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Comment archiver des mails

Ana Canteli

Écrit par Ana Canteli le 15 de novembre 2019

À de nombreuses reprises, nous retrouvons de nombreux courriels, dont beaucoup très anciens, augmentant de plus en plus la capacité de stockage, de notre boîte aux lettres.

Si nous ne voulons pas perdre ces courriels tout en gardant la boîte de réception propre et ordonnée, nous pouvons archiver des emails, les sauvegarder en dehors de la boîte de emails afin de pouvoir y accéder en cas de besoin. Il n’est pas surprenant que dans de nombreux pays, une législation affecte les communications électroniques, Fixant des délais dans lesquels les organisations doivent archiver ses messages et conserver ce contenu, qui ont souvent remplacé le courrier traditionnel ou le courrier postal car il devient la seule preuve documentaire d’un fait ou d’un événement en question.

Si nous utilisons Outlook, comme logiciel de courriels, nous disposons d’un outil d’archivage des courriers électroniques. Cet outil nous permet de convertir des courriels en fichiers pst, avec tous les courriels, classé du plus ancien au plus récent et de les stocker dans un emplacement du disque dur de notre PC, ce qui nous permettra de réduire la charge de stockage et d’empêcher le remplissage de la boîte aux lettres. Toutefois, stocker le contenu professionnel sur des ordinateurs personnels, dispersés dans l’ensemble de la société ou entre les mains d’employés qui voyagent ou travaillent à domicile, n’est peut-être pas la meilleure solution; puisque nous sommes au détriment de ce qui peut arriver avec les appareils.

Pourquoi archiver les emails?

Dans ce sens, il est préférable de créer une archive, des courriels, centralisée, de sorte que l’organisation stocke toutes les communications que les employés partagent entre eux, avec les fournisseurs, les clients ou les groupes d’intérêts. Ainsi, en cas d’incident, l’entreprise pourra effectuer une procédure de recouvrement sur des fichiers pst nécessaires pour récupérer le ou les message (s) archivé(s) contenant les informations nécessaires.

Le système de gestion de documents OpenKM comprend un module d’archivage des courriels. L'administrateur et l'utilisateur peuvent configurer la boîte aux lettres dans OpenKM.

Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas continuer à utiliser votre compte de messagerie électronique comme vous le faisiez jusqu'à présent. Si vous avez l'habitude de travailler à partir de la boîte de emails de Microsoft Outlook, vous pouvez continuer à le faire. Et si vous le souhaitez, grâce au complément Microsoft pour Outlook d'OpenKM, vous pouvez utiliser le gestionnaire de documents à partir du client de messagerie Microsoft.

Avantages de l'archivage des emails

Avec OpenKM, tout utilisateur peut envoyer du courrier électronique, et archiver ses messages automatiquement dans le système de gestion de documents avec toutes les informations qu’ils contiennent. Par exemple, vous pouvez joindre un document stocké dans le gestionnaire de documents, OpenKM, au courriel, de votre boîte de réception Outlook. Si vous le souhaitez, OpenKM peut remplacer la pièce jointe par un lien - une option très utile dans le cas de fichiers volumineux, car elle ne compromet pas la réception de l'e-mail par le destinataire. Lorsque vous recevez un nouveau courriel, vous pouvez décider de l'ajouter au référentiel , dans son ensemble, de ne sauvegarder que les pièces jointes ou que le corps (body) du courriel. Et la possibilité d’automatiser tout le processus de sauvegarde des emails.

Dans OpenKM, nous pouvons créer des règles de filtrage: en fonction de l'expéditeur, du destinataire, du sujet ou même du contenu. Autrement dit, nous pouvons faire que si un courrier électronique contient certaines valeurs, ou si le message archivé contient exactement ce que nous recherchons, OpenKM l’identifie, l’archive où nous le voulons et que le gestionnaire de documents applique le protocole défini par la société. Envoi de notifications automatiques, attribution de groupes de métadonnées, dates de conservation, processus d'élimination ou de transfert, etc.

Nous pouvons toujours compter sur la collaboration active de l'utilisateur. En d'autres termes, lorsqu'un employé sélectionne un ou plusieurs emails, il peut décider de les transférer dans OpenKM comme fichiers pst depuis Outlook; un événement qui déclenche l'assistant qui demande des informations supplémentaires, à quel service appartient-il? Mots-clés, groupes de métadonnées ... Avec les tâches automatiques, vous pouvez utiliser n'importe quelle fonctionnalité OpenKM de manière assistée.

