cas dans lesquels une organisation peut être impliquée peut être résumé comme suit :

  • Les employés ne disposent pas d'informations précises quand et où ils en ont besoin pour travailler efficacement.
  • Un temps considérable est consacré à la recherche et à la recherche de contenu pour diverses raisons (un document existe, mais où, ou il n'y a pas de critères de classification clairs ou de moyens de recherche appropriés).
  • Il existe une grande variété de contenus : des documents aux enregistrements, en passant par les e-mails, les vidéos, les images, les rapports, les formulaires... qui peuvent être dans n'importe quel format et/ou version.
  • La gestion de contenu n'offre pas de garanties de sécurité : les contrôles d'accès, d'édition ou de suppression sont insuffisants.
  • Le volume ou le statut du contenu de l'entreprise n'est pas connu avec précision, ce qui rend difficile voire impossible la détermination de leur mise à jour.
  • Manque d'intégration des processus qui affectent directement la coordination et la collaboration des employés, ainsi que la bonne distribution du contenu.

Quel est le meilleur système de gestion de contenu d'entreprise ?

Choisir la meilleure solution ecm pour l'entreprise dépend évidemment de plusieurs facteurs, certains d'entre eux environnementaux et indépendants de la volonté de l'organisation, mais d'autres le seront et ce sont ceux que l'organisation doit prendre en compte lorsqu'elle parie sur une entreprise de stratégie de contenu.

Le système de gestion de contenu d'entreprise doit permettre à l'entité d'atteindre un triple objectif :

  • Maximiser l'utilisation des informations existantes . Cela améliorera directement le fonctionnement de l'entreprise en réduisant les inefficacités, en économisant du temps et de l'argent.
  • Améliorer le service à la clientèle , l'objectif principal de toute organisation, qu'il s'agisse d'une entité privée ou d'une administration publique.
  • Retour sur investissement : l'acquisition d'une entreprise de gestion de contenu ne doit pas être traitée comme une dépense, mais comme un investissement qui profite à tous les membres de l'organisation.

OpenKM, en tant qu'ecm - système de gestion de contenu d'entreprise - peut contribuer à atteindre ce triple objectif à travers :

  • La numérisation, la gestion des fichiers et les actifs numériques : OpenKM fournit les outils nécessaires à la capture et à la numérisation des contenus, quels que soient le format et le type de fichier. L'administrateur pourra mettre à jour le répertoire des contenus pris en charge par le système, lorsque cela est nécessaire et le plan de fichiers, garantit un contrôle sur le cycle de vie des contenus, de leur création ou capture au stockage dans des conditions sûres, en passant par l'élimination selon aux protocoles de l'entité.
  • Gestion des documents : une fois le contenu créé ou capturé dans OpenKM, les utilisateurs profiteront des fonctionnalités d'édition, des outils de collaboration, de communication et de distribution qui leur permettront de travailler avec des documents, des enregistrements et des contenus de toutes sortes, quand et où ils en ont besoin.
  • Gestion des processus métiers : Les workflows ou moteurs bpm sont aujourd'hui une fonctionnalité de plus parmi l'ensemble des outils proposés par les ECM. OpenKM contient un moteur de workflow qui vous permet de travailler avec les processus métier les plus sophistiqués.
  • Gestion des enregistrements : OpenKM est également un système de gestion des enregistrements électroniques. Il offre la plateforme technologique nécessaire pour gérer ce type de contenu qui nécessite un traitement particulier en termes de sécurité en termes de création, de contrôle, de stockage, de conditions de recherche, etc.
  • Recherche et récupération : le moteur de recherche OpenKM permet aux utilisateurs de trouver n'importe quel contenu, grâce à n'importe quel mot faisant partie du fichier, ainsi que d'autres attributs : mots-clés, section du référentiel dans lequel il est hébergé, plage de dates, langue, paternité, titre, description, catégorie, type mime, notes ou métadonnées.
  • Collaboration : les utilisateurs peuvent être en contact via le chat et utiliser les outils de collaboration et de communication intégrés dans le gestionnaire, de l'insertion de notes, mots-clés, catégories ou relations aux contenus, tels que l'utilisation de forum, wiki ou extensions l'inclusion de métadonnées, qui ajoutent des informations pertinentes et précieuses à tous les fichiers avec lesquels le personnel travaille.
  • Publication et distribution de contenu : OpenKM, via la plate-forme KCenter, permet la personnalisation du système pour créer, concevoir, éditer, publier et distribuer du contenu Web à l'usage de l'entreprise. Ce contenu numérique peut être utilisé pour entretenir des relations et une communication avec nos clients, fournisseurs, mais aussi avec les membres de l'entité.
  • Sécurité, gestion des risques et gouvernance de l'information : la sécurité dans OpenKM est appliquée à 3 niveaux différents qui permettent d'articuler les règles et politiques d'autorisation de l'organisation, qui à leur tour définissent le régime d'accès et l'utilisation du contenu. C'est une caractéristique fondamentale que tout système de gestion de contenu d'entreprise digne de ce nom doit avoir.
  • Intégration : OpenKM, grâce à son API complète et ses SDK en Java, PHP et .NET. offre l'ensemble d'outils nécessaire pour assurer l'intégration d'un logiciel de gestion de contenu avec n'importe quelle application tierce.
  • Aide et support : lors du choix d'un fournisseur de solutions de gestion de contenu d'entreprise, il est important de vérifier les conditions de couverture et de support proposées par l'entité. OpenKM est un projet de solutions de gestion de documents à technologie propriétaire consolidée depuis 2004, dans lequel les créateurs de logiciels continuent d'offrir un soutien à leurs clients.

