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Comment combler le fossé des compétences numériques avec la gestion documentaire

Écrit par Michelle Thomas le 22 avril 2022

Les compétences numériques deviennent de plus en plus importantes sur le lieu de travail. 

Avec autant d'entreprises qui sont passées au travail à distance au cours de la pandémie de coronavirus, il est de plus en plus évident à quel point les compétences numériques sont cruciales pour le lieu de travail moderne.

Ce qui a commencé comme une transition temporaire vers le travail numérique pour de nombreuses entreprises est devenu permanent en 2022. Cependant, l'offre de compétences numériques parmi la main-d'œuvre, en général, n'a pas encore répondu aux besoins des employeurs, ce qui crée un déficit de compétences numériques sur le marché du travail actuel. De nombreuses entreprises se tournent vers la gestion des documents pour tenter de combler cette lacune.

Dans cet article, l'experte en compétences numériques Michelle Thomas de Scanteam.pro fournira une définition du déficit de compétences numériques et expliquera comment la gestion des documents est la réponse pour le combler.

Qu'est-ce que le déficit de compétences numériques ?

Avant de pouvoir aborder la question de savoir comment la gestion documentaire peut aider à combler le déficit de compétences numériques, nous devons d'abord définir ce qu'est exactement le déficit de compétences numériques. Après avoir donné une définition des compétences numériques en général, cette section abordera cette question.

Que sont les compétences numériques ?

Vous avez peut-être déjà entendu le terme compétences numériques, utilisé comme un mot à la mode dans le recrutement, mais vous ne savez peut-être pas exactement ce que ce terme englobe. Alors, que comprend le terme compétences numériques ?.

En termes simples, les compétences numériques sont les compétences nécessaires pour utiliser des appareils, des applications et des réseaux numériques afin d'obtenir et d'organiser des informations. Cela englobe tout, de l'utilisation des moteurs de recherche en ligne et des e-mails au développement spécialisé et à la programmation technologique.

Voici une courte liste d'exemples de choses couvertes par les compétences numériques :

  • Saisie de données.
  • Connaissances en informatique.
  • Gestion des médias sociaux.
  • Utiliser le courrier électronique et le chat.
  • Science des données.
  • Marketing numérique.
  • Programmation et développement d'applications.
  • Création de contenu.

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, mais même cette courte liste d'exemples vous donne une idée de la variété des domaines couverts par les compétences numériques et de la gamme de niveaux de compétence que le domaine englobe.

Qu'est-ce que le déficit de compétences numériques et qu'est-ce que cela signifie pour les employeurs ?

Maintenant que cet article a offert une description des compétences numériques, nous allons examiner quel est exactement le déficit de compétences numériques.

En termes simples, le déficit de compétences est l'inadéquation entre les compétences qu'un employeur exige de ses employés et les compétences réelles possédées par les candidats à un emploi. Ils peuvent survenir pour toutes sortes de raisons, selon l'industrie.

Par exemple, au cours des dernières décennies, les jeunes qui ont choisi de ne pas poursuivre leurs études se sont heurtés à une certaine stigmatisation sociale. En conséquence, plus de personnes sont allées à l'université pour obtenir des diplômes universitaires, ce qui signifie qu'il existe un déficit important de compétences dans les carrières de cols bleus.

Comme on pouvait s'y attendre, le déficit de compétences numériques fait référence à l'écart entre les demandes des employeurs en matière de compétences numériques et les capacités numériques actuelles des employés potentiels.

Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Avant d'examiner comment la gestion des documents peut aider à combler le déficit de compétences numériques, cet article fournira d'abord une définition du terme.

La gestion des documents fait référence aux processus ou aux systèmes utilisés pour gérer les documents numériques tels que les fichiers de traitement de texte, les PDF, etc.

L'utilisation de la gestion documentaire présente de nombreux avantages. Non seulement il fournit un stockage centralisé et une recherche et une récupération faciles, mais il garantit également la sécurité des documents, les pistes d'audit et le contrôle d'accès.

Les systèmes de gestion de documents numériques présentent des avantages significatifs par rapport au stockage papier. D'une part, les documents physiques occupent de l'espace physique - et si vous avez beaucoup de documents, ils peuvent occuper une quantité importante d'espace!. De plus, les systèmes de gestion de documents facilitent la sécurisation de vos documents et la récupération des informations qu'ils contiennent.

Comment la gestion des documents aide à combler le déficit de compétences numériques

Maintenant que nous avons défini la gestion documentaire et énuméré quelques-uns de ses principaux avantages, cet article explique comment la gestion des documents peut combler le déficit de compétences numériques.

Comme vous pouvez le constater, il existe un chevauchement important entre les compétences numériques et la gestion des documents. De nombreuses compétences numériques simples sont requises dans un large éventail d'entreprises et d'industries. Par exemple, la capacité de créer, d'accéder, de modifier et de partager des documents numériques est une compétence qui est tout aussi précieuse dans les rôles administratifs que dans la conception et le marketing.

Intégrer des systèmes de gestion de documents dans votre entreprise est donc extrêmement avantageux. Les employés de tous horizons ou niveaux de compétence peuvent facilement s'adapter à ces systèmes, et à leur tour, ces systèmes aident à combler le déficit de compétences numériques.

Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques exemples de la manière dont les systèmes de gestion de documents peuvent aider les employeurs à combler le déficit de compétences numériques dans leurs entreprises.

En organisant vos documents numériques en un seul endroit

L'un des principaux atouts des systèmes de gestion documentaires est qu'ils créent un référentiel unique pour tous vos fichiers professionnels. Que ce soit de manière native ou via une interface de programmation d'applications (API), les systèmes de gestion de documents se lient à votre logiciel afin que vous n'ayez pas à ouvrir et fermer différentes applications pour gérer vos documents.

Avec vos documents classés dans un référentiel unique, l'interruption des travaux en cours sera au minimum absolu.

En améliorant la précision

Les systèmes de gestion de documents réduisent également le risque d'erreur humaine affectant le fonctionnement de votre entreprise. Lorsqu'ils s'appuient sur des copies papier de documents, les employeurs sont souvent confrontés à des papiers égarés ou perdus. Mais lorsque vous utilisez un système de gestion de documents, vous pouvez rechercher vos documents rapidement et facilement.

En automatisant les flux de travail de votre entreprise

Les systèmes de gestion documentaire sont également utiles dans la mesure où ils aident à automatiser les flux de travail. Les fichiers peuvent être automatiquement partagés entre les utilisateurs. Vous pouvez également définir des critères pour que l'échange de documents s'interrompe ou soit automatiquement redirigé selon les besoins.

Conclusion

J'espère que cet article vous a aidé à comprendre les avantages de la gestion des documents pour combler le déficit de compétences numériques. Quel que soit le niveau de compétence de vos employés, les processus automatisés de gestion des documents garantiront que vos fichiers sont stockés et gérés efficacement.

Biographie de l'auteur: Michel Thomas.Analyste marketing et blogueuse chez Scanteam. Je travaille avec l'analyse Web, la collecte et l'analyse de données depuis 7 ans. Je travaille également dans le domaine du Big Data. Mon expérience aide à être un professionnel du marketing et des industries connexes.

 

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