Comment éliminer la saisie manuelle des données grâce à un logiciel de gestion documentaire

Comment éliminer la saisie manuelle des données grâce à un logiciel de gestion documentaire

Écrit par Ana Canteli le 22 août 2025

Dans les processus métier allant des comptes fournisseurs à l’intégration de nouveaux clients, la saisie manuelle des données a toujours constitué un obstacle majeur. Elle est lente, coûteuse et sujette aux erreurs lorsqu’il s’agit de recopier des informations issues de documents papier ou PDF dans les systèmes. Heureusement, un système de gestion documentaire comme OpenKM permet d’optimiser la gestion des documents et de se libérer de la dépendance à la saisie manuelle.

Le défi de la saisie manuelle des données

Les processus manuels présentent de nombreux inconvénients :

• Erreurs : Les fautes humaines peuvent entraîner des paiements en double ou des violations de conformité. Même un faible taux d’erreur affecte la précision et les résultats financiers.
• Retards : Des factures laissées sans traitement pendant des semaines se traduisent par des pertes de temps et d’argent.
• Coûts : Le travail administratif est coûteux, et la correction des erreurs génère des coûts supplémentaires.
• Risques de conformité : Avec les documents papier, il est difficile de protéger l’information, d’imposer des contrôles d’accès et de maintenir une piste d’audit sécurisée.
• Il est clair que les entreprises doivent éliminer les goulets d’étranglement liés à la saisie manuelle.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un logiciel de gestion documentaire aide à gérer les documents de façon plus simple, systématique et automatisée. Contrairement aux disques partagés, une plateforme comme OpenKM propose :

• La numérisation des documents via le scanning/OCR.
• Un référentiel documentaire avec gestion des versions et métadonnées.
• Le contrôle d’accès aux informations sensibles.
• Des pistes d’audit pour se conformer aux réglementations.
• L’automatisation des workflows, évitant les validations manuelles ou l’acheminement par email.
• En d’autres termes, un système de gestion documentaire permet d’économiser du papier, de l’argent et de travailler plus efficacement.

Avantages de l’élimination de la saisie manuelle avec OpenKM

• Précision accrue : Moins d’erreurs humaines grâce à l’automatisation.
• Plus d’efficacité : Des processus plus rapides et des économies de temps pour les employés.
• Réduction des coûts : Moins de main-d’œuvre administrative et moins de frais de correction.
• Meilleure conformité : Validations automatisées et journaux d’audit.
• Sécurité des données : Contrôle d’accès renforcé et meilleure protection des informations sensibles.
• Visibilité et contrôle : Les responsables accèdent à des indicateurs et au suivi des processus.
• Continuité d’activité : Les archives électroniques assurent la reprise après sinistre.

Automatisation des workflows avec OpenKM

OpenKM intègre un moteur de workflows natif qui automatise la capture et l’approbation des données.

Par exemple, dans la gestion des factures, la plateforme peut extraire les données d’une facture, les envoyer à l’approbateur compétent et notifier la comptabilité une fois le document traité. Le personnel n’a plus besoin de ressaisir les informations : le système s’en charge automatiquement.

Ces workflows automatisés :

• Accélèrent les validations.
• Réduisent les risques d’erreur.
• Fournissent visibilité et piste d’audit pour la conformité.

Les automatismes d’OpenKM : ce qu’ils sont et leur différence avec les workflows

Les automatismes d’OpenKM sont une fonctionnalité distincte du moteur de workflow. Ce sont des règles d’automatisation basées sur des événements, qui exécutent des actions sans intervention humaine. Lorsqu’un événement spécifique se produit (création ou mise à jour d’un document), le système évalue des conditions prédéfinies et, si elles sont remplies, exécute immédiatement une ou plusieurs actions : déplacer un document, attribuer des métadonnées ou des mots-clés, modifier des autorisations de sécurité, convertir en PDF, etc.

Ces automatismes réduisent les tâches manuelles répétitives, diminuent les erreurs humaines et simplifient la logique métier.

Les deux fonctionnalités se complètent :

• Les workflows (OKMFlow) gèrent des processus complexes et collaboratifs avec plusieurs étapes, affectations de tâches, notifications et validations.
• Les automatismes gèrent des actions isolées, mais utiles, déclenchées immédiatement par un événement.