Comment diffuser du contenu numérique ?

Considérer la distribution de contenu est logique, surtout lorsque vous avez travaillé dur pour créer un contenu de qualité et que vous ne voulez pas qu'il soit laissé dans un coin. Pour ce faire, la création d'un plan de contenu est une étape sans laquelle la stratégie marketing de l'organisation atteindra difficilement ses objectifs. Le plan de contenu permet d'être plus créatif et efficace dans la distribution de contenu et d'atteindre divers objectifs, tels que l'amélioration de la position de la marque, la création de relations d'influence, l'analyse comparative, l'engagement du public et la création et le maintien d'une réputation numérique solide et fiable.

Le système de gestion de documents OpenKM peut être utilisé comme plate-forme de création et de distribution de contenu. Nos employés et collaborateurs peuvent accéder au système et dans leur session créer le contenu, sans que le format ou l'extension soit une limitation. De plus, grâce à l'automatisation, nous pouvons définir des protocoles de qualité ou d'approbation pour les nouveaux contenus, afin de les rendre accessibles au grand public lorsqu'ils ont atteint la version finale. Même grâce à l'intégration d'OpenKM avec Twitter, nous pouvons tweeter de nouveaux contenus et contacter nos audiences en temps réel sur d'autres réseaux sociaux.

La création de contenu par la direction marketing et commerciale peut être distribuée, en dehors de nos clients - actuels et potentiels - à d'autres séries de bénéficiaires qui pourraient bien passer inaperçues. Les contenus peuvent être une source d'informations de qualité sur nos produits et services qui enrichissent les arguments et les raisonnements commerciaux des commerciaux. Dans la relation avec nos clients, la diffusion de contenus peut nous aider à éduquer, entretenir et améliorer la relation d'engagement et même à neutraliser les éventuelles objections que vous pourriez avoir. Le suivi de la relation avec nos clients peut même être une source d'amélioration continue pour l'organisation.

En créant une relation étroite entre le marketing et les ventes, nous pouvons créer des relations mutuellement bénéfiques afin que la création de contenu prépare et ouvre la voie à l'identification de clients potentiels. Cela pourrait conduire à une interview à inclure dans un nouveau contenu. Au moment de sa diffusion il est conseillé de le partager avec eux, cela améliorera la relation tandis qu'ils apprécieront l'opportunité d'être cités.

La création d'un contenu de qualité pour sa publication ultérieure, dans de nombreux cas, implique l'investissement d'une quantité appréciable de temps et de ressources pour obtenir des données pertinentes qui corroborent les informations que nous compilons, que ce soit pour le service commercial, marketing ou dans la préparation de propositions. Il est recommandé de citer les sources utilisées, mais vous pouvez également en profiter pour rapporter vos propres conclusions sur la base d'études internes. Et c'est que le logiciel de gestion de documents OpenKM avec sa fonctionnalité de reporting nous permet d'obtenir des données fiables par rapport à tout aspect qui nous intéresse.

 

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