Automatisation de la Sécurité au Travail avec OpenKM

Automatisation de la Sécurité au Travail avec OpenKM

Écrit par Ana Canteli, le 2 août 2024

Aujourd’hui, une gestion efficace des documents est essentielle pour toute entreprise. La plateforme de gestion documentaire OpenKM propose des solutions avancées pour simplifier cette tâche. Un cas pratique récent illustre comment une multinationale latino-américaine a réussi à automatiser ses rapports de sécurité grâce à OpenKM.

Étude de cas : Automatisation des Rapports de Sécurité au Travail

Une entreprise spécialisée dans les services portuaires, disposant d’installations au Royaume-Uni, souhaitait automatiser la création et le remplissage des rapports de sécurité au travail. La solution devait permettre la génération automatique de modèles personnalisés pour chaque site, afin de faciliter leur remplissage par les responsables locaux.

Exigences du projet

• Automatiser la génération des modèles de rapports de sécurité.

• Intégrer des métadonnées propres à chaque site (nom, adresse, responsable, etc.).

• Faciliter l’édition et la validation des données via une interface conviviale.

Mise en œuvre avec OpenKM

La mise en œuvre a été réalisée en exploitant les fonctionnalités avancées d’OpenKM, telles que la gestion des métadonnées, les workflows et les notifications automatiques. Le processus a été le suivant :

Génération Automatique de Modèles :
Des dossiers ont été créés pour chaque site, intégrant des métadonnées spécifiques comme le nom, l’adresse et le responsable. Ces métadonnées ont été saisies manuellement, mais peuvent être configurées pour être modifiables uniquement par certains utilisateurs selon les politiques de sécurité.

Création des Rapports :
Depuis un dossier centralisé (inbox), des copies du modèle de rapport de sécurité étaient automatiquement générées dans chaque dossier de site, avec les données du site et du responsable pré-remplies.

Saisie et Validation des Données :
Les responsables recevaient une tâche via OpenKM leur permettant de compléter les champs requis directement via l’assistant OpenKM, sans ouvrir le document en mode édition. Les données saisies étaient validées automatiquement, mettant à jour les champs dépendants grâce à des formules intégrées.

Notifications et Suivi :
Des notifications par e-mail étaient envoyées aux responsables dès qu’un changement était détecté dans les dossiers auxquels ils étaient abonnés. En parallèle, des rapports détaillés sur les modifications apportées aux documents pouvaient être générés grâce aux fonctions d’audit et de suivi d’OpenKM.

Bénéfices obtenus

• Efficacité accrue et gain de temps :
  L’automatisation du processus a permis un gain de temps considérable pour les responsables de chaque site.

• Précision et cohérence :
  L’usage de modèles standardisés et la validation automatique ont garanti l’exactitude des informations tout en réduisant les erreurs humaines.

• Amélioration de la sécurité au travail :
  Des rapports à jour et fiables ont permis à l’entreprise de renforcer ses politiques de prévention des risques et d’assurer un environnement de travail plus sûr.

Conclusion

Ce cas démontre qu’OpenKM est un outil puissant pour la gestion et l’automatisation des processus documentaires, notamment dans des domaines critiques comme la sécurité au travail. La plateforme facilite non seulement la gestion des documents, mais renforce aussi la collaboration et l’efficacité en entreprise.

Pour en savoir plus sur la manière dont OpenKM peut aider votre entreprise à optimiser sa gestion documentaire, n’hésitez pas à nous contacter, visiter notre site web ou demander une démonstration.