Par exemple, un automatism peut déclencher un workflow lors de l’arrivée d’un document, ou un workflow peut activer certaines règles automatiques. Ensemble, OpenKM combine les deux pour offrir une automatisation complète des tâches simples comme des processus métier complexes.

OCR et IA pour l’extraction de données

L’une des charges manuelles les plus lourdes est la saisie des données issues de factures ou de formulaires. OpenKM résout ce problème grâce à la technologie OCR et à un assistant IA :

• L’OCR lit les documents scannés ou PDF.
• L’IA permet un traitement intelligent et une extraction précise des données (numéro de facture, date, montant, etc.).
• Les documents sont automatiquement classés, réduisant les erreurs.

Ainsi, les équipes de comptabilité n’entrent plus les données manuellement : OpenKM le fait à leur place. C’est la véritable saisie automatisée.

Intégration d’OpenKM avec ERP, CRM et autres systèmes

Un autre grand avantage d’OpenKM est son intégration avec d’autres applications métier : ERP, CRM, bases de données.

Les informations ne sont donc pas saisies deux fois. L’API d’OpenKM permet d’envoyer les données capturées directement vers l’ERP ou le CRM.

Exemple : lors du traitement d’une facture dans OpenKM, toutes les données sont exportées automatiquement vers l’ERP sans ressaisie. Cela réduit les erreurs, améliore l’exactitude et assure la continuité des opérations.

Étude de cas : automatisation des comptes fournisseurs

Une entreprise de taille moyenne ne parvenait pas à suivre la charge liée à la saisie manuelle de centaines de factures. Les employés saisissaient les données dans des tableurs et les envoyaient par email pour approbation. Résultat : retards, erreurs et hausse des coûts.

Avec OpenKM :

• Les factures ont été numérisées.
• L’OCR et l’IA ont identifié les champs clés.
• Un workflow d’approbation a routé les factures vers les bons responsables.
• Une fois validées, les données se sont synchronisées automatiquement avec l’ERP.
• Tout a été enregistré dans une piste d’audit conforme.

Résultat : traitement plus rapide, moins d’erreurs et charge de travail réduite pour l’équipe financière. Ce qui prenait des semaines se réglait désormais en quelques heures.

Étude de cas : gestion des réclamations clients

Une entreprise avait des difficultés avec son service après-vente : réclamations reçues par divers canaux (email, téléphone, formulaires), perte d’informations, réponses tardives ou incomplètes. Résultat : insatisfaction, manque de traçabilité et difficultés à respecter les délais de réponse.

Avec OpenKM :

• Un portail unifié 24/7 a été mis en place pour collecter les réclamations.
• Chaque demande a été enregistrée automatiquement dans le référentiel avec un numéro de suivi et des métadonnées.
• Le système a immédiatement notifié l’agent responsable selon des règles prédéfinies.
• Tous les messages et documents clients ont été centralisés dans leur dossier.
• Les workflows et alertes ont permis de prioriser les cas urgents et d’escalader les incidents non résolus.

Résultat : aucune réclamation ignorée, délais de réponse améliorés, agents mieux informés et clients plus satisfaits.

Fonctionnalités d’OpenKM qui rendent la saisie manuelle obsolète

Fonctionnalité OpenKM Utilité

• Automatismes (règles et déclencheurs) Automatisation des opérations répétitives et prévisibles.
• Assistant IA Recherche intelligente de documents et assistance aux workflows.
• Technologie OCR Conversion du papier en données structurées intégrables aux systèmes.
• Intégration ERP/CRM/Bases Synchronisation automatique, suppression des doubles saisies.

Conclusion

L’époque des formulaires remplis à la main touche à sa fin. Grâce aux outils d’automatisation, à l’extraction de données OCR, à l’assistance IA et aux intégrations offertes par OpenKM, les entreprises peuvent éliminer la saisie manuelle, rationaliser le traitement des documents et assurer la conformité réglementaire.

Qu’il s’agisse des comptes fournisseurs, des RH ou de l’administration en général, OpenKM aide à gagner du temps, réduire les coûts et protéger les informations sensibles. Avec une gestion documentaire moderne, les organisations gagnent en rapidité, fiabilité et tranquillité d’esprit.

Il est temps d’abandonner les processus papier et la saisie manuelle sujette aux erreurs. Découvrez comment OpenKM peut vous aider à économiser du temps, réduire vos coûts et améliorer la précision dans chaque processus. Demandez une démonstration gratuite dès aujourd’hui.