Toutes les activités réalisées seront enregistrées dans OpenKM. Avec toutes les données que l'organisation ou l'utilisateur souhaite. Le système de gestion de documents vous permet de créer des rapports sur tous les aspects pertinents pour l'entité. De la liste des pièces-joints et partagés avec les destinataires, à l'affectation des formulaires de contact aux employés. Et savoir quand la mission a été faite, quand l'employé a accédé à sa boîte de réception pour répondre au client, etc.

Comment récupérer des emails archivés?

D'autre part, le moteur de recherche du système de gestion de documents OpenKM est adapté à la recherche de ce type de contenu. En mode avancé, l'utilisateur peut choisir de rechercher entre des documents, des dossiers, des enregistrements ou des courriels. Et lorsque cette option est sélectionnée, le moteur de recherche affiche les critères de recherche de ce contenu. C'est-à-dire que nous pouvons rechercher un email basé sur:

  • l’expéditeur
  • le destinataire
  • le sujet

Avec tous les autres critères qui s'appliquent: contenu (quelque chose dont nous nous souvenons qui fait partie du corps du courrier électronique), notes, métadonnées, catégories, relations, intervalle de dates, etc.

Dans le système de gestion de documents OpenKM, l'utilisateur peut voir tous les indicateurs de son activité mise en surbrillance: courriels reçus, envoyés; qui ont des pièces jointes, etc.

Périodes de conservation et élimination finale

Les organisations doivent connaître le cadre juridique qui les concerne pour gérer les communications électroniques conformément à la loi.

Au Canada, les entreprises peuvent être touchées par une multitude de dispositions légales, selon le type d'information qu'elles partagent par courrier électronique.

Presque tous les courriers électroniques contiennent des informations personnelles. Les entreprises doivent donc connaître en détail la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou, Loi canadienne Sarbanes-Oxley (C-SOX).

Cet article n’est pas destiné à être une thèse exhaustive sur les conditions légales à suivre, car même chaque secteur présente ses propres caractéristiques en termes de protection des données.

Le système d'archivage de messagerie OpenKM aide les organisations à stocker leurs courriers électroniques dans leur intégralité (pièces jointes comprises) en répondant aux exigences de conservation, de localisation, de consultation et de sécurité. En outre, la gestion de la sécurité granulaire d’OpenKM permet d’administrer des e-mails en fonction de la sécurité requise (de base, moyenne ou élevée) décrite dans la loi. D'autre part, grâce au plan d'archivage du gestionnaire de documents OpenKM, l'organisation peut gérer l'élimination finale ou l'expulsion des courriers électroniques, conformément à la loi et sans dépassement des délais.

Si l'entreprise utilise le courrier électronique pour partager des documents comptables: commandes, bons de livraison, factures ... dans ce cas, l'organisation doit tenir compte de L' Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, qui est chargé de l'application de ces restrictions.

Il en va de même si l'entreprise utilise le courrier électronique pour échanger de la documentation de travail ou documentation contractuelle (tout document faisant état d'un accord, au moins entre deux parties, est considérée comme un document contractuel).

Conclusion

Le courrier électronique fait partie des processus métier. Ils en attestent, c’est-à-dire qu’ils constituent une preuve documentaire des différentes activités de l’organisation. Parfois, nous pouvons démarrer un processus métier par téléphone et le poursuivre par courrier électronique. Ils peuvent être très utiles en cas de litige (un juge les admettra) car les courriels sont des fichiers permettant d’établir à la fois le contenu et l’horizon temporel (date à laquelle le courriel a été envoyé ou reçue) ou facilitent la traçabilité du courriel. l'expéditeur ou le destinataire via les en-têtes du courrier électronique. La signature électronique est une autre fonctionnalité qui s’applique aux courriers électroniques. Elle permet d’ajouter une garantie supplémentaire qui démontre la réception, l’acceptation du contenu ou le fait que le courrier électronique n’a pas été modifié depuis la signature.

Comme vous pouvez le constater, le courrier électronique est présent dans une multitude de scénarios. Il est donc essentiel de disposer d’un logiciel qui permette à l’entreprise de sauvegarder les messages avec les conditions de sécurité maximales tout en garantissant l’accès à un tel contenu. Si nécessaire

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